ドキュメントを要約する方法

ドキュメントにはさまざまな形式があり、その多くには要約が付いていません。Wordの30ページに及ぶポリシー文書、PowerPointの役員会用スライド、CSVとしてエクスポートされた四半期スプレッドシート、4人が共同編集したGoogleドキュメントのプロジェクト概要などさまざまです。会議、引き継ぎ、意思決定の前には、行動に移せるだけの正確さを備えた要約が誰にとっても必要になります。

本ガイドでは、さまざまな形式のドキュメントを要約する一般的な方法と、フォルダ全体を横断した要約のリクエストや、変更内容ごとに承認・却下しながらドキュメントに直接要約を書き込む方法など、Fabricでの実践方法について解説します。

ドキュメントを要約する一般的な方法

重要な内容であれば、今でも自分で読んで自分でまとめるのが最も一般的なアプローチです。読む本人が理解できるという点には確かな価値があります。しかし、長いドキュメントでは1時間以上かかることもあり、作成した要約も半年後には見つけにくいメールの中に埋もれてしまいがちです。

現在では、オフィススイート製品にAIが組み込まれています。WordのMicrosoft CopilotやGoogleドキュメントのGeminiは、開いているドキュメントを要約できるため、すべての作業がそのスイート内で完結している場合には便利です。しかし、両方のツールを使っている人や、Wordファイルと一緒にPDFやスプレッドシートも要約したい人は、複数の場所で同じようなリクエストを繰り返すことになります。

ドキュメントをChatGPTやClaudeに貼り付けるのも一般的な方法です。大半の形式に対応しており、読みやすい結果が得られます。しかし、要約はファイルとは切り離されたチャットスレッド内に残り、内容の真偽を確認するには元ドキュメントの該当箇所を自分で探さなければなりません。また、チームではさらに広い範囲で同様の問題が起こりがちです。ドキュメントのどこかに答えがあるにもかかわらず、同僚に聞かなければ見つけられないという状況です。

ステップ1：ドキュメントをFabricに取り込む

Fabricのウェブアプリまたはデスクトップアプリにファイルをドラッグするか、貼り付けるか、「ファイルをアップロード」をクリックします。Fabricは、DOCX、TXT、Markdown、HTML、JSONのドキュメント、PPTおよびPPTXのスライド、CSVおよびXLSXのスプレッドシートに対応しており、AIがこれらを読み取ることができます。

チームが共有ドライブで作業している場合、Fabricデスクトップアプリを使用するとMac、Windows、Linux上にFabricが仮想ドライブとしてマウントされるため、他のフォルダと同じ感覚でドキュメントを取り込めます。Googleドキュメント、スプレッドシート、スライドは、双方向で同期するGoogleドライブ連携を介して取り込まれます。連携機能の利用には有料プランが必要です。検索側からの設定方法については、ファイルの中身でGoogleドライブを検索する方法をご覧ください。

ステップ2：自動要約を活用して仕分ける

Fabricはドキュメントが追加されると、コンテンツタイプやトピックなどの抽出された属性、提案されたタグとともに、各ドキュメントの短い要約を自動で作成します。記録される項目の詳細については、スマート整理のページをご覧ください。引き継いだファイルが入ったフォルダでも、ファイルを開く前に、これらの要約を見るだけでどれが最新のポリシーでどれが古いドラフトかを一目で把握できます。

ステップ3：必要な要約をAIアシスタントにリクエストする

対象のドキュメントが入っているフォルダを開き、AIアシスタントを起動します。アシスタントの参照範囲はそのフォルダに自動的に限定されます。また、フォルダを開かずに右クリックしてアシスタントのコンテキストに追加することも可能です。その後、「新入社員向けにこのポリシーを要約して」、「この2つの概要書のバージョン間で何が変わった？」、「第3四半期のスプレッドシートから、目標未達だった地域とそれぞれの未達幅を教えて」など、その回答をどう活用したいかに合わせて質問します。

