O imposto de coordenação

A Asana pesquisou mais de 10.000 profissionais do conhecimento e descobriu que 60% do dia médio desses profissionais é consumido pela coordenação: comunicação sobre o trabalho, busca de informações, alternância entre aplicativos, gerenciamento de prioridades flutuantes e cobrança de atualizações de status. Apenas 27% do tempo é dedicado ao trabalho especializado para o qual foram contratados. Os 13% restantes destinam-se ao planejamento estratégico.

A divisão em horas é ainda mais impressionante. Ao longo de um ano, o profissional do conhecimento médio gasta 103 horas em reuniões desnecessárias, 209 horas em trabalho duplicado e 352 horas comunicando-se sobre o trabalho em vez de realizá-lo. Isso representa 664 horas, aproximadamente 16 semanas inteiras de trabalho, gastas com as despesas gerais do trabalho em vez da substância dele.

Esses números não são anomalias de uma única pesquisa. O Work Trend Index da Microsoft constatou que os usuários passam 60% do seu tempo no Microsoft 365 em e-mails, chats e reuniões, e apenas 40% em ferramentas de criação como Word, Excel e PowerPoint. Pesquisadores da Harvard Business Review descobriram que o tempo gasto em atividades colaborativas aumentou 50% ou mais nas últimas duas décadas, com muitos funcionários passando hoje de 80% a 85% do seu tempo em coordenação.

A taxa de coordenação é real, está crescendo e é estrutural. Compreender do que ela é feita é o primeiro passo para reduzi-la.

Os quatro componentes

A taxa de coordenação se divide em quatro categorias, cada uma com sua causa raiz e sua própria solução.

Coordenação de status

Tempo gasto tentando entender o que está acontecendo: reuniões diárias (standups), reuniões de status, mensagens de "só para checar", atualizações de projetos, sincronizações semanais. Cada uma delas existe porque o estado atual do trabalho não está visível para as pessoas que precisam vê-lo.

A causa raiz é que o status vive na cabeça das pessoas, e não em um sistema. O engenheiro sabe que seu PR está bloqueado. O gerente de projeto sabe que o cronograma mudou. O designer sabe que o mockup está pronto para revisão. Mas nada disso fica visível para os outros até que alguém pergunte ou que uma reunião seja realizada para compartilhar.

A solução é tornar o status visível sem a necessidade de comunicação síncrona. Uma documentação de escrita automática que rastreia o que foi entregue, o que está em andamento e o que está bloqueado a partir da atividade do GitHub e de conversas de projetos fornece as mesmas informações que uma reunião diária, sem exigir que todos estejam na mesma sala ao mesmo tempo.

Transferência de contexto

Tempo gasto explicando o histórico, compartilhando conhecimento e atualizando as pessoas: orientações de integração, reuniões de "deixe-me te dar um contexto", os primeiros vinte minutos de cada discussão gastos para estabelecer um entendimento compartilhado antes que o assunto real possa ser abordado.

A causa raiz é o conhecimento institucional não documentado. O contexto existe, mas está trancado na cabeça das pessoas, o que significa que compartilhá-lo exige que o detentor do conhecimento esteja presente, disponível e disposto a se repetir.

A solução é a documentação que captura o contexto à medida que ele é criado. Quando as decisões são documentadas com suas justificativas, quando a arquitetura do sistema é descrita em documentos pesquisáveis, quando as discussões de reuniões são capturadas e indexadas, o contexto fica disponível sob demanda, sem exigir que ninguém o explique ao vivo.

Reconstrução de decisões

Tempo gasto tentando descobrir o que foi decidido, quem decidiu e por quê: discussões reabertas, conversas do tipo "nós já não decidimos isso?", reuniões convocadas para reexaminar questões que foram resolvidas meses atrás, mas cuja resolução nunca foi documentada.

