GTD Lite: a simpler version of Getting Things Done

Por que o GTD Lite existe

Getting Things Done tem dois problemas que atrapalham a maioria das pessoas antes mesmo de experimentarem os benefícios.

O primeiro é o custo de configuração. O sistema GTD completo exige que você processe cada ciclo aberto em sua vida, monte um sistema de arquivos de referência, crie listas de ações específicas por contexto e desenvolva o hábito de uma revisão semanal que leva de 60 a 90 minutos para ser concluída. É pedir muito antes de você ver qualquer retorno sobre o investimento.

O segundo é a complexidade contínua. O GTD pede que você mantenha várias listas distintas (Próximas Ações, Projetos, Aguardando, Algum dia/Talvez, Referência, Calendário) e tome uma série de decisões sobre cada nova informação que entra em sua vida. Para pessoas que já estão lutando com a organização, adicionar mais complexidade ao sistema que esperam que as salve não é uma vitória óbvia.

A boa notícia é que a maior parte do benefício do GTD vem de um punhado de ideias centrais, e não da implementação de todo o sistema. O GTD Lite mantém essas ideias e descarta o resto.

O que o GTD Lite mantém

Capture tudo em uma única caixa de entrada. O hábito mais valioso de todo o GTD. Tirar as coisas da sua cabeça e colocá-las em um sistema externo impede que seu cérebro as mantenha como ciclos abertos que consomem recursos cognitivos o tempo todo. Uma caixa de entrada, usada consistentemente.

Saiba sempre qual é a próxima ação. Para cada projeto, deve haver um próximo passo concreto e físico definido. Não "trabalhar na proposta", mas "enviar e-mail para o David para obter os números do segundo trimestre". Tarefas vagas são fáceis de evitar. Próximas ações concretas não são. Esta é a segunda ideia mais valiosa do GTD, e ela sobrevive intacta na versão lite.

Organize por status, não por tópico. Em vez de arquivar as coisas por assunto, o GTD Lite classifica tudo pelo local em que está no seu fluxo de trabalho: precisa ser feito logo, agendado para mais tarde ou talvez algum dia. Isso mantém sua lista de tarefas ativas focada no que realmente precisa de atenção.

Revise regularmente. Uma breve verificação semanal para garantir que o sistema reflete a realidade. Mais curta e menos exigente do que a revisão semanal completa do GTD, mas ainda assim essencial.

As quatro partes

O GTD Lite possui quatro seções em vez das sete ou oito do GTD.

Caixa de Entrada. Onde tudo vai quando chega pela primeira vez. Tarefas, ideias, lembretes, coisas que as pessoas pedem para você fazer, coisas que você percebe que precisam ser feitas. Não pense muito sobre onde as coisas devem ficar no momento da captura, apenas registre-as.

Tarefas. Sua lista de trabalho ativa. Qualquer coisa que precise ser feita na próxima semana ou nos próximos dias vive aqui. Quando você move algo de sua caixa de entrada para as tarefas, você define a próxima ação e, se for um projeto de várias etapas, adiciona as subtarefas.

Agendado. Qualquer coisa com uma data futura associada, seja um prazo fixo ou uma meta aproximada de quando você gostaria de realizá-la. Se você precisar fazer algo antes que o prazo chegue, marque a próxima ação relevante claramente para que ela não seja esquecida.

Algum dia. A lista de coisas "legais de fazer, mas sem compromisso". Viagens que você gostaria de fazer, hobbies que talvez queira começar, projetos que podem acontecer eventualmente. Sem datas, sem pressão. Revise-a ocasionalmente para ver se algo se tornou real.

O fluxo de trabalho diário

Limpeza matinal da caixa de entrada. No início de cada dia, gaste alguns minutos processando qualquer coisa que tenha se acumulado na sua caixa de entrada. Para cada item, decida: isso precisa ser feito esta semana? Coloque em Tarefas. Tem uma data ou uma meta futura? Coloque em Agendado. É vago e especulativo? Algum dia. Não é útil de forma alguma? Exclua.

Quando você mover para as Tarefas algo que tenha várias etapas, defina as subtarefas e marque a primeira delas como sua próxima ação. Esta é a etapa que a maioria das pessoas pula, e é a que faz os projetos empacarem.

