The PARA yearly review

Por que se dar ao trabalho de fazer uma revisão anual

Se você tem usado o método PARA por algum tempo, já deve ter percebido que o sistema se desvia. Projetos são concluídos e não são arquivados. Áreas de responsabilidade mudam conforme seu trabalho ou sua vida se transformam, mas as antigas permanecem. Os recursos se acumulam até que a seção se torne um cemitério de coisas pelas quais você já se interessou e há muito tempo esqueceu.

As revisões semanais e mensais pegam um pouco disso, mas tendem a operar no nível do solo: o que está ativo, o que está travado, o que precisa de atenção esta semana. Uma revisão anual é diferente. É uma chance de se afastar para o que David Allen chama de horizontes mais elevados, para analisar se as coisas com as quais você está gastando seu tempo realmente se conectam com a vida que você deseja viver.

Pesquisas da Harvard Business School (Di Stefano, Gino, Pisano) revelaram que a reflexão estruturada melhora o desempenho em mais de 20%, não porque revele algo mágico, mas porque força você a articular o que aprendeu e o que faria de diferente. Uma revisão anual é a reflexão estruturada aplicada a todo o seu sistema.

Não precisa demorar muito. Uma hora ou duas, uma vez por ano, é o suficiente.

Antes de começar

Abra seu sistema PARA, seja em um aplicativo de notas, em um gerenciador de arquivos ou em um espaço de trabalho, ao lado de algum lugar para escrever suas respostas. Um documento em branco funciona perfeitamente. Um canvas também serve, se você preferir pensar espacialmente.

O processo passa por cada categoria do PARA em ordem, da mais acionável para a menos acionável, e depois finaliza com uma seção voltada para o futuro, onde você define metas e cria as estruturas para apoiá-las.

Não tenha pressa. O valor está na reflexão, não em passar pela lista de tarefas o mais rápido possível.

Passo 1: Revise seus projetos

Acesse sua lista completa de projetos, incluindo tudo o que você concluiu ou abandonou este ano. Se os projetos concluídos já estiverem no seu arquivo, acesse-os junto com a sua lista ativa.

Reflita sobre o ano:

Com quais projetos você está mais satisfeito? O que os fez dar certo? Foi o planejamento, as ferramentas, a responsabilidade compartilhada ou algo mais?

Quais projetos foram os mais difíceis e o que os tornou difíceis? Foi o assunto, o peso emocional, a procrastinação, metas pouco claras ou falta de tempo?

O que você aprendeu com os projetos deste ano que gostaria de levar para o próximo ano?

Existem novos compromissos que você assumiu e que ainda não estão refletidos no seu sistema?

Como você se sente em relação ao seu processo geral? Não aos resultados, mas à maneira como trabalhou. Você está feliz com a forma como planeja, executa e revisa?

Limpeza:

Examine sua lista de projetos ativos e seja honesto sobre o que é real e o que é apenas desejo. Se um projeto está intocado há meses, ele não está ativo. Ou assuma um novo compromisso com ele com um próximo passo concreto e um prazo, ou arquive-o.

Verifique se algum projeto ativo evoluiu para responsabilidades contínuas. Se algo não tem mais um ponto final claro e se tornou parte da sua rotina regular, provavelmente pertence às Áreas, e não aos Projetos.

Se algum projeto gerou modelos, processos ou materiais de referência úteis que você queira reutilizar, mova-os para Recursos antes de arquivar o próprio projeto.

Passo 2: Revise suas áreas

Agora mude para a seção de Áreas. Estas são as esferas contínuas da sua vida e trabalho que você mantém sem uma data de término específica.

Reflita:

Quais áreas você gerenciou bem este ano? O que ajudou?

Quais áreas você negligenciou e qual foi o custo dessa negligência? Às vezes a resposta é "nada, não fez diferença", o que por si só já é uma informação útil.

Existem áreas que deveriam existir, mas não existem? Sua vida mudou de maneiras que criaram novas responsabilidades que você não reconheceu formalmente em seu sistema?

Existem áreas que não fazem mais sentido? Um cargo anterior, uma responsabilidade que você delegou, uma esfera da sua vida que mudou de formato?

Alguma de suas áreas está madura o suficiente para gerar projetos específicos? Por exemplo, se você mantém uma área de "desenvolvimento profissional" há algum tempo, talvez seja hora de transformar "obter certificação em X" em um projeto concreto com um prazo.

