如何向 AI 提問簡報相關問題

會議前一晚，一份多達 70 頁的季度審查簡報寄到了您的收件匣。廠商寄來了一份提案簡報，價格資訊卻藏在附錄的某個角落。您錯過的一場研討會演講，事後以 PowerPoint 檔案的形式分享給您。在每種情況下，您都有特定想瞭解的內容，但簡報是按照演講順序排列的，這使得要找出單一數據變得十分耗時。

本指南介紹了人們通常如何從簡報中尋找答案，以及如何將簡報新增至 Fabric，並向其 AI 助理直接提出相關問題，甚至包括跨多個簡報的問題。

人們通常如何從簡報中尋找答案

在 PowerPoint、Keynote 或 Google 簡報中逐頁點選是最常見的做法。投影片瀏覽檢視有助於找出您想要的章節，而「尋找」功能適用於精確文字。這兩種方法都仰賴您記住投影片的名稱，而且簡報通常會將真正的細節放在圖表、註腳以及標題為「其他詳細資訊」等附錄投影片中。

另一種常見的方法是將簡報匯出為 PDF 並上傳至聊天機器人。這能讓您快速獲得單一檔案的解答。但當簡報修改時，就必須重新匯出一次；若問題需要上一季度的版本或簡報會議的筆記，也必須一併上傳這些內容。

直接詢問製作簡報的人往往是最快的方式。但這也取決於對方是否有空，而且答案通常留在聊天訊息中，一個月後就很難再找到了。

步驟 1：將簡報新增至 Fabric

Fabric 支援讀取 PPT 和 PPTX 檔案。您可以將簡報拖曳至網頁或桌面應用程式中，或點選「上傳檔案」。在手機上，於任何應用程式中開啟該檔案，輕觸「分享」並選擇 Fabric 即可。

透過電子郵件收到的簡報可以直接轉寄至您的 Fabric 電子郵件地址，這樣無需先下載即可儲存附件。它接受來自您已驗證帳戶地址的郵件。對於存放在 Google 簡報中的內容，可透過 Fabric 市集連結 Google 雲端硬碟：點選「安裝」、登入並授予權限。建立連結需要付費方案。

步驟 2：將簡報與相關周邊資料放在一起

簡報本身很少能呈現完整全貌。為其建立一個資料夾，並加入能輔助說明的資料：先前的版本、繪製圖表所依據的試算表、其所回應的需求簡報，以及簡報過程中您所記錄的任何筆記。

如果簡報是在通話中進行的，Fabric 桌面應用程式可為會議轉錄逐字稿，適用於 Zoom、Microsoft Teams 或 Google Meet，且無需機器人加入通話。將該逐字稿放入同一個資料夾中，助理就能結合發言內容與展示畫面來回答問題。逐字稿功能需要付費方案。如何將會議筆記與逐字稿結合介紹了會議相關的處理方式。

步驟 3：向助理詢問有關簡報的問題

開啟資料夾並開啟 AI 助理。其範圍會自動限制在該資料夾內，因此回答均來自該簡報及其隨附的檔案。您也可以在資料夾上按一下右鍵，無需開啟即可將其新增至助理的上下文環境中。

提出您想詢問簡報者的問題。例如：「企業級方案的擬定價格是多少？」「該預測假設的成長率是多少？」「哪些投影片談到了招聘，內容說了什麼？」「用各一個段落摘要總結三個主要建議。」回答會提供可點擊的引用來源，方便您開啟簡報並在上下文對話中確認數據。

追問問題是這項功能最節省時間的地方。如果答案中提到了某個風險，您可以詢問簡報提出了哪些緩解措施。如果某個數字看起來偏高，您可以詢問它還出現在該資料夾的哪些地方。

步驟 4：比較不同簡報

在同一個資料夾中放入兩個版本，詢問助理變更了哪些內容。「第三季度的藍圖與第二季度有何不同？」「一月和四月的簡報之間變動了哪些目標？」這也適用於來自不同來源的簡報，例如針對同一個專案的三家廠商提案，問題可以是哪一家提供了最佳的支援條款。

若要尋找特定字詞，搜尋會比提問更快速。點選「搜尋」或按下 Cmd+F (Mac) / Ctrl+F (Windows)，並將文字放入引號中以進行完全相符的搜尋。篩選條件可將搜尋結果縮小至特定資料夾或項目類型。

步驟 5：將答案轉換為可分享的準備資料

將有用的答案儲存為筆記，它就會成為您準備資料的一部分：簡報摘要、待提問清單、各項方案的比較等。Fabric 中的筆記可以進行編輯，您也可以要求助理潤飾筆記，並接受或拒絕其所做的每項修改。

如果同事需要相同的背景資訊，您可以與他們分享該資料夾。透過共用資料夾，您可以將每個人的權限設定為檢視者、評論者或編輯者，且您工作區以外的人員無需註冊即可使用共用連結。

常見問題

AI 可以讀取 PowerPoint 檔案嗎？

可以。Fabric 支援讀取 PPT 和 PPTX 檔案，一旦簡報存入 Fabric，AI 助理就能回答與該簡報相關的問題。

我可以詢問有關 Google 簡報的問題嗎？

可以，透過 Google 雲端硬碟連結即可達成，這需要付費方案。連結後，您的 Google 簡報即可供搜尋和助理使用。

如何取得長篇簡報的摘要？

開啟包含該簡報的資料夾，開啟 AI 助理並要求提供摘要。您可以指定特定格式，例如每個章節一段話或列出決策清單。

AI 可以比較兩個版本的簡報嗎？

將兩個版本放在同一個資料夾中，然後詢問助理兩者之間有何變動。它會分析資料夾中的所有內容，並引用所參考的檔案。

AI 會告訴我答案來自哪張投影片嗎？

答案包含可點擊的來源參照，因此您可以開啟引用的檔案並查看答案所依據的段落。

我除了詢問投影片內容外，還可以詢問簡報者說了什麼嗎？

可以，前提是您已為會議轉錄逐字稿。將逐字稿與簡報放在同一個資料夾中，答案就能引用錄音中的時間戳記。逐字稿功能需要付費方案。

如何在不詢問 AI 的情況下尋找特定投影片？

使用搜尋功能。將關鍵字放在引號中進行完全相符的搜尋，並依資料夾或項目類型進行篩選以縮小結果範圍。

我可以在免費方案中使用 AI 詢問簡報問題嗎？

可以。上傳 PowerPoint 檔案並向助理提問在免費方案中皆可使用，免費方案包含有限度的 AI 使用額度。如個人定價頁面所示，Google 雲端硬碟連結和會議轉錄功能需要付費方案。

我的團隊可以就同一份簡報提問嗎？

可以。與他們分享該資料夾，每個人都可以針對該資料夾使用助理。團隊方案詳列於團隊定價頁面。