最後更新於 2026 年 10 月
經營教練或培訓業務意味著要身兼數職。你既是專業執行者、行銷人員、行政人員,通常也是會計師。合適的工具組合可以精簡業務的營運環節,讓你將更多時間投入到真正重要的工作上:協助客戶取得成果。
本指南涵蓋了教練和培訓師最依賴的軟體類別,從時程安排和客戶管理,到內容創作和財務基礎設施。在可能的情況下,我們納入了提供豐富免費方案或定價適合個人從業者或小型團隊的工具。如果你同時也經營諮詢業務,我們的顧問最佳工具指南則以略微不同的視角探討了重疊的領域。
時程規劃與預約
教練業務的成敗取決於行事曆。探索通話、一對一對談、團體工作坊、課程進度檢視:每一項都需要專門的預約流程,而透過電子郵件來回溝通是流失潛在客戶的常見原因。
Cal.com
隨業務規模擴展的開源排程工具。 Cal.com 是一個開源排程平台,可處理從簡單的一對一預約到多教練團隊的複雜輪替指派等各種需求。你可以針對探索通話、付費對談和團體工作坊建立不同的活動類型,每種活動都可以自訂時長、緩衝時間和諮詢表單。該平台與 Google 日曆、Outlook 和 Apple 日曆整合,讓重複預約成為過去式。
工作流程與自動化。 Cal.com 讓你圍繞預約建立自動化工作流程。在教練通話前 24 小時發送課前問卷,會後發送總結範本,或為尚未預約下一次課程的客戶觸發提醒序列。對於推廣團體課程的教練來說,輪替排程與集體排程功能特別實用。
定價與整合。 免費方案足以滿足個人使用需求。付費方案每月 12 美元起,可解鎖團隊功能、自訂品牌和進階指派。 Cal.com 可與 Stripe 連結以進行付費預約,與 Zoom 和 Google Meet 連結以生成視訊連結,並支援多種 CRM 和自動化平台。
Howie
專為服務提供者打造。 Howie 將排程與專為教練和顧問設計的客戶管理功能相結合。它在單一介面中處理循環課程預約、套裝方案追蹤和諮詢流程。如果你發現自己需要在行事曆工具、CRM 和試算表之間反覆切換來追蹤客戶方案,Howie 能將這些整合到同一個地方。
客戶管理與 CRM
Copper
內建於 Google Workspace 的 CRM。 對於已經習慣透過 Gmail 和 Google 日曆開展業務的教練來說,Copper 是一個自然的選擇。它直接從你的電子郵件中提取聯絡人資訊和互動歷史記錄,因此無需手動輸入數據即可記錄每次與客戶的接觸點。你可以為客戶歷程建立管道,從最初的諮詢到探索通話、提案、入會流程和正式教練指導。
教練套裝方案的管道管理。 Copper 允許你建立符合教練流程的自訂管道。追蹤每位潛在客戶在銷售漏斗中的位置,設定後續追蹤提醒,並將探索通話的筆記直接附加到聯絡人記錄中。對於在服務個人客戶的同時也管理企業合約的教練,將聯絡人與公司關聯並追蹤交易價值的功能非常實用。
Dex
注重人際關係的聯絡人管理。 Dex 採用了不同於傳統 CRM 的方法。它關注的是人際關係的深淺,而不是銷售管道階段和交易金額。設定提醒以與先前的客戶保持聯繫,追蹤上次與轉介合作夥伴溝通的時間,並掌握人際網絡中每個人的相關背景。對於依賴轉介和口碑拓展業務的教練來說,Dex 無需完整 CRM 的繁瑣開銷即可維繫這些熱絡關係。
Fabric:你的個人雲端與脈絡層
每位教練都會累積龐大的架構體系、會議筆記、客戶交付成果、培訓教材和參考資源。挑戰通常不在於創作這些材料,而是在需要時重新找到它們、在多個裝置間保持條理,並將合適的內容分享給合適的客戶。Fabric 是一個個人雲端與脈絡層,能將所有這些內容匯集到一個可搜尋、可分享的空間中。
無限雲端儲存空間,打造你的教練資源庫
