議事録の取り方

議事録は、誰が出席したか、各議題で何が話し合われたか、何が決定されたか、そして誰がいつまでに何を行うことに同意したかといった、会議の正式な記録です。取締役会、委員会、住民会、学校運営協議会、プロジェクト運営グループなど、あらゆる組織が議事録を重視しており、通常は次回の会議で承認されるため、誤りがあればすぐに気付かれます。

このガイドでは、一般的な議事録の作成方法、その作業を難しくしている要因、そしてFabricを活用して会議を文字起こしし、組織のフォーマットに沿って議事録を下書きし、発言内容と照らし合わせて確認し、承認のために回覧する方法について解説します。

一般的な議事録の作成方法

最も古典的な方法は、指定された記録担当者が会議中にタイピングや手書きでメモを取る方法です。担当者が議題を熟知しており、議論のスピードについていける場合は機能しますが、目まぐるしい議論を追いながら決定事項を正確に記録するのは難しく、記録担当者が議論に参加できることはめったにありません。

スマートフォンで会議を録音し、後から議事録を作成すれば、作業の元となる完全な記録が残せます。ただし、これには時間がかかります。90分の音声ファイルの中から動議が可決された瞬間を見つけ出すには、音声を何度も早送り・巻き戻しして探さなければなりません。

多くの組織では、WordやGoogleドキュメントに標準的な見出しを設定した議事録テンプレートを用意しています。テンプレートは統一感を保つのに役立ちますが、各議題の結果がどうなったのかを判断するという最も難しい部分は、依然として作成者に委ねられています。作成された議事録案はメールで回覧され、修正点は返信として届くため、誰かがそれらを手作業で統合しなければなりません。

ステップ1：会議の前に議事録ノートを準備する

会議名、日時、出席者、欠席者、各議題の見出し、決定事項のセクション、担当者と期日を含むアクションアイテム、次回会議の日時など、組織の議事録構成に沿ったノートをFabricで作成します。1つをテンプレートとして保持し、会議ごとにその構成を新しいノートに貼り付けて使用します。

会議が始まる前に、議題や出席予定者など、すでに分かっている情報を記入しておきます。Fabricのノートおよびドキュメントエディタは共同編集に対応しているため、議長が同じノート上で議題を追加することも可能です。

ステップ2：会議を文字起こしする

Zoom、Microsoft Teams、またはGoogle Meetで開催される会議の場合、Fabricのデスクトップアプリが通話を検出し、ボットを参加させることなく文字起こしを提案します。対面での会議の場合は、任意のFabricアプリで音声ノートまたは会議ノートを手動で開始し、スマートフォンやノートPCをテーブルの中央に置きます。セットアップの詳細は、対面会議を録音および文字起こしする方法をご覧ください。

文字起こしには有料プランが必要です。グループ向けオプションについてはチーム向け料金プランをご確認ください。会議の開始時に、議事録作成のために文字起こしを行っていることをアナウンスし、その旨も議事録に記録してください。また、録音に関する組織の規則や地域の法令も確認しておきましょう。

会議中は、各議題の見出しの下に「動議可決、賛成6、棄権1」や「会計担当が修正予算案を配布予定」といった簡単なメモを追加します。文字起こしはリアルタイムで進むため、次の議題に移る前に動議の正確な文言を確認したい場合は、文字起こし内を検索することができます。

ステップ3：まとめから議事録を下書きする

会議が終了するとすぐに、Fabricは文字起こしと各見出しの下に追加されたメモを読み取り、まとめを作成します。これを議事録のベースとして使用します。議事録ノートを開き、テンプレートの構造に従って会議内容から各セクションを埋めるようAIアシスタントに指示します。AIによってノートに加えられた変更は、個別に承認または却下できます。

議事録は一言一句を記録するものではなく、決定事項やアクションを記録するものであるため、下書きを文字起こしと照らし合わせて確認してください。アシスタントはクリック可能なタイムスタンプ付きで情報源を引用するため、決定が下された瞬間をすばやく再生して、誰がそれを提案したかを確認できます。人名や数値の聞き間違いがある場合は、文字起こし自体を修正してください。

ステップ4：下書きを回覧して承認を記録する

下書きを出席者にコメント権限で共有します。出席者はテキストをハイライトしてコメントを追加でき、修正を行ったら各コメントを完了としてマークできるため、メールのスレッドではなくチェックリストのように修正作業を進められます。コラボレーションでは、コメントや権限についてさらに詳しく説明しています。

議事録が承認されたら、閲覧専用として共有するか、メンバーや住民などより広い範囲に共有する必要がある場合はリンクとして公開します。機密の議事録については、ProプランおよびTeamプランでパスワード保護を追加できます。パスワードのリセット機能はないため、パスワードマネージャーに保存してください。

時間が経つにつれて、議事録のフォルダは検索可能な記録集になります。Fabric検索は意味を理解して一致するものを探すため、「会費の変更にいつ合意したか」といった検索でも適切な会議を見つけ出せます。決定事項が失われないように記録を保持する方法では、この側面についてさらに掘り下げて解説しています。

よくある質問

会議の議事録には何を含めるべきですか？

通常は、会議名、日時、出席者および欠席者、各議題の要約、決定事項、担当者と期日を含むアクションアイテム、次回会議の日時を含めます。組織によって所定のフォーマットが定められている場合もあります。

AIで会議の議事録を作成できますか？

AIは下書きを作成できます。Fabricは文字起こしとメモからまとめを作成し、AIアシスタントがそれをお使いの議事録フォーマットに再構成します。記録担当者は、回覧する前に下書きを文字起こしと照らし合わせて確認する必要があります。

議事録は一言一句漏らさず記録すべきですか？

一般的にはその必要はありません。議事録は、内容を理解するのに十分な背景情報とともに、決定事項や合意事項を記録するものです。正確な文言を確認する必要がある場合でも、Fabric上に文字起こしが残されています。

対面会議の議事録はどのように取ればよいですか？

任意のFabricアプリで音声ノートまたは会議ノートを手動で開始し、部屋全体の音声を拾える場所にデバイスを置いて、進行に合わせて各議題の下に簡単なメモを追加していきます。

出席者は議事録の下書きにコメントできますか？

はい。下書きをコメント権限で共有してください。出席者はテキストをハイライトしてコメントを追加でき、対応が済んだコメントは完了としてマークできます。

取締役会の議事録を非公開にすることはできますか？

Fabricのコンテンツは、共有または公開しない限り非公開です。また、ProプランおよびTeamプランでは、ファイルやフォルダにパスワードを設定することもできます。

Fabricで議事録を取るには有料プランが必要ですか？

ノート機能は無料プランに含まれているため、手入力で議事録を作成することは可能です。会議の文字起こし機能を利用するには有料プランが必要です。

過去の会議の決定事項を探すにはどうすればよいですか？

その決定事項の内容を説明するように検索してください。Fabricは意味に基づいて議事録や文字起こしを検索し、該当するタイムスタンプの位置で文字起こしを開きます。

会議後、どのくらいで議事録を送るべきですか？

多くの組織では、記憶が新しいうち（数日以内）に下書きを回覧することを目指しています。Fabricなら会議が終了するとすぐにまとめが生成されるため、その日のうちに議事録の下書き作成を開始できます。