A causa raiz é que as decisões não são documentadas. A discussão ocorreu em um canal do Slack que já sumiu no histórico, em uma reunião que não foi gravada ou em uma conversa entre duas pessoas na qual mais ninguém estava presente. A decisão foi tomada, mas o registro dela e sua justificativa desapareceram.

A solução são registros de decisão que capturam o que foi decidido, quem estava envolvido, quais alternativas foram consideradas e por que a abordagem escolhida foi selecionada. Estes podem ser gerados automaticamente a partir de discussões no Slack e gravações de reuniões onde as decisões são de fato tomadas.

Sobrecarga de busca

Tempo gasto procurando informações que existem, mas não podem ser encontradas: pesquisando em várias ferramentas, perguntando "alguém sabe onde está..." no Slack, navegando por estruturas de pastas na esperança de reconhecer o arquivo correto.

A causa raiz é a fragmentação da informação. A informação existe, mas está espalhada por ferramentas que não compartilham contexto. Os funcionários perdem 1,8 horas por dia procurando coisas que já possuem.

A solução é uma camada de busca unificada que abrange todas as ferramentas e encontra informações pelo significado, e não por palavra-chave. Quando uma única barra de pesquisa cobre o Slack, o Google Drive, o GitHub, o e-mail e qualquer outra ferramenta onde o conhecimento reside, a sobrecarga de busca cai drasticamente.

Por que a cultura não pode resolver isso

A resposta padrão para a sobrecarga de coordenação é cultural: "vamos fazer menos reuniões", "vamos nos comunicar de forma mais eficiente", "vamos ser mais disciplinados com a documentação". Esses apelos raramente produzem mudanças duradouras porque pedem que as pessoas trabalhem contra o fluxo de suas ferramentas e da estrutura organizacional.

Quando a única maneira de compartilhar o status é uma reunião, as reuniões acontecerão. Quando a única maneira de transferir contexto é uma conversa, as conversas consumirão o dia. Quando a única maneira de encontrar informações é perguntar a alguém, as interrupções irão proliferar. O problema não é a cultura. É a infraestrutura.

Reduzir a taxa de coordenação exige mudanças estruturais: documentação que se escreve sozinha a partir da atividade existente, busca que funciona pelo significado em todas as fontes, registros de decisão que capturam justificativas automaticamente e processos prioritariamente assíncronos que tornam a coordenação síncrona a exceção, e não o padrão.

O número de 60% não é uma lei da natureza. É uma medida de quanta sobrecarga de coordenação a infraestrutura atual impõe. Mude a infraestrutura e o número mudará com ela.

Perguntas frequentes

O número de 60% é realmente preciso? Múltiplos estudos independentes convergem para números semelhantes. Os 60% da Asana são consistentes com a divisão de 60/40 da Microsoft entre ferramentas de coordenação e de criação. A porcentagem específica varia de acordo com a função, o setor e o tamanho da empresa, mas o padrão é consistente: a maior parte do tempo do profissional do conhecimento é destinada à coordenação, e não à produção.

Qual componente devemos enfrentar primeiro? Comece por aquele que causa mais dor. Para a maioria das equipes, é a sobrecarga de busca (as pessoas não conseguem encontrar as coisas) ou a transferência de contexto (existem reuniões demais para compartilhar conhecimento). Ambos são resolvidos tornando o conhecimento documentado, pesquisável e atualizado.

Reduzir a coordenação não tornará as equipes menos alinhadas? O objetivo é uma coordenação melhor, não menos coordenação. A documentação assíncrona proporciona um alinhamento mais completo e persistente do que as reuniões síncronas, porque a documentação chega a todos (não apenas aos participantes) e permanece (em vez de desaparecer da memória em poucos dias).

Leitura complementar: Trabalho sobre o trabalho, O problema da escala de conhecimento, Por que as reuniões se multiplicam, O custo do conhecimento disperso. Páginas relacionadas: Documentos de escrita automática, Busca única, Registro de decisões.