儲存所有內容,無需擔心裝置空間。 Fabric 的雲端硬碟為課程教材、客戶檔案、教練資源、對談錄音和方案範本提供無限制的雲端儲存空間。除非你主動選擇,否則任何檔案都不會存留在本地裝置上,這意味著你的整個教練資料庫能隨你穿梭於筆記型電腦、平板電腦和手機之間。所有檔案均採用 AES-256 加密保護,從基礎設施層面守護客戶隱私。
收集資源與靈感
豐富教練工具箱的網頁擷取工具。 連結功能讓你可以從網路上的任何地方儲存文章、架構、案例研究、研究論文和培訓教材。你擷取的所有內容都支援 AI 搜尋,因此當你在準備關於領導力轉型的課程並隱約記得幾個月前的一篇文章時,你可以透過描述其內容來找到它,而不必費心記憶將它儲存在哪裡。對於隨時都在收集想法、模型和實證來輔助指導的教練來說,這造就了零散的書籤資料夾與實用參考資料庫之間的巨大差異。
為客戶交付成果新增註釋
標記文件並突顯重點。 Fabric 的標註工具可讓你直接醒目標記重點章節、新增筆記並在客戶交付成果上加上標記。在審查客戶的商業計劃書、策略文件或自我評估時,你可以直接在文件本身寫下你的指導觀察。這些註釋將成為可搜尋檔案庫的一部分,因此你的回饋和見解絕不會遺失在電子郵件串或被遺忘的筆記本中。
與客戶分享精選資源
分享精選資源合輯,而不僅僅是單個檔案。 發布與分享功能讓你可以精心挑選資源合輯,並透過簡潔具品牌形象的介面與客戶分享。與其向客戶發送六個單獨的連結和三個附件,不如分享包含相關架構、文章、工作表和課程錄影的單一集合。你可以取得關於客戶瀏覽情況的分析數據,這能告訴你哪些內容引起了共鳴,哪些內容需要在下一次對話中給予更多關注。
貫穿全業務的 AI 搜尋
透過描述即能找到任何內容。 Fabric 的 AI 搜尋功能讓你透過自然語言描述正在尋找的內容,即可找到任何教練架構、客戶筆記、已儲存的文章或資源。搜尋「那個帶有三個重疊圓圈的動機模型」,它就能呈現正確的結果,即使你從未為其妥善打上標籤或歸檔。對於累積了多年素材的教練來說,這幾乎完全消除了檢索的阻礙。
與檔案並列的筆記和文件
與其他所有內容並存的會談筆記。 筆記與文件功能意味著你的會談筆記可以與相關的客戶檔案、課程大綱和參考資料擺放在一起。無需在筆記應用程式和檔案儲存應用程式之間切換;一切都在同一個地方,既可搜尋又相互連結。
任務與教練課程里程碑
追蹤後續工作與課程進度。 Fabric 的任務與提醒功能可讓你設定教練課程里程碑、在對話結束後建立追蹤提醒,並追蹤你指派給客戶的待辦事項。當客戶承諾在下次會面前完成 360 度回饋練習時,你可以建立一個在合適時間顯示的提醒。
擁有多種模型的 AI 助手
你的研究與起草夥伴。 AI 助手讓你在檔案和筆記所在的同一介面中,存取包括 Claude、Gemini 和 OpenAI 在內的多種模型。起草會談摘要、產生針對客戶情況量身打造的指導問題,或讓 AI 整合多份會談筆記中的見解。由於 AI 可以存取你的 Fabric 資料庫,因此它可以借鑒你的真實資料,而不僅僅是根據通用知識進行創作。
AI 語音筆記
隨時隨地捕捉靈感。 教練課程結束後,最好的反思往往出現在走向車上或會議間隙的時候。Fabric 的 AI 語音筆記讓你能立即記錄這些觀察,並提供自動轉錄和摘要。這些語音筆記將與庫中的其他內容一起變得可搜尋。
音訊與視訊轉錄
自動轉錄教練對談。 對於錄製課程(經客戶同意)的教練,Fabric 的音訊與視訊轉錄功能可將這些錄音轉化為可搜尋的文字。回顧對話中的關鍵時刻、提取進度報告所需的引言,或跨數月的轉錄對談進行搜尋,以追蹤客戶思維的轉變歷程。
定價與環境承諾
