Microsoft Teams 会議の文字起こしを行う方法

規模の大きい組織では、Microsoft Teamsの会議が立て続けに入ることがよくあります。10時からプロジェクトの同期、11時からベンダーレビュー、昼食後はチーム横断の計画セッションといった具合です。1日の終わりには記憶が曖昧になり、フォローアップメールの内容も、一番熱心にメモを取っていた人頼みになってしまいます。

本ガイドでは、Teams内のオプションを含め、普段どのようにTeams会議の文字起こしが行われているかを確認した上で、Fabricデスクトップアプリを使ったTeams通話の文字起こし手順を解説します。Botが参加することはなく、文字起こしデータはチームで活用できる検索可能なライブラリに保存されます。

普段行われているTeams会議の文字起こし方法

Teamsには録画・録音とリアルタイム文字起こし機能が組み込まれています。これらが利用可能な場合、文字起こしは会議に紐づけられ、録画データはOneDriveまたはSharePointに保存されます。これらを有効にできるかどうかは、お使いのMicrosoft 365ライセンスやIT管理者が設定したポリシーによって異なり、他社が主催する会議では操作権限がない場合もあります。

TeamsのCopilotは、Microsoft 365 Copilotライセンスを持つユーザー向けに会議の要約を作成できます。広く導入されている組織には適しています。要約はTeams内の該当会議のチャット横に表示されます。

Botとして参加するサードパーティ製の議事録ツールは、中小企業でよく見られます。一方、規模の大きい企業では、ITポリシーによって会議に参加できるアプリが制限されていることが多く、社外のゲストも見慣れない参加者が参加者一覧に表示されると戸惑うことがあります。

多くの人は、別のウィンドウでOneNoteやWordドキュメントを開く方法に戻りがちです。これならメモをMicrosoftのエコシステム内に留めておけますが、議論についていきながら誰か1人が素早く入力し続けなければなりません。

ステップ1：IT部門に確認後、デスクトップアプリをインストールする

Fabricは、Mac、Windows、Linux対応のデスクトップアプリを介してTeams通話を文字起こしします。会社から支給・管理されているパソコンをお使いの場合は、新しいソフトウェアをインストールする前にIT部門に確認してください。組織によっては事前承認が必要な場合があります。

ITチームは通常、データがどのように扱われるかを確認します。Fabricは転送中および保存時にAES-256暗号化を使用し、CASA Tier 2に準拠しており、お客様のデータをAIモデルのトレーニングに使用することはありません。詳細はプライバシーとセキュリティのページに記載されています。会社の要件を満たしているかどうかは、貴社のIT部門および法務部門での判断となります。

会議の文字起こしには有料プランが必要です。グループ利用の場合、チームプランはユーザーごとの席数課金（per-seat）ではないため、同僚を追加しても費用が何倍にも膨らむことはありません。

ステップ2：Teams会議に参加して文字起こしを開始する

Microsoft Teamsで通話に参加します。Fabricが会議を検知して文字起こしの開始を提案するので、これを承認するとリアルタイムで文字起こしが表示されます。会議の参加者一覧にBotが追加されることはありません。Botを使わずにMicrosoft Teams会議を文字起こしする方法では、この構成が選ばれる理由について詳しく解説しています。

文字起こしを行っていることを他の参加者、特に社外からのゲストに伝え、各参加者が参加している地域に適用される同意ルールに従ってください。

事前のメモもここで役立ちます。通話前にTeamsの招待状からアジェンダをFabricのノートに貼り付けておき、会議中に追加していきます。また、誰かが以前の発言に言及した場合、リアルタイムの文字起こしを検索したり、AIに質問したりすることも可能です。

ステップ3：まとめを確認し、チームと共有する

会議が終了すると、Fabricは文字起こしとメモを分析し、会議のまとめ（議事録）を作成します。何が含まれるかについては、AI会議ノートのページで説明されています。人名や社内用語の略語などに誤りがあれば修正してください。文字起こしテキストは編集可能です。

