如何備份您的合約

合約是您極少打開，但一旦需要就急切尋找的文件。租約即將到期續約、客戶對付款條款提出異議，或是雇傭協議中竟然有您早已遺忘的通知期。此時，已簽署的合約副本可能留在一個您不再登入的電子簽章帳戶中、埋藏在前同事收件匣的附件裡，或者是上次辦公室搬遷時留存在某個箱子裡的紙本原件。

本指南介紹了個人和小型企業通常保存合約副本的方式、這些副本容易遺失的地方，以及如何將每份協議備份至 Fabric，使其受到保護、可在任何裝置上存取，並能依條款進行搜尋。

人們通常如何保存合約副本

DocuSign 和 Dropbox Sign 等電子簽章服務會將簽署完成的協議儲存在寄件者的帳戶中，並將副本透過電子郵件發送給各方。這在簽署當天固然很方便。但隨著時間推移，已完成的副本散落在多個帳戶和收件匣中，其中一些甚至屬於早已離職的員工。

對於某些協議來說，紙本原件依然重要，檔案櫃或收納盒通常是它們的存放之處。然而這只是單一副本，存放於特定建築物中，要查閱某一條款意味著必須先找到該資料夾。

名為「Contracts」（合約）的共用雲端硬碟資料夾是常見的折衷方案。只要有人及時將每份協議歸檔到那裡，這個方法就很有效。但當歸檔出現疏漏時，資料夾雖然存有大部分合約，卻不夠齊全，而且像 Agreement_signed(2).pdf 這樣的檔名完全無法看出屬於哪個客戶或哪個版本。如何在線上安全儲存重要文件深入探討了敏感文件應存放在何處的更廣泛問題。

步驟 1：將手頭上的合約集中到一個資料夾

在 Fabric 中建立一個「Contracts」資料夾，如果是團隊使用，則可以建立一個空間（Space）。從您的電子簽章帳戶下載已完成的協議並將其拖曳進去，或者點擊「Upload a file」（上傳檔案）；上傳功能可一次處理大量檔案。已簽署的 PDF 和 DOCX 格式的可編輯草稿可以並存於同一處。

對於紙本原件，可用手機拍攝每頁或進行掃描，然後上傳圖片或掃描後的 PDF。Fabric 能夠讀取 PDF 和拍攝頁面中的文字，因此掃描後的協議也能與數位合約一同被搜尋。同時請妥善保留紙本原件；對於某些協議而言，紙本才是具法律效力的副本。

步驟 2：合約簽署完成後立即擷取

當透過電子郵件收到已簽署的副本時，直接將其轉寄至您的 Fabric 電子郵件地址。Fabric 僅接收來自您已驗證帳戶地址的郵件，在團隊中您也可以核准其他寄件者，這樣負責簽約的同事就能將協議直接傳送進來。

在手機上，請在郵件應用程式中打開附件，點擊「分享」並選擇 Fabric。若您尚未安裝，請前往行動裝置下載頁面取得 iOS 或 Android 應用程式。您可以在儲存時新增評論或標籤，例如相對方的名稱和續約日期。

步驟 3：使用密碼保護資料夾

合約通常包含定價、個人詳細資料以及您不希望工作區內所有人都能看到的條款。為「Contracts」資料夾新增密碼保護：右鍵點擊該資料夾，或打開它並點擊三點選單，選擇「Add password protection」（新增密碼保護）並輸入密碼。密碼保護功能適用於 Pro 和 Team 方案。

資料夾上的密碼保護也涵蓋後續新增的檔案，因此新合約一旦存入即受到保護。任何有存取權限的人都必須輸入密碼，且存取權限在要求重新輸入前可持續六小時。由於密碼無法重設，請務必將其儲存在密碼管理器中。

若要讓客戶僅能存取他們自己的協議，可為該客戶建立一個專屬空間並與其共用；他們將只能看到該空間。角色與權限可設定每個人具備的操作權限。

步驟 4：在需要時尋找條款或日期

點擊「Search」（搜尋）或按下 Cmd+F (Mac) / Ctrl+F (Windows)。搜尋功能可根據語意和關鍵字比對您的所有合約，並直接跳轉至結果所在的確切頁面。將片語加上引號（例如 “limitation of liability” 或合約編號）可進行精確比對，並可透過標籤或資料夾進行篩選，以限定在單一客戶的範圍內。

對於涉及多份協議的問題，打開「Contracts」資料夾並詢問 AI 助手。它會將檢索範圍限定在該資料夾內，並引用其參考的合約，因此您可以詢問哪些協議將在下一季度續約，或者各供應商要求的通知期是多久，然後點擊跳轉至該條款。請將答案視為快速找到正確頁面的捷徑；關於條款含義的法律判斷，仍應由您和您的律師決定。

如需更完整的續約管理流程，請參閱如何追蹤續約日期。

步驟 5：隨時隨地查閱合約

合約相關問題往往出現在您不在辦公桌前的時候：房東打來電話、在貿易展覽會上遇到供應商、在車裡接到客戶來電。Fabric 支援網頁版、Mac、Windows 和 Linux 的桌面應用程式，以及 iOS 和 Android 系統，因此無論您手頭使用哪種裝置，都可以存取已備份的協議並進行搜尋。密碼保護和連結分析功能需要 Pro 或 Team 方案；請參閱定價以了解方案差異。

常見問題

我應該把已簽署的合約存放在哪裡？

存放在與電子簽章服務及收件匣分開的單一資料夾中，並進行備份與保護。Fabric 可以集中存放已簽署的 PDF、草稿和掃描件，在 Pro 和 Team 方案中還可為資料夾設定密碼。

如何備份來自 DocuSign 的合約？

從您的 DocuSign 帳戶下載簽署完成的文件並將其上傳到 Fabric，或者將含有附件的簽署完成通知郵件轉寄到您的 Fabric 電子郵件地址。

我可以備份紙本合約嗎？

可以。拍攝或掃描每頁並上傳即可。Fabric 能夠讀取拍攝頁面和掃描 PDF 中的文字，因此它們皆可被搜尋。同時也請妥善保存紙本原件。

我可以為合約資料夾設定密碼保護嗎？

可以，此功能適用於 Pro 和 Team 方案。密碼涵蓋後續新增的檔案，存取權限可維持六小時，且密碼無法重設，因此請將其儲存在密碼管理器中。

我可以在所有合約中搜尋特定條款嗎？

可以。搜尋範圍涵蓋合約內的文字，使用引號可進行精準比對。搜尋結果會直接開啟至該條款所在的頁面。

AI 能告訴我合約何時續約嗎？

您可以向 AI 助手詢問合約資料夾的相關問題，它會回答並附上所參考的文件引用。在採取行動前請務必核對被引用的條款，法律問題請諮詢律師。

如何安全地與客戶共用合約？

為該客戶建立一個空間並與他們共用，這樣他們就只能看到該空間。在 Pro 和 Team 方案中，您還可以新增密碼保護。

將合約儲存在 Fabric 中具備隱私性嗎？

您可以透過共用、角色和密碼來控制存取權限。安全性頁面詳細介紹了 Fabric 如何保護資料，您也應交由自身的法律和合規團隊確認其符合您的各項規範。