Limpeza:

Remova ou arquive quaisquer áreas que não sejam mais de sua responsabilidade. Se elas contiverem informações que possam ser úteis mais tarde, mova as partes úteis para Recursos primeiro.

Verifique se cada área restante realmente representa algo pelo qual você é responsável, e não apenas algo em que está vagamente interessado. Interesses pertencem a Recursos. A distinção é importante porque as áreas carregam um compromisso implícito de mantê-las e, se você tiver muitas, o peso desse compromisso se torna esmagador.

Passo 3: Revise seus recursos

Recursos costuma ser a seção mais negligenciada em qualquer sistema PARA, e a revisão anual é um bom momento para realmente olhar o que está lá dentro.

Reflita:

Algum recurso antigo voltou a ser relevante? Interesses e tópicos costumam voltar em ciclos, e algo que você arquivou ou esqueceu pode agora se conectar a um projeto ou área ativa.

Quais tópicos não interessam mais a você? Seja honesto sobre isso. O fato de você ter ficado fascinado por marcenaria dezoito meses atrás não significa que precise manter esses favoritos e notas poluindo seus recursos ativos.

Quais novos interesses você deseja cultivar no próximo ano? Existem tópicos sobre os quais você tem curiosidade que merecem um espaço no seu sistema?

Limpeza:

Arquive qualquer coisa em que você não esteja mais ativamente interessado. Lembre-se de que arquivar não é deletar. Se o interesse voltar, o material ainda estará lá, especialmente se o seu sistema tiver uma boa busca.

Se algum recurso cresceu o suficiente para se tornar um projeto ativo (você coletou material suficiente sobre um tema e está pronto para realmente fazer algo a respeito), crie o projeto e mova os materiais relevantes.

Se algum recurso se conectar a uma área de responsabilidade existente, considere movê-lo para lá para que a informação fique mais próxima de onde você realmente a usará.

Passo 4: Defina metas para o próximo ano

Com a revisão concluída, você agora tem uma imagem clara de onde esteve e de como seu sistema se parece atualmente. O passo final é olhar para frente.

Defina suas metas. Tente torná-las específicas o suficiente para que você saiba quando as alcançou. "Ficar mais saudável" é uma direção, não uma meta. "Correr uma meia maratona até outubro" ou "cozinhar o jantar em casa quatro noites por semana" são metas que você pode realmente acompanhar e concluir. A antiga metodologia SMART (específica, mensurável, atingível, relevante, temporal) é bem conhecida, mas ainda útil aqui.

Conecte metas a estruturas. É aqui que a revisão traz resultados. Uma meta sem uma estrutura de apoio é apenas um pensamento bonito. Para cada meta, pergunte-se:

Esta meta precisa de um projeto? Se ela tem uma entrega clara e um prazo, crie um. Coloque-o na sua seção de Projetos com quaisquer materiais iniciais, notas ou tarefas que você precise para começar.

Esta meta precisa de uma nova área? Se alcançá-la exige um compromisso contínuo (um novo hábito, uma nova responsabilidade, uma prática regular), crie uma área para ela. Por exemplo, se sua meta é ler mais, você pode criar uma área de "Leitura" onde acompanha o que está lendo, guarda notas de livros e mantém uma lista do que ler a seguir.

Esta meta precisa de recursos? Se você precisa aprender algo ou reunir informações antes de começar, crie um recurso para isso e comece a coletar o que precisa.

Decida o que parar. Isso costuma ser mais difícil do que decidir o que começar, mas é igualmente importante. Olhe para suas áreas e projetos e pergunte o que você deveria conscientemente parar de gastar tempo. Nem tudo merece sua atenção só porque um dia mereceu. Desistir de coisas deliberadamente dá uma sensação muito diferente de deixá-las desaparecer por negligência, e a revisão anual é um bom momento para tomar essas decisões explicitamente.

Priorize. Você não pode fazer tudo de uma vez. Olhe para suas metas e novos projetos e decida o que vem primeiro. O que mais importa no primeiro trimestre? O que pode esperar até mais tarde no ano? Você não precisa de um plano trimestral detalhado, apenas uma noção geral de sequência para não tentar começar doze coisas em janeiro.