獨立從業者負擔得起的定價。 Fabric 年繳方案為每月 8 美元,月繳方案為每月 10 美元,並提供免費方案供希望在付費前先體驗的人使用。每增加一名付費訂閱者,Fabric 都會透過 Veritree 驗證,在肯亞和巴西種植帶有 GPS 標記的紅樹林。你可以閱讀更多關於環境計劃的資訊。如果你正在開展更廣泛的獨立實踐,一人創業家最佳工具指南介紹了 Fabric 如何融入更全面的工具組合中。
用於潛在客戶篩選的 AI 聊天機器人
Chatbase
將你的專業知識轉化為隨時待命的助手。 Chatbase 允許你建立根據自身內容訓練的 AI 聊天機器人:你的網站文案、教練架構、常見問題解答和課程描述。將聊天機器人嵌入你的教練網站,以處理初步諮詢、篩選潛在客戶、回答有關服務的常見問題並預約探索通話。對於收到源源不絕的諮詢但無法立即逐一回覆的教練,Chatbase 能讓溝通持續進行。
VoiceOS
用於電話接待的語音 AI。 VoiceOS 將聊天機器人的概念延伸至語音領域,建立能夠處理初步來電、進行諮詢訪談並將合格的潛在客戶引導至行事曆的 AI 電話代理。對於接收電話諮詢的培訓公司或教練機構,VoiceOS 意味著不會漏接任何電話,並且每位來電者都能獲得專業的第一印象。
網站與線上形象
Framer
無需編寫程式碼的高質感網站。 Framer 已成為希望網站兼具專業客製化視覺、又不想聘請開發人員的教練和顧問的首選工具。其基於組件的設計系統、流暢的動畫和內建的 CMS,使得建立具備服務頁面、思想領導力部落格、見證專區和整合預約功能的教練網站變得十分簡單。Framer 網站通常載入速度快且排名優異,這對於鎖定在地或利基搜尋詞彙的教練至關重要。
Durable
追求速度的 AI 生成網站。 Durable 使用 AI 在數分鐘內產生完整的教練網站,隨後你可以自行客製化調整。對於需要快速建立線上形象且不想在設計上耗費數週時間的教練來說,Durable 提供了一個實用的起點,涵蓋了基礎內容:關於我們、服務項目、聯絡表單和客戶評價。
社會認同與客戶推薦
Testimonial
收集並展示客戶的成功故事。 對於教練來說,社會認同可以說比幾乎任何其他職業都更加重要。潛在客戶購買的是信任,而聆聽與你合作過的人的經歷是你所能提供最具說服力的證據。Testimonial 讓從客戶那裡收集影片和書面見證變得非常簡單,然後可以透過可嵌入的小工具將它們展示在你的網站上。
具備高轉換率的影片推薦。 Testimonial 為客戶提供引導式的錄製流程,讓他們清楚知道該說什麼以及如何組織他們的經歷。成果就是高水準的影片見證,你可以將其展示在到達網頁、社群媒體和提案中。對於教練而言,一段三分鐘講述自身轉變的客戶影片,比任何網站文案都更具份量。
電子報與電子郵件行銷
beehiiv
圍繞你的指導哲學建立受眾群體。 beehiiv 是一個專為創作者和專家打造的電子報平台,旨在透過定期且有價值的內容拓展受眾群體。對於教練和培訓師而言,每週或每兩週發送一次分享架構、見解和案例分析(當然是匿名化處理)的電子報,是培養潛在客戶並與過去客戶保持聯繫最有效的方式之一。
變現與成長工具。 beehiiv 包含推薦計劃、付費訂閱選項和推薦網路,有助於你的電子報觸及新的讀者。分析數據會顯示哪些主題引起共鳴,以便你隨著時間調整內容策略。如果你同時也進行更廣泛的內容創作,我們的內容創作者最佳工具指南涵蓋了其他平台。
社群媒體管理
Postiz
排程並管理你的專業見解內容。 Postiz 負責多平台的社群媒體排程和發布。對於在 LinkedIn、Twitter、Instagram 和其他平台上分享架構、見解和客戶成功案例的教練,Postiz 能保持你的內容行事曆井然有序,並確保發布的連貫性。
Buffer
簡單可靠的社群排程工具。 Buffer 多年來一直是社群媒體管理的中流砥柱,其簡約性仍是其最大的優勢。跨平台排隊發文、追蹤互動率,並在社群媒體上維持穩定的曝光度,無需每週花費數小時。