Trabalhe a partir das suas próximas ações. Assim que sua caixa de entrada estiver limpa, trabalhe a partir da sua lista de tarefas. Filtre tudo que estiver marcado como uma próxima ação, além de qualquer coisa em Agendado que esteja próxima do prazo. Vá trabalhando nelas. Ao concluir uma tarefa, marque a próxima etapa incompleta daquele projeto como sua nova próxima ação.

Capture ao longo do dia. Ao longo do dia, à medida que novas coisas surgem ou vêm à mente, jogue-as na caixa de entrada sem processá-las. Você lidará com elas na limpeza da manhã seguinte.

A revisão semanal

Uma vez por semana, provavelmente no final da semana ou no fim de semana, faça uma breve revisão de todo o sistema. Deve levar de 15 a 30 minutos, não a hora ou mais que a revisão completa do GTD exige.

Trabalhe em cada seção em ordem.

Comece com a caixa de entrada. Há algo que você pretendia capturar, mas não o fez? Alguma coisa acontecendo em sua vida que deveria gerar uma tarefa ou projeto? Adicione-os e processe tudo como faria na limpeza matinal.

Vá para as Tarefas. Verifique se cada projeto ativo tem sua próxima ação marcada. Se um projeto está parado há algum tempo, comprometa-se novamente com ele definindo um próximo passo concreto ou mova-o para Algum dia.

Verifique o Agendado. Há itens próximos que precisam de preparação? Algum prazo está mais perto do que você pensava? Certifique-se de que as próximas ações relevantes estejam marcadas.

Finalmente, olhe para Algum dia. Há algo ali que se tornou real o suficiente para agendar ou adicionar às Tarefas? Algo que nunca vai acontecer e deve ser simplesmente excluído?

Essa é a revisão. Não é complicada, mas o sistema decai sem ela, por isso vale a pena transformá-la em um hábito consistente.

O que o GTD Lite deixa de fora

Entender o que foi cortado ajuda você a saber quando pode precisar recorrer ao sistema completo.

Listas de contexto. A abordagem de @computador, @telefone, @tarefas de rua do GTD fazia mais sentido quando estar em um local específico era uma limitação real. Hoje em dia, a maioria das pessoas acha que uma única lista de próximas ações, possivelmente dividida em trabalho e pessoal, é suficiente.

Lista de Aguardando. Se você delega tarefas regularmente e precisa acompanhar os desdobramentos, pode ser interessante adicionar uma seção Aguardando. Para a maioria das pessoas, uma tag ou nota simples no item delegado (junto com um lembrete para cobrar depois) faz o trabalho sem a sobrecarga de manter uma lista separada.

Arquivamento de referência elaborado. O GTD Lite não prescreve um sistema de referência. Use o que você já tiver, seja um aplicativo de notas ou um espaço de trabalho com busca semântica. O objetivo é ser capaz de encontrar as coisas quando precisar delas, não manter uma estrutura complexa de pastas de A-Z.

Horizontes de foco. O modelo de seis níveis de David Allen para conectar ações diárias a metas de longo prazo e ao propósito de vida é valioso, mas complexo. O GTD Lite opera no nível da pista de decolagem (ações atuais) e no nível dos projetos (projetos atuais). Se você se sentir ocupado, mas sem rumo, vale a pena revisitar a revisão anual ou os horizontes mais altos de Allen, mas eles não fazem parte do sistema diário.

Quando passar para o GTD completo

O GTD Lite funciona para a maioria das pessoas na maior parte do tempo. Você pode querer considerar o sistema mais completo se:

Você estiver gerenciando um grande número de projetos complexos e interdependentes e achar que uma lista de tarefas simples não lhe dá visibilidade suficiente.

Você estiver colaborando com uma equipe e precisar de um acompanhamento mais estruturado de itens delegados e status de aguardo.

Você tiver um grande volume de material de referência que precisa ser organizado, e apenas a busca não for suficiente.

Você estiver usando o GTD Lite de forma consistente há algum tempo e sentir que atingiu os limites dele.

Para a maioria das pessoas na maior parte das etapas, a versão lite é suficiente. O risco de adicionar complexidade antes de estabelecer os hábitos básicos é que o sistema colapse sob o próprio peso antes de ter a chance de provar seu valor.