すべての回答にはクリック可能な参照元リンクが付いているため、情報源となった段落、スライド、またはファイルを直接開いて確認できます。法務、財務、人事などの重要ドキュメントでは、数秒かけてソースを確認する価値は十分にあります。同じスレッド内で追加の質問をしたり、別の視点からの解釈を得るためにモデルを切り替えたりすることも可能です。ひとつのサブスクリプションで、Gemini、OpenAI、Claude、DeepSeek、Grok、Qwenなどを利用できます。

仕事のドキュメントではなく、分かりにくい手紙や請求書を読み解きたい場合は、AIを使って分かりにくい手紙や請求書を読み解く方法で、プライベートでも活用できる同様のアプローチを解説しています。

ステップ4：ドキュメント内に要約を書き込む

アシスタントはドキュメントを直接編集することも可能です。Fabricドキュメントの先頭にエグゼクティブサマリーを追加したり、長文レポートに短い要約を追加したりするよう指示すると、変更案が提案されます。変更ごとに承認または却下できるため、許可なく内容が書き換わることはありません。これはFabricのノートとドキュメントエディタで動作し、追加された要約はドキュメントを読むすべてのユーザーに表示されます。

要約をドキュメントと分けて管理したい場合は、アシスタントの回答を同じフォルダ内にノートとして保存してください。プロジェクトフォルダ内でドキュメントごとに要約ノートを残しておくと、後から合流したメンバーへの引き継ぎが迅速になります。

ステップ5：チームと要約を共有する

共有リンクを使ってドキュメントや要約ノートを共有し、閲覧、コメント、または編集の権限を設定します。Fabricのロールと権限はスペースおよびファイルレベルで設定でき、閲覧者、コメント投稿者、編集者、管理者のロールが用意されています。コメント投稿者はテキストをハイライトしてコメントを追加でき、対応が完了したコメントには完了マークを付けることができます。

要約付きのドキュメントを蓄積した共有スペースは、時間が経つにつれて、チーム全体が検索して質問を投げかけられるリファレンスへと成長します。構築方法については、共有ナレッジベースを作成する方法をご覧ください。

よくある質問

WordドキュメントをAIで要約するにはどうすればよいですか？

DOCXファイルをFabricにアップロードし、そのフォルダを開いてAIアシスタントに要約を依頼します。回答には参照元の箇所が明記されます。

AIはPowerPointプレゼンテーションを要約できますか？

はい、可能です。FabricはPPTおよびPPTXファイルに対応しており、Googleドライブ連携を通じてGoogleスライドも扱えます。アシスタントにスライド資料全体や特定のスライドの要約を依頼してください。

AIはExcelスプレッドシートを要約できますか？

はい、可能です。アシスタントはCSVおよびXLSXファイルを読み取ることができるため、数値データの要約や、特定のデータに関する質問が可能です。

Googleドキュメントを要約するにはどうすればよいですか？

GoogleドライブをFabricに連携するとファイルが双方向に同期されるため、その後にアシスタントへドキュメントについての質問を行ってください。連携機能の利用には有料プランが必要です。

複数のドキュメントを一度に要約することはできますか？

はい、可能です。それらを1つのフォルダにまとめ、その場所でアシスタントを起動してください。アシスタントはそのフォルダ内に限定して参照し、含まれるすべてのファイルを分析します。

AIにドキュメントへ要約を直接追記してもらうことはできますか？

はい、可能です。アシスタントはドキュメントを直接編集でき、提案された各変更に対して承認または却下を選択できます。

AIによる要約が正確かどうかを確認するにはどうすればよいですか？

引用リンクをご確認ください。各回答にはソースへのクリック可能な参照リンクが含まれているため、要約を信頼する前に元の文脈を確かめることができます。

Fabricの無料プランでもドキュメントを要約できますか？

無料プランにもファイルのアップロードと制限付きのAI利用が含まれています。Googleドライブなどの連携機能には有料プランが必要です。グループ向けのオプションについては、チームプランのページをご覧ください。