Zernio
AI 驅動的內容再利用工具。 Zernio 協助你將長篇內容轉化為社群媒體貼文,採用部落格文章、電子報內容或 Podcast 逐字稿,並從中產生適合各平台風格的內容。對於創作了大量內容卻難以廣泛傳播的教練來說,Zernio 能成倍擴大每篇作品的觸及範圍。
表單與諮詢問卷
Fillout
適合客戶歷程各階段的美觀表單。 Fillout 讓你可以建立諮詢問卷、課前調查、回饋表單、課程評估和探索通話申請。其條件邏輯意味著你的表單可以根據回答進行調整,向企業客戶展示與個人客戶不同的問題,或根據他們感興趣的服務將諮詢引導至不同的行事曆。
與廣泛工具鏈的整合。 Fillout 可與 CRM、電子郵件平台、試算表和資料庫連結,因此回覆內容無需手動轉錄即可流入現有系統。對於推行團體課程的教練而言,大規模收集和組織學員資訊的能力可節省大量的行政時間。
電子郵件管理
Fyxer
AI 支援的電子郵件分類與草擬。 Fyxer 使用 AI 來整理你的收件匣、起草回覆並總結郵件討論串。對於收到大量客戶電子郵件、諮詢和行政往來信件的教練來說,Fyxer 透過處理日常瑣事並標記需要你親自處理的事項,減少了在郵件上花費的時間。
Superhuman
為高傳輸量溝通者打造的高效郵件工具。 Superhuman 專為速度而生,具備快捷鍵、分割收件匣和 AI 輔助草擬功能,讓你能明顯更快地處理收件匣中的郵件。對於管理多個併行客戶關係的教練來說,在電子郵件上節省的時間在一週內會產生顯著的複利效益。
聽寫與語音輸入
Wispr Flow
精通教練領域語言的聽寫工具。 Wispr Flow 是一款在全系統運行的 AI 聽寫工具,讓你能透過自然口述來記錄會談筆記、電子郵件、社群媒體貼文和課程內容。AI 會隨時間學習你的詞彙和措辭,因此能夠準確處理教練領域的特定術語。對於習慣透過說話而非打字來思考的教練來說,Wispr Flow 帶來了變革性的體驗。
Superwhisper
支援離線運行的語音轉文字工具。 Superwhisper 透過在裝置本地運行的模型提供快速、準確的聽寫功能。這意味著它在沒有網路連線的情況下也能運作,且口述內容絕不會離開你的電腦,這對於處理敏感客戶資訊的教練來說至關重要。如果你是正在建構類似工作流的自由工作者,Superwhisper 能與其他注重隱私的工具良好搭配。
教練通話音質優化
Krisp
讓每次通話都保持專業的降噪工具。 Krisp 可即時消除教練通話中的背景噪音,無論是你這邊還是客戶端。無論你是在家庭辦公室、共享工作空間還是飯店房間進行指導,Krisp 都能確保音質保持乾淨和專業。它適用於 Zoom、Google Meet、Teams 以及幾乎所有其他通話平台。對於有多位參與者的團體教練課程,降噪功能顯得更加寶貴,因為它能防止接二連三的背景雜音打斷富有成效的對話。
培訓內容螢幕錄影
Cap
開源螢幕錄影工具。 Cap 透過極簡的介面提供清晰、高品質的螢幕錄影。對於製作逐步說明、教學指南或錄製培訓課程的教練和培訓師,Cap 可以在沒有浮水印或訂閱壓力的情況下完成錄製。其開源的特性意味著你的錄音檔案完全屬於你自己。
Tella
精緻的簡報視訊製作。 Tella 將螢幕錄影與演講者畫面疊加和簡報整合相結合,讓製作專業的培訓影片變得簡單直接。對於提供錄播工作坊或製作課程內容的教練,Tella 彌合了原始螢幕錄影與完整製作影片之間的差距,且無需面對傳統視訊剪輯軟體的複雜操作。
螢幕截圖與視覺回饋
CleanShot
