O excesso de trabalho burocrático e operacional está consumindo a sua empresa

Existe um conceito útil vindo das pesquisas da Asana que merece uma adoção mais ampla: "trabalho sobre o trabalho". Refere-se a todas as atividades que envolvem o trabalho produtivo, mas não o constituem: procurar documentos, alternar entre aplicativos, comunicar-se sobre tarefas, participar de reuniões de status, gerenciar prioridades e rastrear decisões que foram tomadas, mas não registradas.

O trabalhador do conhecimento médio gasta 60% do seu tempo em trabalho sobre o trabalho e 40% no trabalho qualificado e estratégico para o qual foi realmente contratado. Para a maioria das empresas, essa proporção é tão normalizada que ninguém a questiona. É claro que você gasta tempo em reuniões. É claro que você procura por documentos. É claro que você participa de reuniões diárias. Essas atividades parecem parte do trabalho, em vez de uma sobrecarga imposta a ele.

Mas se você reformulasse isso como um problema de manufatura, o absurdo seria imediato. Imagine uma fábrica onde os trabalhadores passam 60% do tempo localizando ferramentas, participando de reuniões de turno e verificando com colegas o que construir a seguir, e apenas 40% do tempo construindo coisas de fato. Nenhum gerente de operações aceitaria essa proporção. Eles redesenhariam o chão de fábrica.

O equivalente no trabalho do conhecimento ao redesenho do chão de fábrica é o redesenho da infraestrutura de informação na qual os trabalhadores do conhecimento operam. E, ao contrário da maioria das intervenções de produtividade, que visam os 40% (melhores técnicas de foco, gerenciamento de tempo, práticas de trabalho focado), esta visa os 60%, que é onde está a verdadeira oportunidade.

As atividades que compõem os 60%

A categoria de trabalho sobre o trabalho divide-se em atividades específicas, cada uma das quais tem uma causa raiz e uma solução estrutural.

Comunicar-se sobre o trabalho (352 horas/ano). E-mails, mensagens de Slack e conversas sobre o que está acontecendo, o que precisa acontecer e quem está fazendo o quê. Grande parte dessa comunicação existe porque o status e o contexto não estão documentados em nenhum lugar persistente e pesquisável. A informação é compartilhada de forma síncrona porque não há alternativa assíncrona.

Trabalho duplicado (209 horas/ano). Recriar documentos, pesquisas e análises que já existem em algum lugar da organização, mas não podem ser encontrados. Quatorze por cento do tempo do trabalhador do conhecimento é destinado à reconstrução de coisas que outra pessoa já construiu, porque o original está enterrado em uma ferramenta que o trabalhador atual não conhece ou não pode pesquisar.

Reuniões desnecessárias (103 horas/ano). Reuniões que os próprios participantes consideram improdutivas, principalmente atualizações de status e sessões de compartilhamento de contexto que poderiam ser resolvidas com documentação. A carga de reuniões dobrou desde 2019, apesar da ampla conscientização sobre o problema.

Procura por informações. Trabalhadores do conhecimento passam 21% do seu tempo procurando por informações e alternam entre aplicativos 1.200 vezes por dia (HBR). Cada alternância carrega um custo de recuperação cognitiva. O agregado: cerca de um dia inteiro de trabalho por semana perdido para encontrar coisas em vez de usá-las.

Gerenciamento de prioridades. Acompanhar prazos flutuantes, renegociar compromissos, atualizar as partes interessadas sobre mudanças. Essa sobrecarga cresce com a complexidade organizacional e é amplificada por silos de informação que impedem a visibilidade entre as equipes.

Por que as iniciativas de produtividade erram o alvo

A maioria das iniciativas corporativas de produtividade foca em ajudar os indivíduos a trabalhar melhor dentro dos 40% existentes: melhores técnicas de foco, treinamento de gerenciamento de tempo, ferramentas de bloqueio de distração, práticas de trabalho focado. Estas são valiosas, mas estão otimizando a minoria do tempo enquanto deixam a maioria intocada.

