為什麼你的團隊在擴大的過程中變得越來越慢

隨著公司的成長，執行長和工程團隊主管都會經歷一種特別的挫敗感。在 10 個人的時候，團隊行動迅速。想法在幾天內就能變成功能。決策在對話中就能完成。每個人都知道正在發生什麼事以及為什麼。公司感覺就像一艘可以隨時靈活轉向的小船。

當達到 40 人時，同一家公司卻感覺像是在泥沼中前行。每個決策都需要開會，每次會議都需要會前會，而每個功能都需要一個規劃階段，其耗費的時間甚至比一年前開發該功能所需的時間還要長。你僱用了優秀的人才，並給了他們良好的工具，但不知何故，每個人的產出不增反降。

很自然的解釋是，你犯了招聘錯誤，或者團隊有文化問題，又或者是新人的能力不如創始成員。這些解釋通常是錯誤的。實際原因與數學有關，Fred Brooks 在 1975 年就對此進行了描述。

溝通路徑的爆炸式增長

團隊中一對一溝通路徑的數量隨著公式 n(n-1)/2 增長。在 10 人時：45 條路徑。在 20 人時：190 條。在 40 人時：780 條。在 100 人時：4,950 條。

需要通過這些路徑傳遞給每個有需要的人的知識根本無法送達，因為網絡太龐大，無法通過人對人的傳遞來承載如此龐大的信息量。因此產生了斷層。團隊不知道其他團隊在做什麼。組織中某一部分做出的決策，無法傳達到受其影響的其他部分。曾經依靠距離拉近而共享的上下文信息，現在需要付出明確的努力才能分發出去。

團隊應對這些斷層的反應通常是更多的協調：更多的會議、更多的 Slack 頻道、更多的狀態更新、更多的對齊會議。其中的每一項都在局部有所幫助（參會人員達成了一致），但同時卻讓全局問題變得更糟（會議消耗了本可以用於開發的時間，而且對齊的信息僅參會者可見）。

這就是為什麼隨著團隊的擴大，會議會成倍增加：他們是在彌補一個已經失效的知識分發系統。這也是為什麼增加更多的人往往會使事情變得更慢而不是更快：每個新人都在為本已超載的網絡增加更多的溝通路徑。

三種症狀

這種減速以三種特定的方式表現出來，而每一種往往都被誤診。

決策需要花費很長時間。 看似優柔寡斷，實則是缺乏上下文信息。決策者沒有他們需要的信息，所以他們召開會議來收集信息，這需要協調多個日程表，往往要耗費幾天時間。如果上下文信息已被記錄下來，決策本可以在五分鐘內做出，但現在卻需要兩週時間，因為必須從人們的腦海中重新構建這些背景信息。解決方法是記錄決策歷史和隨手可得的系統上下文，而不是更快的會議。

工作重疊。 看似協調不力，實則是看不見的現有工作。A 團隊開始開發 B 團隊已經開發過的東西，因為 A 團隊不知道 B 團隊的工作存在。之所以會發生這種情況，是因為知識分散在互不相連的工具中。解決方法是跨團隊建立可搜索、統一的知識庫，而不是更多的跨團隊同步。

入職培訓慢得令人痛苦。 看似是招聘質量問題，實則是文件記錄問題。新員工需要幾個月的時間來適應，因為沒有完整的文檔供他們閱讀，所以他們必須通過對話來重新構建組織的背景信息。解決方法是提供新員工可以自行閱讀的文檔，而不是更多的夥伴計劃。

結構性解決方案

這三種症狀背後的模式是相同的：本應被記錄並可搜索的知識，卻被鎖在人們的腦海和 Slack 對話串中，這迫使團隊使用同步溝通（會議、私訊、拍肩膀）來傳遞本應按需獲取的上下文信息。

結構性的解決方案是建立一個知識層，自動捕獲並維護組織的上下文信息，使其可供任何人搜索，而無需知識擁有者在場。

利用團隊現有的活動自動生成的自寫文檔，例如 Slack 對話、GitHub PR、會議錄音，可以構建這個知識層，而無需任何人做額外的工作。目前通過臨時管道共享的知識得以保留、變得可搜索，並隨時供任何有需要的人使用，且不會打擾其他人。

在減速變得嚴重之前進行這項投資的團隊，在成長過程中能保持其速度，而依賴人際知識傳遞的團隊則無法做到這一點。知識擴展問題是真實存在的，也是可以用數學解釋的，但它也是可以解決的，解決方案是基礎設施，而不是文化。

常見問題

這只是文檔記錄的問題嗎？ 這是一個知識基礎設施問題，而文檔是其中最顯眼的部分。它還包括可搜索性（人們能找到存在的內容嗎？）、時效性（文檔是最新版嗎？）和可發現性（人們知道有這些文檔存在嗎？）。自寫文檔解決了這四個問題，因為它能生成、維護並使在日常工作中共享的知識變得可搜索。

我們以前嘗試過推動文檔記錄，但沒能堅持下來。 大多數文檔記錄計劃之所以失敗，是因為它們在現有工作的基礎上增加了額外的工作。工程師被要求在交付代碼的同時撰寫文檔，而在截止日期的壓力下，這些額外的工作就會被排在次要位置。能夠堅持下來的方法是從工作本身生成文檔，而不是將其作為一項單獨的活動來創建。

我們應該在什麼時候開始擔心？ 如果你的團隊已經成長到 15 人以上，並且你注意到了這三種症狀中的任何一種（決策緩慢、工作重複、入職培訓痛苦），那麼溝通架構就已經承受壓力了。現在進行投資的成本最低，而一旦症狀嚴重，投資成本將最高。

延伸閱讀：知識擴展問題、如何擴展工程團隊、布魯克斯法則仍然正確、協調稅。相關頁面：自寫文檔、查找任何內容、一鍵搜索。