Depois da revisão

Assim que terminar, seu sistema PARA deve parecer visivelmente mais limpo. Projetos concluídos arquivados, áreas descontinuadas removidas, recursos obsoletos limpos e um conjunto de novos projetos e áreas que refletem para onde você realmente quer ir este ano.

Salve suas notas de revisão em algum lugar onde possa encontrá-las, seja no seu espaço de trabalho, em uma pasta dedicada a "revisões anuais" no seu arquivo ou em uma entrada de diário. Ser capaz de olhar para trás e ver revisões anuais anteriores é surpreendentemente útil, em parte para acompanhar o progresso e em parte para notar padrões no que você continua se comprometendo e não cumprindo.

Defina um lembrete para fazer isso novamente em doze meses. E se você achar a revisão anual útil, mas quiser acompanhamentos mais regulares em uma perspectiva mais alta do que a revisão semanal oferece, considere adicionar uma revisão trimestral mais leve, onde você apenas passa os olhos pelas listas de projetos e áreas em busca de algo que tenha saído de alinhamento.

O sistema funciona melhor quando reflete sua vida real, não uma versão da sua vida de seis meses atrás. A revisão anual é a forma de manter as duas em sintonia.

Perguntas frequentes

Quanto tempo deve durar uma revisão anual do PARA? Entre uma e duas horas para a maioria das pessoas. Se estiver demorando significativamente mais, seu sistema pode estar mais complexo do que o necessário, ou você pode estar tentando reorganizar tudo do zero em vez de revisar e ajustar o que já está lá.

Quando devo fazer minha revisão anual? Quando fizer sentido para você. Muitas pessoas a fazem no final de dezembro ou início de janeiro como parte do planejamento de ano novo. Outras preferem o início de um ano fiscal ou letivo. O momento importa menos do que realmente fazê-la. Escolha uma data, coloque-a no seu calendário e proteja esse momento.

E se eu não fizer uma revisão há anos? Comece com uma limpeza em vez de uma revisão completa. Passe pelos seus projetos e arquive tudo o que está claramente concluído ou abandonado. Examine suas áreas e remova tudo o que não for mais de sua responsabilidade. Limpe recursos obsoletos. Depois, faça a seção de definição de metas voltada para o futuro. Você sempre pode fazer uma revisão mais reflexiva no próximo ano, quando tiver uma base de partida mais limpa.

Eu também deveria revisar meu sistema de gerenciamento de tarefas durante a revisão anual? A revisão anual foca principalmente na organização das suas informações (a estrutura PARA) e nas suas metas. Seu sistema de gerenciamento de tarefas se beneficia de uma revisão separada e mais frequente, geralmente semanal. Dito isso, a revisão anual é um bom momento para se perguntar se o seu sistema de tarefas está funcionando para você de forma geral e para fazer quaisquer mudanças estruturais que você vinha adiando.

Como defino metas que realmente se mantêm? O principal motivo pelo qual as metas falham é que elas não se conectam a estruturas. Dizer "quero ler mais" não tem sentido sem um projeto ou área para apoiar essa meta. Para cada meta definida na revisão anual, crie a estrutura PARA correspondente imediatamente: um projeto com um prazo, uma área para manter ou um recurso para desenvolver. A meta vive na estrutura, não apenas na sua cabeça.

E se minhas metas mudarem no meio do ano? Isso é normal e esperado. A revisão anual define uma direção, não um contrato. Se suas prioridades mudarem significativamente, faça uma versão mais leve da revisão (mesmo que de 30 minutos) para atualizar seus projetos e áreas de acordo. Algumas pessoas acham um acompanhamento trimestral útil para isso, algo entre a revisão semanal e a revisão anual completa.

Como decido o que parar de fazer? Olhe para suas áreas e projetos e faça duas perguntas: isso ainda é importante para mim e estou realmente progredindo nisso? Se algo é importante, mas está travado, isso é um sinal para se comprometer novamente com um plano concreto ou reconhecer que não vai acontecer agora e arquivá-lo. Se algo não for mais importante, arquive sem culpa. Abandonar coisas conscientemente é um recurso da revisão, não uma falha.

Este guia faz parte de uma série sobre o método PARA. Veja também: PARA na prática e o guia de revisão semanal. O método PARA foi criado por Tiago Forte.