O GTD Lite e outros sistemas

Método PARA: O PARA fornece uma estrutura organizacional para seus arquivos e materiais de referência que complementa naturalmente o fluxo de trabalho focado em tarefas do GTD Lite. Use o GTD Lite para o fazer, e o PARA para o arquivar.

Técnica Pomodoro: O GTD Lite diz em que trabalhar. O Pomodoro ajuda você a realmente começar e manter o foco. Os dois funcionam muito bem juntos, especialmente para tarefas que você vem evitando.

Blocos de tempo (Time blocking): Se você se deparar com uma lista clara de próximas ações, mas ainda estiver lutando para encontrar tempo para realizá-las, bloquear horários no seu calendário para proteger períodos de trabalho focado é um complemento natural.

Revisão semanal: A revisão semanal do GTD Lite é mais leve do que a versão completa do GTD, mas os princípios são os mesmos. O guia de revisão semanal traz mais detalhes sobre como estruturar a parte de reflexão da revisão, indo além de apenas checar suas listas.

Perguntas frequentes

Qual é a diferença entre o GTD Lite e uma lista de tarefas comum?

Uma lista de tarefas comum é apenas uma lista. O GTD Lite adiciona estrutura sobre como as coisas entram na lista (capturar tudo em uma caixa de entrada e depois processar deliberadamente), como os projetos são gerenciados (cada projeto de várias etapas precisa de uma próxima ação definida) e como a lista é mantida (uma revisão semanal regular). Os hábitos em torno da lista importam tanto quanto a lista em si.

Preciso de um software especial para o GTD Lite?

Não. O GTD Lite funciona em um aplicativo simples de notas, em uma planilha, em um caderno físico ou em qualquer ferramenta de gerenciamento de tarefas. As quatro seções (Caixa de Entrada, Tarefas, Agendado, Algum dia) podem ser criadas em quase qualquer lugar. Escolha aquilo que você realmente vai abrir e usar todos os dias.

Qual é o maior motivo para o GTD Lite falhar?

Não processar a caixa de entrada regularmente. Se as coisas se acumulam na caixa de entrada sem serem triadas, o sistema perde o valor rapidamente. A limpeza matinal da caixa de entrada, mesmo que leve apenas cinco minutos, é o hábito que mantém todo o resto funcionando.

Devo marcar toda tarefa como uma "próxima ação" ou apenas tarefas de projetos?

Tarefas isoladas (coisas que exigem apenas uma etapa) são próximas ações por definição, então você não precisa marcá-las separadamente. A marcação de próxima ação é mais útil para projetos de várias etapas, onde indica qual subtarefa específica você deve fazer a seguir, em vez de apenas ficar olhando para o projeto como um todo.

Como a lista de Algum dia é diferente de apenas não fazer algo?

A diferença está na intenção e na visibilidade. Algo que você colocou conscientemente em uma lista de Algum dia é algo que você decidiu que talvez queira fazer, mas ainda não está se comprometendo. Isso é revisado periodicamente, de modo que você pode ativar esse item ou deixá-lo ir de forma deliberada. Algo que você apenas deixou flutuando na sua cabeça ou em uma lista vaga em algum lugar continua sendo um ciclo aberto consumindo recursos cognitivos sem nenhuma intenção definida.

O GTD Lite pode funcionar para projetos de equipe?

Até certo ponto. A estrutura de caixa de entrada, próximas ações e projetos se adapta razoavelmente bem aos contextos de equipe. Onde fica mais difícil é rastrear o que você está esperando de outras pessoas. Se você precisa acompanhar tarefas delegadas com frequência, considere adicionar uma seção simples Aguardando ou use uma tag dedicada para itens que dependem da ação de outra pessoa.

Como o GTD Lite se compara a usar apenas uma agenda/calendário?

Um calendário é bom para compromissos com data e hora marcadas. É ruim como uma lista de tarefas geral porque a maioria das tarefas não tem um horário fixo, e se você tentar agendar tudo, a agenda rapidamente se torna impossível de gerenciar. O GTD Lite usa o calendário para itens com restrição de tempo e uma lista de tarefas para todo o resto. A seção Agendado funciona como uma ponte entre os dois.

O GTD Lite é derivado do sistema Getting Things Done de David Allen. Veja o guia completo do GTD para a metodologia integral.