メールを要約する方法

改定された条件を提示するサプライヤーからの連絡、複数の日程が埋もれた学校からのお便り、3つの添付ファイル付きで住宅購入の次の段階を説明する弁護士からのメールなど、長くなるべくして長くなるメールがあります。あるいは、40件もの返信が続き、5人のメッセージにまたがって現在の状況が散らばっているようなスレッドもあります。いずれの場合も、生じる疑問は基本的に同じです。「これには何が書かれていて、自分は何をすればいいのか？」

このガイドでは、メールの要点を把握するための一般的な方法と、Fabricでそれを行う2つの方法（メッセージを転送する方法、または受信トレイを連携してAIアシスタントに既存のメールを要約させる方法）について解説します。

メールを要約する一般的な方法

しっかりと読み通すことは今でも基本であり、重要かつ単一のメッセージであればそれが適切な判断であることも多いです。しかし、スレッドが長くなるにつれて負担は増大します。長いスレッドでは、最新の返信だけを読み、文脈を追うために上へスクロールするものの、途中で合意された変更点を見落としてしまいがちです。

現在、多くのメールクライアントがスレッドの先頭にAIによる要約を表示する機能を提供しています。メールがある場所にそのまま表示されるため便利です。目の前にあるやり取りに対して機能するため、一度に1つのスレッドを処理するのに適しており、要約もメールクライアント内に収まります。

もう1つの一般的な方法は、テキストをChatGPTやClaudeにコピーすることです。柔軟な要約が得られ、追加の質問も可能です。ただし、長いスレッドは貼り付ける前に整理する必要があり、添付ファイルは別途送信しなければならず、要約はメールや関連情報から離れたチャット履歴の中に残ってしまいます。また、個人や仕事のメールを一般的なチャットボットに貼り付けることに不安を感じる人もいます。

ステップ1：メールをFabricに転送する

個別のメールやスレッドの場合は、専用のFabricメールアドレスに転送します。添付ファイルも一緒に届くため、契約書やPDFの予定表が、それを説明するメッセージのすぐ隣に保存されます。Fabricは、認証済みのあなたのアカウントアドレスからのメールのみを受け付けます。チームで利用する場合は送信元アドレスを追加承認できるため、同僚も同じ場所に転送可能です。

転送はあらゆるデバイスのあらゆるメールクライアントから行え、無料プランにも含まれています。日程、条件、指示、決定事項など、保存して後で見返したいメールに適しています。

ステップ2：GmailやOutlookを連携して受信トレイ全体を同期する

メールがある場所でそのまま要約したい場合は、受信トレイを連携します。Fabricマーケットプレイスにアクセスし、GmailまたはOutlookを選択して「インストール」をクリックします。アクセス許可の画面が表示されるので、メールアカウントにサインインしてアクセスを許可してください。Fabricに戻り、連携が完了したことが確認されます。

連携が完了すると、検索やAIアシスタントがFabric内の他のコンテンツと並んでメールにもアクセスできるようになります。設定は一度だけで、その後もこれまで通りGmailやOutlookで閲覧や返信を続けられます。連携には有料プランが必要です。

ステップ3：要約を取得する

Fabricは、転送されたメールを含め、保存した各アイテムの短い要約を作成するため、メッセージが届くとすぐに要点を確認できます。また、メールが扱っているトピックを抽出してタグを提案するため、設定したスマートコレクションによって、例えば引っ越しに関するすべてのメールを1か所にまとめることができます。

特定の質問に合わせた要約が必要な場合は、AIアシスタントを使用します。転送したメールがフォルダ内にある場合、そのフォルダを開いてアシスタントを起動すると、対象が自動的にそのフォルダに絞り込まれます。「このスレッドを要約し、合意されたこと、未解決のこと、私が対応を求められていることをリストアップして」のように質問してください。回答には参照元のメールがクリック可能なリンク付きで引用されます。1つのサブスクリプションでGemini、OpenAI、Claude、DeepSeekなどの主要ラボのモデルを利用できるため、好みの要約を作成するモデルを選択できます。

受信トレイを連携している場合は、「検索」をクリック（またはMacではCmd+F、WindowsではCtrl+Fを押下）し、Webおよびデスクトップでは検索画面の右側、モバイルでは下部ドロワーにあるナレッジ検索パネル内をクリックします。Fabricおよび連携済みアプリ全体を検索するため、「3月以降、大家さんは敷金について何と言っていますか？」といった質問で、複数の独立したスレッドから情報を引き出すことができます。同じパネル内で追加の質問も行え、アシスタントに直接質問した場合も同様の検索が実行されます。詳細はFabric検索をご確認ください。

ステップ4：要約をメールと一緒に保管する

アシスタントの回答をノートとして保存し、転送したメールと同じフォルダに保管します。次にその話題が必要になった際、最初に要約を読むことができ、元のメールへも1クリックでアクセスできます。

アシスタントにはメールで問い合わせることも可能です。Fabric内の各AIには専用の受信アドレスがあるため、任意のメールクライアントからメッセージを送信して返信を受け取ることができます。スマートフォンを使っていて別のアプリを開きたくない場合に便利です。

メールが大量に届く送信元に対しては、単発の要約よりもルーティン化する方が効果的です。学校からのメールを受信トレイで埋もれさせない方法で、その設定例を紹介しています。

よくある質問

長いメールスレッドをAIに要約させるにはどうすればよいですか？

スレッドをFabricのメールアドレスに転送し、それが保存されているフォルダでAIアシスタントを開いて要約を依頼します。回答には参照元のメッセージが引用されます。

FabricはGmailやOutlookのメールを要約できますか？

はい、可能です。FabricマーケットプレイスからGmailまたはOutlookを連携し、ナレッジ検索パネルまたはAIアシスタントで質問してください。連携には有料プランが必要です。

メールを無料で要約できますか？

Fabricアドレスへのメール転送は無料プランに含まれており、これにはAIの限定的な利用も含まれます。GmailやOutlookの連携には有料プランが必要です。

添付ファイルも要約されますか？

転送された添付ファイルはメールと一緒にFabricに保存され、AIアシスタントはそれらが含まれるフォルダに関する質問に答える際に添付ファイルの内容も読み取ることができます。

自分のFabricアドレスにメールを送信できるのは誰ですか？

デフォルトでは、認証済みのFabricアカウントのアドレスのみです。チーム環境では、追加の送信元アドレスを承認することができます。

関連する複数のメールを一度に要約できますか？

はい、可能です。同じトピックの転送メールを1つのフォルダにまとめてアシスタントに依頼するか、ナレッジ検索パネルで質問して連携済みの受信トレイから情報を取得してください。

単なる要約だけでなく、メールの内容をわかりやすい言葉で説明してほしい場合はどうすればよいですか？

アシスタントに要約だけでなく、わかりやすく説明するよう依頼してください。AIを使ってわかりにくい手紙や請求書を解説してもらう方法に、効果的な質問の例が掲載されています。

件名を覚えていなくても、後から過去のメールを見つけることはできますか？

はい、可能です。内容を説明すれば、キーワードだけでなく意味に基づいて検索がヒットします。過去のメール添付ファイルを素早く見つける方法で、添付ファイルの検索について解説しています。