專為視覺溝通打造的截圖工具。 CleanShot 的功能遠遠超出了基本截圖。新增註釋、模糊敏感資訊、錄製 GIF、將截圖釘選在桌面上,以及對長頁面進行滾動截圖。對於需要對客戶作業提供視覺回饋、建立帶有標註範例的資源或為培訓教材編寫流程文件的教練,CleanShot 是一個可靠的得力幫手。
連結管理與追蹤
Dub
追蹤哪些資源最受歡迎。 Dub 是一個連結管理平台,可讓你建立品牌短網址並追蹤其成效。對於分享引流誘餌、課程申請或資源合輯的教練,Dub 會顯示哪些管道帶來了最多的點擊次數和轉換率。當你在 LinkedIn 和電子報中分享架構 PDF 時,可以清楚看到註冊用戶的確切來源。
企業教練業務的陌生開發
Scaledmail
大規模發掘企業教練合約。 Scaledmail 專為鎖定企業客戶的教練處理陌生郵件開發。如果你的業務涵蓋領導力發展、團隊教練或組織培訓,Scaledmail 讓你能大規模地向人資主管、培訓與發展經理以及高階主管發送個人化郵件。其郵件暖化和送達率最佳化功能意味著你的郵件會直接進入收件匣,而不是垃圾郵件資料夾。
銀行業務與財務基礎設施
Mercury
為教練業務量身打造的現代化銀行服務。 Mercury 提供專為現代企業設計的商業銀行服務,擁有簡潔的軟體介面、強大的自動化功能,並能與會計工具整合。對於已經成立公司或正在管理課程營收的教練來說,Mercury 提供了比傳統實體銀行更加貼心便捷的金融體驗。
Brex
費用管理與企業信用卡。 Brex 為成長型企業提供企業卡和費用管理服務。對於規模正在超越個人經營、聘請合作夥伴、租賃場地或投資行銷的教練團隊,Brex 透過即時追蹤、收據比對和基於類別的額度限制,為支出帶來井井有條的規範。
影片優化與後製
BytePlus
課程內容的 AI 影片工具。 BytePlus 提供了一套 AI 影片和媒體工具,教練和培訓師可用於增強錄製的課程、提升影片品質,並製作更具吸引力的課程內容。對於需要大量製作影片的培訓機構,BytePlus 無需專門的影片團隊即可提升製作水準。
如何選擇合適的工具組合
建立教練工具組合並不需要一次性涵蓋所有類別。從能解決最緊迫瓶頸的工具開始,無論是混亂的排程、散落的客戶檔案,還是不穩定的內容輸出,然後在此基礎上逐步擴展。新開展的教練業務可以先使用 Cal.com 進行預約排程、使用 Fabric 組織教材和會議筆記,並使用 Fillout 製作諮詢表單。更成熟的機構則可以逐步加入 Copper 進行客戶管理、使用 beehiiv 累積受眾,以及使用 Testimonial 累積社會認同。
其中的核心樞紐是作為個人雲端與脈絡層的 Fabric。無論你採用哪些其他工具,為所有的教練知識、客戶檔案和參考資料提供一個統一、可搜尋的歸宿,意味著沒有任何細節會被遺漏。如果你橫跨教練、顧問和教育領域,教育工作者最佳工具指南介紹了適用於教學層面的更多選擇。
常見問題
Fabric 是免費的嗎?
是的,Fabric 提供免費方案,讓你能探索該平台及其核心功能。付費方案年繳訂閱為每月 8 美元,月繳為每月 10 美元,可解鎖完整的雲端儲存、AI 搜尋和 AI 助手功能。
最適合教練的排程工具是什麼?
Cal.com 是大多數教練業務的絕佳選擇。它支援多種活動類型,與支付平台整合以進行付費預約,並包含用於課前和課後溝通的工作流程自動化。如果你希望將排程與客戶方案管理相結合,Howie 值得考慮。如需更廣泛地了解排程選項,請參閱我們的創辦人最佳排程工具指南。
身為教練,我需要 CRM 嗎?
這取決於客戶關係的數量和複雜程度。如果你管理的活躍客戶少於 20 位,且轉介流程相對單純,那麼結合 Fabric 的筆記和任務功能可能就足夠了。隨著業務增長,Copper 或 Dex 能為你的客戶開發管道和轉介網絡帶來更有系統的架構。
如何向教練客戶收集評價與見證?
