如何針對試算表向 AI 提問

試算表通常都伴隨著問題而來。您的銀行將一年的交易記錄匯出為 CSV 檔，而您想知道自己在軟體上花了多少錢。同事寄來一份有六個工作表的預算活頁簿，並詢問行銷支出是否增加了。問卷調查工具給了您 400 列的回覆，而有用的資訊卻隱藏在自由文字欄位的某處。

本指南介紹了人們通常如何從試算表中尋找答案，以及如何將試算表新增至 Fabric，並使用日常語言向其 AI 助手提問，同時將相關文件放在同一個對話中進行分析。

人們通常如何從試算表中尋找答案

Excel 或 Google 試算表中的篩選、排序和樞紐分析表是標準工具，對於每天使用它們的人來說，既快速又精準。但對於偶爾使用的使用者來說，建立一個樞紐分析表來回答一個問題所花費的時間，可能遠遠超過該問題本身的價值，而且當資料變更時，還必須重新建立結果。

下一步是公式。SUMIF 和 VLOOKUP 可以回答大部分關於總和與比對的問題，但它們需要資料整齊排列，且編寫公式的人需要了解欄位配置。至於自由文字欄位（例如問卷評論或交易描述），則幾乎很難用公式進行分析。

現在許多人會將資料列貼到 ChatGPT 中，或是將檔案上傳到聊天機器人。這能很好地處理自由文字的問題。然而，試算表往往缺乏其背景脈絡：支出項目背後的發票、解釋預算類別的簡報，或是用來比較的去年度版本。

步驟 1：將試算表新增至 Fabric

Fabric 支援讀取 CSV 和 XLSX 檔案，AI 也能讀取它們。將檔案拖曳至網頁版或電腦版應用程式中、直接貼上，或點擊「上傳檔案」。從網路銀行應用程式、會計工具和問卷調查平台匯出的檔案通常都是這兩種格式之一。

對於保存在 Google 試算表中的檔案，可以透過 Fabric 市集連結 Google 雲端硬碟。Google 雲端硬碟連結支援雙向同步，因此當其他人編輯時，Fabric 中的檔案也會保持最新狀態。連結功能需要付費方案。以電子郵件附件形式發送的試算表也可以轉寄至您的 Fabric 電子郵件地址。

步驟 2：將試算表與其背景脈絡放在一起

當助手能夠看見數字所代表的意義時，一整表的數字就能回答更多問題。為該項工作建立一個資料夾，並將試算表連同任何能解釋它的資料一起放入：專案簡報、支出匯出背後的發票或收據、設定目標的電子郵件，或是前一年度的活頁簿。

自由職業者通常會為每個客戶保留一個資料夾，將發票記錄、合約和付款記錄放在一起，這就是自由職業者如何整理發票中所描述的設定。相同的架構也適用於家庭預算、補助報告或銷售管道匯出。

步驟 3：用日常語言詢問資料相關問題

開啟資料夾後，呼叫 AI 助手，其作用範圍會自動鎖定在該資料夾中的檔案。若要略過開啟資料夾的步驟，可以直接對資料夾按右鍵，將其新增至助手的脈絡中。

用您平常講話的方式，詢問原本需要建立公式才能得知的事情。「這份匯出資料中最常出現哪些供應商？」「評論欄位中的主要抱怨是什麼？」「哪些預算項目高於去年的活頁簿？」「CSV 中的交易是否有任何一筆在該資料夾中缺少相符的發票？」將試算表與文件混合比對的問題，往往是手動操作最困難的部分。

回答會提供可點擊的引用來源，方便您開啟助手擷取資訊的原始檔案。對於將要納入報稅表、董事會報告或發票中的數據，在使用之前請務必對照試算表本身進行核對，就像您會檢查同事的工作成果一樣。

步驟 4：透過追問來深入探討

試算表的問題通常會引出其他問題。如果助手說軟體支出增加了，您可以詢問主要是哪些訂閱項目導致的。如果它列出了常見的問卷抱怨，可以要求它在每項抱怨下提供幾則具代表性的評論。每一次互動都能縮小答案範圍，而無需重新編寫原始請求。

可用的模型來自多個實驗室（Gemini、OpenAI、Claude、DeepSeek、Grok、Qwen 等），全都包含在同一個訂閱方案中。如果某個模型對資料問題的回答看起來不太對勁，您可以使用另一個模型詢問相同的問題並進行比較。

步驟 5：儲存發現並設定排程重複執行

將有用的答案儲存為筆記，讓分析結果與資料保留在一起。像「第三季軟體支出：主要增長項目及原因」這樣的簡短筆記，日後比在聊天記錄中搜尋更容易找到，而且幾個月後當您尋找它時，Fabric 搜尋可以根據語意將其找出。

如果每週或每月都需要進行相同的分析，背景代理 (Background agents) 可以按照您設定的排程運行，使用日常語言的提示詞描述工作內容，並可控制每個代理可以存取哪些資料夾。定期資料分析是常見的用途之一。背景代理功能適用於 Pro 和 Team 方案。

常見問題

AI 可以讀取 Excel 檔案嗎？

可以。Fabric 的 AI 可以讀取 XLSX 和 CSV 檔案，因此一旦試算表放入 Fabric 後，您就可以針對它提出問題。

我可以向 AI 詢問關於 Google 試算表的問題嗎？

可以，透過連結 Google 雲端硬碟即可。該連結支援雙向同步，且需要付費方案。

我需要懂得公式才能用 AI 分析試算表嗎？

不需要。您可以使用日常語言提問，例如「哪個月的支出最高」，助手會根據檔案內容提供答案，並附上可開啟的引用來源。

AI 可以同時結合試算表和其他文件來回答問題嗎？

可以。將它們放在同一個資料夾中並在該處開啟助手。它會分析資料夾中的所有內容，因此提問時可以同時參考試算表及其周圍的文件。

我應該相信 AI 給我的數據嗎？

請將它們視為起點，並針對您打算採用的任何數字與來源檔案進行核對。引用的參考連結會帶您前往該檔案。

我可以分析問卷匯出中的自由文字欄位嗎？

可以。要求助手將評論按主題分組，或挑選出特定抱怨的範例。

我該如何詢問有關銀行對帳單或帳單的問題？

上傳 CSV 匯出檔或對帳單本身，並在該資料夾中詢問助手。如何向 AI 詢問有關帳單和文件的問題一文對家庭文書處理有更深入的介紹。

我可以在免費方案中向 AI 詢問試算表相關問題嗎？

可以，但 AI 的使用額度有限。Google 雲端硬碟連結和背景代理需要付費方案。定價頁面列出了每個方案包含的內容。

我可以處理本機檔案系統中的試算表嗎？

可以。Fabric 電腦版應用程式可在 Mac、Windows 和 Linux 上將 Fabric 掛載為磁碟機，因此您可以將匯出的檔案直接儲存到 Fabric 資料夾中。