分散知識的成本

知識碎片化是每個公司都會遇到、卻沒有人會為其編列預算的問題之一。資訊確實存在。研究已經完成。決策已經做出，推理過程也討論過。但研究報告躺在某個人的 Google 雲端硬碟裡，決策是在早已被洗掉的 Slack 對話串中做出的，而推理過程則是在一場沒有錄音的會議中分享的。知識就在那裡，問題在於找不到。

多項研究已經對這種碎片化帶來的成本進行了評估，其數字大到令人感到不安。

員工花費 21% 的工作時間在尋找資訊 (Bloomfire)。另有 14% 的時間用於重新製作他們找不到的資訊。溝通孤島平均每年給每位員工帶來 $12,506 美元的成本。對於一家擁有 200 人的公司來說，這相當於每年因效率流失而損失約 250 萬美元。財星 500 大企業每年因未能跨團隊分享知識而累計損失達 315 億美元。

在您將這些數據對應到產生它們的具體活動之前，它們聽起來有些誇張。對應之後，您反而會覺得這些數字過於保守了。

成本花在哪裡

尋找時間

員工平均每天浪費 1.8 小時 尋找零散的資訊。這不是在網路上搜尋新資訊。而是在尋找組織已經擁有但找不到的東西：上季度的報告、當前專案的設計簡報、客戶確認需求的電子郵件。

尋找之所以失敗，是因為資訊分佈在 無法共享上下文的工具 中。您搜尋 Google 雲端硬碟，但文件在 Slack 裡。您搜尋 Slack，但對話串在電子郵件裡。您搜尋電子郵件並找到了，但解釋其重要性的上下文卻是在一場您沒有參加的會議中討論的。

以知識工作者平均每小時 65 美元的綜合成本計算，每天 1.8 小時的尋找時間相當於每人每週花費約 585 美元，或每年 30,000 美元。對於一家擁有 100 人的公司來說，每年花在尋找東西上的費用高達 300 萬美元。

重複工作

當人們找不到現有的工作成果時，他們就會重新製作。三個月前做過的市場分析又被重做一次，因為沒有人知道它的存在。客戶提案範本被重建，因為之前的版本在某個人的個人雲端硬碟裡。架構決策被重新爭論，因為 最初的推理過程沒有被記錄下來。

知識工作者 14% 的時間都花在這種重複工作上，這相當於每人每週花費超過 4 小時在已經完成的工作上。代價不僅僅是時間，還有那些時間本可以創造出更好成果的機會成本。

決策延遲

當決策所需的上下文散落在各種工具和人們的腦袋中時，決策就會卡在收集上下文的階段。於是安排了會議。確定並邀請了相關人員。會議的前 20 分鐘都在重塑背景資訊。一個原本可以在 5 分鐘內做出的決策（如果上下文有記錄且可搜尋），結果卻花了兩週時間。

入職磨合期

在知識碎片化的組織中，新員工適應期要比在知識統一、可搜尋的組織中 多花兩到三倍的時間。在員工產出僅佔其能力一小部分的情況下，每增加一週的適應期，就要多支付該員工的全額薪資。

AI 準備就緒度

80% 的企業數據是 AI 工具無法存取的非結構化「暗數據」。在沒有先整合知識的情況下投資 AI 的公司，購買的工具將無法獲取發揮效用所需的資訊。AI 準備就緒度的差距，本質上就是知識碎片化的差距。

什麼是知識整合

降低零散知識帶來的成本，並不需要將所有內容都遷移到同一個工具中（這很少奏效，而且會產生自身的問題）。它需要一個 連接層，使現有的知識能夠跨越界限進行搜尋。

連接您的來源。 將 Google Drive、Slack、GitHub、Gmail、Notion、會議錄音，以及目前存放知識的其他數十種工具，全部匯入到 一個可搜尋的庫 中。

按含意搜尋。 語意搜尋 根據資訊的含意而非所使用的確切字詞來尋找資訊。「我們對客戶流失進行的分析」能為您找到相關文件，無論其標題是「第三季度留存報告」、「流失分析」還是「客戶生命週期研究」。

讓知識自動擷取。 來自 Slack 對話、GitHub 活動和會議錄音的 自動撰寫文件，能擷取目前透過即時管道分享的知識，並將其組織成持久、可搜尋的文件。

相對於問題帶來的成本，這筆投資是微不足道的。一家每年在碎片化相關損耗上花費 250 萬美元的公司，只需花費相當於單個工程師薪資的一小部分，讓現有的知識變得可搜尋，就能回收這筆成本中的很大一部分。

常見問題

我們該如何計算我們的具體成本？ 估算您的團隊每週花在尋找、重複工作和決策延遲上的平均小時數。乘以平均綜合時薪。大多數公司發現，每位員工每年的費用在 10,000 美元到 15,000 美元之間。

我們應該先連接什麼？ 從包含最常用知識的工具開始。對於大多數公司來說，那就是溝通工具 (Slack 或 Teams)、檔案儲存空間 (Google Drive 或 Dropbox) 和電子郵件。這三個來源涵蓋了大部分的日常知識需求。

多久能看到成效？ 連接來源只需要幾小時。搜尋層會立即產生效果。團隊通常會在第一個月內回報，「有人知道……在哪裡嗎」之類的訊息明顯減少。

延伸閱讀：尋找稅、資訊孤島是預設狀態、重複工作是最昂貴的一種工作、應用程式擴張問題。相關頁面：連接、一鍵搜尋、尋找任何內容。