A oportunidade maior é estrutural: reduzir os 60% para que mais tempo esteja disponível para o trabalho qualificado. Se você conseguisse mudar a proporção de 60/40 para 50/50, ganharia efetivamente um dia de trabalho produtivo por pessoa por semana, sem contratar ninguém, sem ninguém trabalhar mais horas e sem qualquer mudança de comportamento individual.

As mudanças estruturais que produzem essa mudança são bem compreendidas:

Documentação que se escreve sozinha a partir da atividade existente (PRs, Slack, reuniões) reduz a sobrecarga de comunicação ao disponibilizar o contexto sem exigir compartilhamento síncrono.

Busca semântica em todas as ferramentas reduz o tempo de pesquisa e elimina o trabalho duplicado ao tornar o conhecimento existente localizável, independentemente de onde foi criado.

Processos focados em assincronia com decisões documentadas reduzem a carga de reuniões ao lidar com a transferência de contexto e decisões rotineiras por meio de canais escritos.

Ferramentas conectadas reduzem a sobrecarga de alternância de aplicativos ao trazer o conhecimento fragmentado para uma camada pesquisável unificada.

Nenhum desses fatores exige mudança de comportamento individual. São investimentos em infraestrutura que mudam a proporção para todos.

Medindo a mudança

Se você quiser quantificar a proporção de trabalho sobre o trabalho na sua organização, acompanhe estas métricas durante uma amostragem de duas semanas:

Horas de reunião por pessoa por semana. Separe reuniões informativas (status, compartilhamento de contexto) de reuniões produtivas (decisões, trabalho criativo). As reuniões informativas são as que a documentação deveria substituir.

Mensagens do tipo "Alguém sabe...?" por semana no Slack. Cada uma é um sintoma de conhecimento não localizável. Acompanhe a frequência e o tempo de resposta.

Tempo para encontrar informações. Peça aos membros da equipe para registrarem, durante uma semana, quanto tempo levam para encontrar documentos ou informações específicas quando precisam. A média geralmente é mais alta do que qualquer um espera.

Incidentes de trabalho duplicado. Com que frequência alguém cria algo que já existia em outro lugar da organização? Mesmo rastrear isso informalmente produz dados úteis.

A medição de base torna o ROI do investimento em infraestrutura concreto: se os 60% caírem para 50% em uma equipe de 50 pessoas com média salarial de $100.000/ano, a produtividade recuperada equivale a contratar cinco pessoas adicionais.

Perguntas frequentes

Isso é realmente um problema solucionável ou é apenas a natureza do trabalho do conhecimento? Alguma coordenação é inerente ao trabalho colaborativo e sempre existirá. Mas a proporção atual (60/40) não é o nível mínimo alcançável; é o nível que a infraestrutura atual produz. Equipes com documentação robusta, boa busca e culturas focadas em assincronia relatam consistentemente proporções mais próximas de 50/50 ou até 45/55. O piso não é zero, mas está bem abaixo de onde a maioria das equipes se encontra atualmente.

Reduzir a comunicação não tornará as equipes menos colaborativas? Reduzir a comunicação desnecessária (atualizações de status, compartilhamento de contexto, explicações repetidas) libera tempo para comunicações mais valiosas (discussão criativa, resolução de problemas, construção de relacionamentos). O objetivo é uma colaboração melhor, não menos colaboração.

Por onde devemos começar? Comece com o componente que é mais obviamente desperdiçado: geralmente o excesso de reuniões ou a sobrecarga de busca. Conecte suas fontes de conhecimento a uma camada pesquisável unificada, introduza documentação autogrável e audite suas reuniões recorrentes em relação à estrutura de reunião ou documento.

Leitura recomendada: A taxa de coordenação, O problema de escala do conhecimento, Como reduzir reuniões, O custo do conhecimento disperso. Páginas relacionadas: Documentos autograváveis, Busca única, Conexões.