如何備份您的文件

文件是人們每天工作都會用到的檔案，這也是為什麼備份往往會變得混亂的原因之一。一份企劃案可能以 Word 檔案的形式存在桌面上，更新的版本則作為電子郵件附件，還有其他人編輯過的 Google 文件。家庭預算試算表放在某台筆記型電腦的「文件」資料夾中，而下週演講的簡報則放在公事包裡的隨身碟上。

本指南將探討人們通常如何備份文件、實際操作中會出現的漏洞，以及如何將您的 Word 檔案、簡報、試算表和文字檔案保存在 Fabric 中，以便將它們存放在電腦之外，並能依內容進行搜尋。

人們通常如何備份文件

許多筆記型電腦可以透過 Windows 上的 OneDrive 或 Mac 上的 iCloud Drive 將「桌面」和「文件」資料夾備份到雲端，而且這個選項通常在初始設定時就會開啟。這是一個很好的基礎。但儲存在其他任何地方的檔案，例如「下載」或外接硬碟上的專案資料夾，都不在保護範圍內，而且該副本會與單一平台的帳號綁定。

桌面版的 Google 雲端硬碟或 Dropbox 提供了一個可在 Mac 和 Windows 上跨平台運作的同步資料夾。凡是存放在該處的內容都會受到保護。然而，在共用資料夾中，同一個檔案往往會累積多個版本，而要辨別哪一個是最新版本，只能依賴像是 proposal_v3_FINAL_edits.docx 這樣的檔案名稱。

透過電子郵件將文件寄給自己或同事，仍然是一種常見的非正式備份方式。每封電子郵件確實都保留了一份副本。隨著時間推移，收件匣變成了歸檔庫，而要找到正確的版本就得按日期搜尋附件。如何判斷檔案的最新版本介紹了解決這個惱人問題的方法。

步驟 1：將現有文件複製到 Fabric

從遺失會造成嚴重損失的資料夾開始：工作專案、合約、個人行政文件、寫作作品。在 Fabric 網頁版或電腦版應用程式中，將檔案拖入或點擊「上傳檔案」。上傳功能可一次處理大量檔案，常見格式都會轉換為文件匯入：DOCX、TXT、Markdown、HTML 和 JSON、PPT 與 PPTX 格式的 PowerPoint 檔案、CSV 與 XLSX 格式的試算表，以及 EPUB 電子書。

如果您正在從多個服務進行整合，請一次處理一個服務，並在繼續下一步之前確認每個資料夾都已成功匯入。如何整合雲端儲存空間提供了更完整的規劃方案。

步驟 2：直接在電腦上的 Fabric 磁碟機中工作

安裝適用於 Mac、Windows 或 Linux 的 Fabric 電腦版應用程式。它會將 Fabric 掛載為虛擬磁碟機，因此您可以直接在 Word 中開啟 DOCX 檔案、進行編輯並存檔，就像在本地資料夾中操作一樣。每次存檔都會直接儲存到 Fabric，讓備份成為您工作流程的一部分，而非額外的瑣事。

磁碟機上的所有內容都不會儲存在本地；文件會在開啟時以串流方式載入。團隊可以透過這種方式使用共用磁碟機協作，讓同事開啟的都是同一份副本。如何為團隊設定共用磁碟機詳細介紹了該設定流程。

步驟 3：從雲端應用程式匯入文件

Google 文件、試算表和簡報可以透過 Google 雲端硬碟連接匯入 Fabric。這是一種雙向深度同步，因此檔案會在 Fabric 內部建立，變更也會在兩端雙向同步。Notion 文件也可以透過連接匯入。連接功能需要付費方案。

透過電子郵件收到的文件可以轉寄至您的 Fabric 電子郵件地址，該地址可接收來自您已驗證帳號地址的郵件。在手機上，可以使用任何應用程式中的分享面板將檔案傳送至 Fabric。

步驟 4：根據文件內容搜尋檔案

Fabric 會在文件送達時立即進行處理。它會建立用於語義搜尋的嵌入向量、撰寫簡短摘要、擷取主題等屬性，並建議標籤。點擊「搜尋」或按下 Cmd+F (Mac) / Ctrl+F (Windows) 並描述該檔案。搜尋功能會讀取文件內部的文字，因此「包含 2025 年招募計畫的簡報」可以找到名為 Deck_v7.pptx 的檔案。

使用雙引號可搜尋精確詞組，也可以依標籤、位置或項目類型進行篩選。如果您想要使用資料夾，保持簡潔即可；您設定的智慧收藏可以根據每個檔案的內容自動填入。

當您與他人共用檔案或手動瀏覽資料夾時，良好的檔案命名仍然很有幫助。檔案命名慣例建議了一些經得起時間考驗的命名模式，例如將日期放在最前面以便讓檔案依序排序。不過，對於您自己的檢索需求，在搜尋中描述內容通常比記住檔名更快。

步驟 5：隨時隨地閱讀、標註與提問

備份的文件可在網頁版、電腦版應用程式以及 iOS 和 Android 應用程式上隨時存取。您可以對文字檔案進行螢光標註和評論，並以檢視者、評論者或編輯者的權限與同事共用文件。

AI 助理可以讀取您的文件，包括 XLSX 試算表。開啟資料夾並提問，例如「這些企劃案中哪一個的報價日薪超過 800？」，它就會提供答案，並附上所參考檔案的可點擊連結。它還可以接受或拒絕每項變更，直接編輯文件。

常見問題

備份電腦文件的最佳方式是什麼？

在電腦外部保留一份會隨著您的工作即時更新的副本。儲存到 Fabric 電腦版磁碟機就能做到這一點，因為每次存檔都會直接儲存到 Fabric，而偶爾保留一份本地或外接儲存副本則能為您提供第二層保障。

我可以將哪些文件格式備份到 Fabric？

DOCX、TXT、Markdown、HTML 和 JSON 文件、PPT 和 PPTX 簡報、CSV 和 XLSX 試算表、EPUB 電子書，以及 PDF 檔案。

我可以備份 Google 文件嗎？

可以，透過 Google 雲端硬碟連接即可，該功能會在兩端雙向同步檔案。連接功能需要付費方案。

我可以編輯儲存在 Fabric 中的 Word 文件嗎？

可以。使用電腦版應用程式，在 Word 中開啟 Fabric 磁碟機裡的檔案，進行編輯後儲存回原處即可。

將文件備份到 Fabric 會佔用筆記型電腦的儲存空間嗎？

不會。電腦版磁碟機在您開啟每個文件時會以串流方式載入，且完全不會將它們保留在磁碟上，因此即使是龐大的舊專案封存庫也不會佔用任何本機儲存空間。

我可以在備份的文件內搜尋內容嗎？

可以。搜尋涵蓋文件內部的文字，並支援語義和關鍵字比對。使用引號可進行完全符合的比對。

我的團隊可以共用同一組備份文件嗎？

可以。共用空間或資料夾時可指派檢視者、評論者、編輯者或管理員角色，或者透過電腦版應用程式在共用磁碟機中協同工作。團隊外部的人員無需註冊即可開啟共用連結。

我可以使用免費方案備份文件嗎？

可以。免費方案支援檔案上傳和筆記，但設有儲存空間和檔案大小上限。連接功能需要付費方案。詳情請參閱定價。