O trabalho duplicado é o tipo mais caro

De todas as formas de desperdício de tempo em uma organização de trabalho intelectual, o trabalho duplicado é a mais enervante porque é inteiramente desnecessária. O trabalho já foi feito. A pesquisa existe. O relatório foi escrito. A decisão foi tomada e os motivos foram discutidos. Mas ninguém consegue encontrar, então alguém faz tudo de novo.

A pesquisa da Bloomfire estima esse número em 14% do tempo do trabalhador intelectual, mais de quatro horas por semana por pessoa gasta recriando informações que já existem em algum lugar da organização. Os dados da Asana são consistentes: 209 horas por ano por funcionário em trabalho duplicado.

Para uma empresa de 100 pessoas com um custo médio total de US$ 65/hora, 4 horas por semana de trabalho duplicado custam cerca de US$ 1,35 milhão por ano. O trabalho está sendo feito duas, às vezes três vezes, em diferentes equipes e ferramentas distintas, cada vez gerando resultados ligeiramente diferentes que criam seu próprio custo de coordenação quando inevitavelmente entram em conflito.

As formas de duplicação

Pesquisa refeita. Uma equipe precisa de dados de mercado para uma decisão estratégica. Eles encomendam ou realizam uma pesquisa, sem saber que outra equipe fez essencialmente a mesma análise há três meses. A análise original está na pasta pessoal do Google Drive de alguém, com um título que ninguém mais reconheceria.

Relatórios reconstruídos. Um relatório trimestral é montado do zero porque o relatório do trimestre anterior está nos documentos de um ex-funcionário, e o modelo nunca foi salvo em um local compartilhado. O novo relatório leva um dia inteiro. Encontrar e atualizar o existente teria levado uma hora.

Decisões rebatidas. Uma equipe discute se deve usar a tecnologia A ou a tecnologia B, chega a uma conclusão após uma semana de debate e a implementa. Seis meses depois, uma equipe diferente se depara com a mesma questão, discute por mais uma semana e pode ou não chegar à mesma conclusão, porque a discussão original aconteceu em uma conversa no Slack que já desapareceu no histórico há muito tempo.

Soluções reinventadas. Um engenheiro resolve um problema complexo de integração. Outro engenheiro de uma equipe diferente encontra o mesmo problema meses depois e o resolve de forma independente porque a primeira solução nunca foi documentada em um local pesquisável. Ambas as soluções funcionam. O tempo gasto na segunda foi inteiramente desperdiçado.

Por que processos não resolvem isso

A resposta típica para o trabalho duplicado é criar um processo: "sempre verifique a pasta compartilhada antes de iniciar uma nova pesquisa", "sempre salve os modelos na pasta da equipe", "sempre documente as decisões na wiki". Esses processos falham porque adicionam atrito ao fluxo de trabalho (verificar a pasta compartilhada antes de começar qualquer coisa é uma etapa extra facilmente ignorada sob pressão de tempo) e porque a pasta compartilhada, a pasta da equipe e a wiki são, elas mesmas, fragmentadas e difíceis de pesquisar.

A solução é a capacidade de busca. Se o trabalho existente for pesquisável pelo significado em todos os locais onde possa estar (Google Drive, Slack, e-mail, Notion, gravações de reuniões), a duplicação diminui porque as pessoas descobrem o trabalho existente antes de recriá-lo. Não através de um processo especial ou de uma etapa extra, mas pelo ato natural de pesquisar antes de começar.

Documentações autoescritas ampliam ainda mais isso ao capturar decisões, discussões e soluções nos canais onde ocorrem naturalmente. A discussão no Slack sobre a tecnologia A vs B torna-se um registro de decisão pesquisável. A solução do engenheiro torna-se parte da documentação do sistema. O conhecimento persiste e é localizável sem que ninguém precise fazer nenhum trabalho adicional.

Perguntas frequentes

Como medimos quanto trabalho duplicado estamos fazendo? Monitore informalmente por um mês: peça aos membros da equipe para anotarem sempre que descobrirem que o trabalho que fizeram já existia em outro lugar. Mesmo um monitoramento simples revela padrões e quantifica o problema.

Qual é o tipo de duplicação mais impactante para eliminar primeiro? A rediscussão de decisões, porque desperdiça não apenas o tempo da discussão, mas o tempo de todos cujo trabalho é atrasado enquanto a decisão está sendo debatida novamente. Registros de decisões têm o maior ROI.

A IA pode ajudar a detectar a duplicação antes que ela aconteça? Um assistente de IA com acesso à sua biblioteca de conhecimento completa pode sinalizar quando uma nova solicitação de pesquisa ou escopo de projeto se sobrepõe ao trabalho existente. Esta é uma das aplicações mais imediatamente valiosas da IA na gestão do conhecimento.

Leitura recomendada: O custo do conhecimento disperso, A taxa de busca, Ninguém lê a wiki. Páginas relacionadas: Busca, Conexões, Registro de decisões.