会議を要約する方法

ほとんどの会議は、同じちょっとした作業で終わります。決定事項、担当者、持ち越しになった課題を誰かが書き留めなければならないという作業です。この作業を誰にも割り当てていないと、まとめはチャットのスレッドに数行書かれる程度で終わるか、全く作成されずに2週間後に同じ議論が繰り返されることになります。

このガイドでは、チームが会議を要約する一般的な方法と、Fabricでそれを行う方法について解説します。Fabricでは、文字起こしと自分のメモを組み合わせて要約が作成され、会議に関する後からの質問にもタイムスタンプ付きで答えることができます。

一般的な会議の要約方法

従来の方法は、専任の書記を決めることです。他の参加者が話している間に1人が入力し、後でメモを整理して要約を作成します。その要約には書記が重要だと思ったことが反映され、また書記自身は議論にあまり参加できなくなります。さらに、その人がすべての会議に出席していることや、メモがチームの他のメンバーが見つけられる場所に保存されていることにも依存します。

現在では、参加者として通話に参加するAI書記（notetaker）が普及しています。誰も入力することなく、文字起こしと要約を作成してくれます。ボットが参加者リストに表示されるため、外部のゲストから質問されることがあり、要約は会議の対象だったプロジェクトファイルとは切り離された、その書記アプリ自体に届きます。

Zoom、Microsoft Teams、Google Meetは、一部のプランで独自の組み込み要約機能を提供しています。それぞれのプラットフォーム内では便利です。しかし、複数のプラットフォームを使用しているチームでは、要約が複数の場所に分散してしまい、業務リーダーがよく口にするようなお馴染みの結果に陥ります。つまり、決定は下されたものの、どこでいつ決まったのか誰も見つけられず、結局また同じ議論をすることになるのです。

ステップ1：デスクトップアプリをインストールして通話を開始する

Mac、Windows、またはLinuxにFabricデスクトップアプリをインストールします。その後、通常どおりZoom、Microsoft Teams、またはGoogle Meetで通話を開始します。Fabricが会議を検出し、文字起こしの開始を提案します。通話にボットは参加しないため、参加者リストには実際の会議の参加者のみが表示されます。会議の文字起こしには有料プランが必要です。

会議室でのミーティング、現地訪問、コーヒーを飲みながらの会話などの場合は、モバイルダウンロードページにあるiOSやAndroidアプリを含む、任意のFabricアプリでボイスメモまたはミーティングノートを手動で開始してください。対面会議を録音および文字起こしする方法で、その設定について説明しています。

ステップ2：文字起こしと並行して自分のメモを取る

会議の前や最中に、アジェンダ、回答を得たい質問、重要な発言があった際の一言など、Fabricにメモを記入します。通話中、文字起こしはリアルタイムで表示され、検索したりAIに質問したりできるため、途中参加したときや話の文脈を見失ったときに役立ちます。クライアントとの通話では、事前に数行（前回のリクエスト内容、今回相手に求めることなど）を書いておくことで、文字起こしだけでは得られないコンテキストを要約に持たせることができます。

あなたのメモには、最も重要だと思うポイントや引き受けることにしたフォローアップ作業など、文字起こしだけではカバーできない内容が含まれます。会議のメモと文字起こしを組み合わせる方法では、最終的な要約をより有用なものにするためのメモ作成の習慣について説明しています。

ステップ3：会議終了後に要約を確認する

会議が終了するか、手動のボイスメモまたはミーティングノートを停止すると、Fabricはあなたのメモと文字起こしを一緒に分析し、会議のまとめを作成します。そのまとめがあなたの要約となります。AIボイスノートのページで、アプリ内でミーティングノートがどのように表示されるかをご確認いただけます。

会議の記憶が新しいうちに目を通し、不正確な点があれば修正してください。文字起こしは編集可能なので、要約を他の人に共有する前に、人名、数字、製品用語などを修正しておくと役立ちます。修正済みのまとめは、フォローアップメールの起点として活用したり、決定事項をプロジェクトドキュメントにコピーする際の情報源として利用したりできます。

ステップ4：会議についてフォローアップの質問をする

まとめには主要なポイントが網羅されています。さらに詳しい内容を確認したい場合は、ミーティングノートが保存されているフォルダーを開き、AIアシスタントを開いてください。アシスタントはそのフォルダー内に限定して検索を行い、録音のタイムスタンプを引用して回答します。そのため、「Priyaは発売日について具体的に何と言っていましたか？」と質問すれば、彼女が発言した瞬間へのリンク付きで回答が返ってきます。

同じフォルダーは一連の会議でも機能します。過去6回の定例通話で価格について何が決定されたか、またはどの未解決の質問が繰り返し浮上しているかを質問してみてください。会議全体で繰り返し現れるテーマを見つける方法では、このような振り返りについてさらに詳しく説明しています。残しておく価値のある回答はメモとして保存できます。

ステップ5：必要なメンバーに要約を共有する

共有リンクを使用して、閲覧、コメント、または編集の権限を選択し、同僚とミーティングノートを共有できます。通話に参加していたクライアントなどの外部のユーザーも、サインアップなしで共有リンクを開くことができます。Fabricのコラボレーションツールを使用すると、他のユーザーが要約にコメントしたり、覚えている内容を追加したりできます。定期的な会議の場合は、毎週のメモを1つのフォルダーにまとめて保管することで、すべての履歴が1か所に集まり、アシスタントに参照させることができます。

多くの会議を開催するチーム向けに、Fabricの会議ナレッジベースページでは、録音やメモが時間の経過とともに検索可能な記録としてどのように蓄積されていくかを説明しています。

よくある質問

ボットを使わずにZoom会議のAI要約を取得するにはどうすればよいですか？

Fabricデスクトップアプリをインストールし、Zoom通話を開始します。Fabricが会議を検出して文字起こしを提案し、通話終了時にまとめを作成します。ボットが参加することはありません。詳細はボットを通話に参加させずに会議のメモを取る方法をご覧ください。

これはMicrosoft TeamsやGoogle Meetでも機能しますか？

はい。デスクトップアプリはZoom、Microsoft Teams、Google Meetでの会議を検出します。

対面での会議も要約できますか？

はい。スマートフォンを含む任意のFabricアプリで、手動でボイスメモまたはミーティングノートを開始してください。停止すると、Fabricは録音と取ったメモから同様のまとめを作成します。

自分のメモも会議の要約に含まれますか？

はい。会議が終了すると、Fabricはあなたのメモと文字起こしを一緒に分析するため、両方がまとめに反映されます。

会議中に質問することはできますか？

はい。文字起こしはリアルタイムで表示され、会議の進行中に検索したり、AIに質問したりすることができます。

過去の会議で誰かが言ったことを見つけるにはどうすればよいですか？

検索機能は会議の文字起こしに対応しており、結果からそのタイムスタンプに直接ジャンプできます。また、録音内の該当する瞬間を引用してくれるAIアシスタントに質問することもできます。

会議の文字起こしを編集できますか？

はい。文字起こしは編集可能です。要約を共有する前に、名前や専門用語を修正するのに役立ちます。

会議の要約機能は無料プランで利用できますか？

いいえ。会議の録音は文字起こし機能に依存しており、これには有料プランが必要です。プランの選択肢については料金をご覧ください。