通話に参加できなかった同僚とまとめを共有しましょう。Fabricのロールと権限機能では、スペースおよびファイル単位で閲覧者、コメント投稿者、編集者、管理者のアクセス権を設定できるため、プロジェクトチームのすべての会議メモを1つの共有スペースにまとめておくことができます。社外の人でも、サインアップ不要で共有リンクを開くことが可能です。

フォローアップ事項は、期日やリマインダーを設定したFabricのタスクに変換でき、会議メモとリンクされるため、ワンクリックですぐに前後の文脈を確認できます。リマインダーはメール、アプリ内、またはその両方で届くため、タスクの担当者が会議に参加していなかった場合にも役立ちます。

ステップ4：定例会議を横断して検索・質問する

Teamsの定例会議を重ねることで、有用な記録が蓄積されます。Cmd+F（Mac）/ Ctrl+F（Windows）を押し、「財務担当が増員を承認したのはいつか」のように探している内容を入力します。Fabric検索は意味内容に基づいて一致する部分を見つけ出し、文字起こし内の該当するタイムスタンプにジャンプします。

週次のステアリンググループなど、一連の会議を1つのフォルダーにまとめておきます。そのフォルダーを開いてAIアシスタントに、過去1か月で何が変わったか、あるいは繰り返し発生しているリスクは何かを尋ねてみてください。フォルダー内の情報から回答し、タイムスタンプを引用してくれます。詳細については、会議全体から繰り返されるテーマを見つける方法をご覧ください。

社内会議が多いチームでは、これらの文字起こしを共有ナレッジベースとして扱うことがよくあります。AIナレッジベースにおける会議活用では、チーム全体の通話で話された内容を横断検索する方法を紹介しています。

過去の会議も同じ記録に追加できます。MP4ファイルとして保存されたTeamsの録画データがある場合は、ダウンロードしてFabricにアップロードすると、音声・動画の文字起こし機能によってタイムスタンプ付きの検索可能な文字起こしに変換されます。これにより、過去1四半期分のプロジェクト会議も、今後文字起こしする通話と一緒にまとめて検索したり質問したりできるようになります。

よくある質問

Botを使わずにTeams会議を文字起こしするにはどうすればよいですか？

Fabricデスクトップアプリをインストールし、Microsoft Teamsで会議に参加します。Fabricが通話を検知して文字起こしを提案します。会議の参加者一覧には何も追加されません。

Microsoft Teamsで文字起こしがグレーアウトしているのはなぜですか？

Teamsの文字起こし機能は、お使いのMicrosoft 365ライセンスおよび管理者の会議ポリシーに依存します。アカウントにどの設定が適用されているかは、貴社のITチームにお問い合わせください。

他社が主催するTeams会議も文字起こしできますか？

Fabricは会議自体に参加するのではなく、ご自身のパソコン上のデスクトップアプリから動作します。文字起こしを行う前に主催者や参加者に確認し、定められたルールに従ってください。

Fabricは業務上の会議に使えるほど安全ですか？

FabricはAES-256暗号化を採用し、CASA Tier 2に準拠しており、お客様のデータを使ってAIモデルをトレーニングすることはありません。貴社の要件を満たしているかどうかは、IT部門および法務部門にご確認ください。

Teams会議の文字起こしをチームと共有できますか？

はい。閲覧、コメント、または編集の権限を設定して会議メモを共有することも、プロジェクトの会議用に共有スペースを設けることも可能です。

Windowsでも動作しますか？

はい。Fabricデスクトップアプリは、Windows、Mac、Linuxで動作します。

Teamsの通話中にも文字起こしを確認できますか？

はい。リアルタイムで表示され、通話中に検索したりAIに質問したりすることも可能です。

Teams会議の文字起こしは無料プランに含まれていますか？

いいえ。文字起こしにはFabricの有料プランが必要です。チームプランはユーザーごとの席数課金ではありません。