Testimonial 提供了引導式流程,讓客戶能輕鬆錄製影片或寫下他們的經驗心得。你發送連結,他們進行錄製或輸入文字,你就能獲得可隨時嵌入網站的精緻見證。關鍵在於選擇適當的時機提出請求,通常是在客戶取得重大里程碑之後。
組織教練資料的最佳方法是什麼?
Fabric 的雲端硬碟結合 AI 搜尋,為教練提供了最有效的方法。將你的架構、範本、會談筆記和參考資料儲存在同一個地方,透過自然語言描述即可尋找任何內容。網頁擷取工具讓你能夠將來自網際網路各處的資源直接儲存到可搜尋的資料庫中。
我該如何轉錄教練對談?
Fabric 的音訊與視訊轉錄功能會自動處理會談錄音。上傳錄音檔案即可獲得可搜尋的逐字稿。如需即時口述會談筆記,Wispr Flow 或 Superwhisper 讓你可以自然地說出你的觀察。
團體教練課程需要哪些工具?
團體課程通常需要用於排定團體會議的 Cal.com、用於學員報名與回饋表單的 Fillout、用於組織和分享課程資源的 Fabric,以及用於與學員保持日常聯繫的 beehiiv 或電子郵件。Krisp 對於消除團體視訊通話中的背景噪音非常有價值。
身為教練,該如何建立受眾群體?
從經營 beehiiv 電子報開始,分享來自你實際經驗的真實見解(當然要經過匿名處理)。使用 Postiz 或 Buffer 將你的觀點發布至各個社群平台。將你的內容靈感儲存並整理在 Fabric 的筆記中,並使用 Zernio 將長篇內容重新改寫為社群媒體貼文。
最適合教練的網站架設工具是什麼?
對於希望擁有獨特線上形象的教練來說,Framer 提供了極大的設計彈性。如果你需要快速建置網站且對客製化設計要求不高,Durable 速度更快。兩者都支援教練網站所需的核心頁面:關於我們、服務、見證以及聯絡或預約。
我該如何追蹤哪些行銷管道帶來了客戶?
Dub 讓你可以為分享內容或引流誘餌的每個管道建立可追蹤的連結。結合詢問「你是如何得知我的?」的 Fillout 諮詢表單,以及用於追蹤完整客戶歷程的 Copper,你就能清楚掌握哪些管道真正帶來了效益。
我應該在教練業務中使用 AI 嗎?
AI 工具可以承擔大量營運負擔,而不會取代定義教練本質的人性溫度。使用 Fabric 的 AI 助手起草會談摘要並為客戶通話做準備。使用 Chatbase 處理初步諮詢。使用 Fyxer 管理電子郵件。使用 Wispr Flow 聽寫筆記。其核心模式始終如一:讓 AI 處理行政和準備工作,以便你可以在會談期間全神貫注於客戶。
如何針對企業教練合約進行陌生開發?
Scaledmail 正是為此應用場景而設計。它能處理電子郵件暖化、大規模個人化發送和送達率最佳化。透過量身打造的培訓方案資訊,鎖定人資主管、培訓與發展經理以及高階領導人。搭配使用 Dub 來追蹤哪些推廣連結產生了最多的互動。
我的教練業務應該使用哪種銀行服務?
Mercury 非常適合已經設立公司並希望獲得現代化、軟體驅動銀行服務的教練機構。Brex 則隨著業務規模的擴大,進一步補充了企業信用卡和費用管理功能。兩者都能與會計軟體整合,並提供有助於你做出明智商業決策的財務能見度。
如何製作培訓影片和錄播工作坊?
Cap 為逐步解說和教學提供清晰的螢幕錄影。Tella 則增加了演講者畫面疊加和投影片整合,能呈現更精緻的培訓內容。CleanShot 可以擷取帶有標註的截圖以作為參考材料。透過 Fabric 的雲端硬碟和分享功能儲存並發送所有的培訓內容。
我可以將 Fabric 與我現有的工具一起使用嗎?
Fabric 旨在作為脈絡層與你的其他工具並行使用,而不是取代它們。你可以繼續使用 Cal.com 進行排程、使用 Copper 進行客戶關係管理,以及使用 beehiiv 發送電子報。Fabric 會成為中心樞紐,將來自這些工具的所有產出、筆記、資源和參考材料整合在一起,便於搜尋和分享。使用網頁擷取工具即可將其他任何平台中的重要項目直接儲存到你的 Fabric 資料庫中。
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