1,8 hora por dia procurando coisas que você já tem

Os funcionários perdem em média 1,8 horas todos os dias procurando por informações de que precisam para realizar seu trabalho (Iris.ai). Isso não é tempo de pesquisa, não é tempo de aprendizado, não é exploração de novos tópicos. Esse é o tempo gasto procurando por coisas que a organização já possui: documentos, decisões, relatórios, especificações e materiais de referência que existem em algum lugar nas ferramentas da empresa, mas não podem ser encontrados pela pessoa que precisa deles.

Ao longo de um ano, 1,8 horas por dia equivalem a cerca de 450 horas, ou aproximadamente 11 semanas inteiras de trabalho, gastas em buscas. Para uma empresa de 50 pessoas com um custo médio carregado de $65/hora, isso representa quase $1,5 milhão por ano gasto para encontrar coisas em vez de utilizá-las.

Por que a busca falha

A busca falha porque a informação está distribuída em ferramentas que não compartilham o mesmo contexto.

A jornada típica de busca por uma informação que deveria ser fácil de encontrar: verificar o Google Drive primeiro (o local de arquivos mais comum). Não está lá. Buscar no Slack (talvez tenha sido compartilhada em um canal). Encontrar uma referência ao documento, mas não o documento em si. Buscar no e-mail (talvez tenha sido enviado como anexo). Encontrar o e-mail, mas o anexo é um link para um Google Doc que foi movido. Perguntar no Slack quem tem a versão atual. Esperar por uma resposta. A resposta aponta para uma página do Notion que tem um título diferente do que você estava procurando.

Tempo total: 15 a 20 minutos para um único documento. Essa jornada acontece várias vezes ao dia, e cada tentativa frustrada de busca não apenas desperdiça tempo. Desperdiça recursos cognitivos: a frustração de não encontrar algo, a mudança de contexto do trabalho que você estava fazendo para a busca e de volta, e a dúvida persistente se aquilo que você procura sequer existe.

A solução da busca semântica

A solução estrutural é uma camada de busca que abrange todas as ferramentas e encontra informações pelo significado, e não por palavras-chave.

A busca semântica entende o que você está procurando conceitualmente. "A análise que fizemos sobre retenção de clientes" encontra o documento relevante, quer ele se chame "Relatório de Churn do T3", "Análise de Retenção" ou "Métricas do Ciclo de Vida do Cliente". A busca funciona pelo significado, o que significa que você não precisa adivinhar como o autor o nomeou, em qual pasta o colocou ou em qual ferramenta o salvou.

Quando o Google Drive, Slack, GitHub, Gmail, Notion e suas outras ferramentas alimentam uma única busca semântica, a jornada de busca multiferramenta se reduz a uma única consulta. Uma barra de pesquisa. Todas as fontes. Resultados classificados por relevância e recência.

As 1,8 horas não caem para zero, porque algumas buscas são por informações totalmente novas que a organização não possui. Mas a parcela do tempo de busca gasta procurando por coisas que a organização já tem, que é a maioria, cai drasticamente quando todas as fontes podem ser pesquisadas em um só lugar pelo significado.

Perguntas frequentes

Como isso é diferente de apenas usar uma busca melhor dentro de cada ferramenta? A busca nativa de cada ferramenta cobre apenas o seu próprio conteúdo. A busca do Google Drive encontra documentos do Google. A busca do Slack encontra mensagens do Slack. Nenhuma delas encontra o resultado relevante na outra ferramenta. O valor da busca unificada está em transpor as barreiras entre as ferramentas, que é onde a maior parte do tempo de busca é desperdiçada.

E quanto à privacidade e controles de acesso? Os resultados da busca respeitam as permissões das ferramentas de origem. Você só visualiza resultados de conteúdos aos quais tem acesso no sistema original.

Isso exige a migração dos nossos dados? Não. Os dados permanecem nas ferramentas originais. A camada de busca faz a indexação e busca entre elas sem exigir migração.

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