クライアントとスプレッドシートを共有する方法

スプレッドシートは、クライアント向けのレポートが多く行き着く場所です。月次のパフォーマンスエクスポート、メディアプラン、予算トラッカー、調査プロジェクト終了時のクレンジング済みデータセットなどがあります。通常、数値自体は正確です。しかし、クライアントは6つのタブと数百行におよぶワークブックを開き、何が変更され、何が重要なのかを自分で把握しなければならないため、説明が不足しがちです。

このページでは、クライアントにスプレッドシートを共有する一般的な方法、バージョンの不一致やコンテキストの欠落がどこから生じるのか、そしてFabricを使用してExcel、CSV、Googleスプレッドシートのファイルを横に要約を添えて、常に最新の状態が保たれる単一のリンクで共有する方法について説明します。

スプレッドシートをクライアントと共有する一般的な方法

最も一般的な方法は、XLSXファイルをメールで送信することです。クライアントは数式がそのまま残された完全なワークブックを受け取り、Excelで作業できます。ただし、相手が自分のコピーを編集し始めると元のファイルと内容が乖離してしまい、次のレポートはファイル名に新しい日付が付いた別の添付ファイルとして届くことになります。また、お使いのマシン上にある他のワークブックへのリンクは、ファイルが手元を離れると機能しなくなります。

Googleスプレッドシートでは双方から閲覧できる単一のライブコピーが保持されるため、毎週変更されるトラッカーやプランに適しています。しかし、Excelで作業するクライアントは、独自の分析を行うためにXLSXとして再エクスポートすることがあり、再び2つのコピーが分かれてしまいます。

レポート作成では、多くのチームがメールにグラフのスクリーンショットを貼り付け、その下にデータを添付しています。メール本文が説明を担い、添付ファイルが数値を担うため、1か月後にはそれらをセットで見つけるのが難しくなります。複数のクライアントを掛け持つフリーランスも、受信トレイ全体で同様の問題を抱えていると話します。メールは送信には便利ですが、後から検索するには時間がかかります。

ステップ1：クライアントごとにスプレッドシートを専用のスペースで管理する

クライアント用のスペースを作成し、スプレッドシートを追加します。FabricはCSVおよびXLSXファイルをサポートしています。ドラッグ＆ドロップするか、「ファイルをアップロード」をクリックしてください。シートがGoogleスプレッドシートにある場合は、Fabricマーケットプレイス経由でGoogleドライブを連携します。Googleドライブ連携は双方向で同期されるため、シートはGoogle側でリアルタイムに保たれ、Fabric側でも常に最新の状態になります。なお、連携機能には有料プランが必要です。

クライアントスペースを共有すると、クライアントはそのスペースのみを閲覧でき、自分自身の数値だけを確認できます。多数のアカウントを管理するチーム向けに、複数クライアント間でファイルを整理する方法で構造の詳細を解説しています。

ステップ2：AIアシスタントを使って平易な言葉で要約を作成する

クライアントのフォルダーを開き、AIアシスタントにスプレッドシートについて質問します。アシスタントはXLSXおよびCSVファイルを読み取ることができ、フォルダー内で開いた場合は、そのフォルダー内にある情報のみに基づいて動作します。「9月と10月のタブ間で何が変わりましたか？」や「リード獲得単価が最も低かった上位3つのキャンペーンはどれですか？」など、具体的に質問してみてください。回答には参照元のファイルが引用されるため、ソースと照らし合わせて各数値を確認できます。

回答をメモとして保存し、クライアントに最初に読んでもらいたい要約へと編集します。ワークブックの横に、何がなぜ動いたのかを説明する数行の文章が添えられているだけで、クライアントが一人で読み解く手間が省けます。送信する前に、メモ内のすべての数値をシートと照合してください。アシスタントが情報源を引用してくれるため確認は迅速に行えますし、送信された数値にはご自身が責任を持つ必要があります。

ステップ3：スプレッドシートと要約を一緒に公開する

そのレポート用の1つのフォルダーにスプレッドシートと要約メモを入れ、フォルダーを公開します。「共有」をクリックして共有モーダルを開き、「公開」タブを開いて「リンクを作成」をクリックします。フォルダーはWebページとして公開されるため、クライアントは要約とファイルを一緒に確認できます。リンクに名前を付け、エンゲージメント分析を収集するか、検索エンジンによるインデックス登録を許可するか、訪問者がFabricにコピーできるようにするか、ダウンロードを許可するかを選択します。

クライアントがExcelでデータを扱う必要がある場合はダウンロードの許可をオンにし、インデックス登録はオフのままにしておきます。Fabricでソースを編集すると公開バージョンも更新されるため、送信後に数値を修正した場合でも、クライアントのリンクには修正済みのファイルが表示されます。すべての成果物をクライアントに1ページで送信する方法では、これをエンゲージメント全体のページへと拡張する方法を解説しています。

レポートを受け取るのではなく、シート自体でクライアントと共同作業を行う必要がある場合は、通常どおりGoogle経由でGoogleスプレッドシートを共有してください。Googleドライブ連携が設定されていれば、相手の編集内容がFabricに反映されます。

ステップ4：財務データを保護し、届いたことを確認する

予算、給与、収益データなどは、限定公開リンク以上の保護が必要になることがよくあります。スプレッドシートまたはそのフォルダーを右クリック（または開いて3点リーダーのメニューを使用）し、「パスワード保護を追加」を選択してパスワードを入力します。フォルダーにパスワードを設定すると後から追加したファイルにも適用されるため、翌月のレポートも保護されます。パスワードのリセット機能はなく、アクセス権は閲覧者が再入力するまで6時間持続します。パスワード保護はProプランおよびTeamプランで利用できます。

エンゲージメント分析を有効にすると、各リンクの日時、場所、デバイスごとのアクセス数の推移が表示されます。財務担当とマーケティング担当の責任者の両方にレポートが必要な場合は、それぞれに別々の名前を付けたリンクを送信して、どちらが開いたかを確認できます。リンク分析にはProプランまたはTeamプランが必要です。

よくある質問

メールで送信せずにクライアントとExcelファイルを共有するにはどうすればよいですか？

XLSXをFabricにアップロードし、ダウンロードを許可したリンクとして公開します。クライアントはブラウザでリンクを開き、必要に応じてファイルを保存できます。

AIは自分のExcelファイルやCSVファイルを読み取ることができますか？

はい。AIアシスタントはXLSXおよびCSVファイルを読み取り、使用したファイルを引用しながら質問に答えることができます。

Fabric経由でGoogleスプレッドシートをクライアントと共有できますか？

はい。Googleドライブを連携すると、シートが双方向で同期されます。連携機能には有料プランが必要です。

数字が苦手なクライアントにスプレッドシートをわかりやすく説明するにはどうすればよいですか？

AIアシスタントに何がなぜ変わったのかを尋ね、その回答をメモとして保存・編集し、スプレッドシートと同じフォルダーに公開することで、クライアントに最初に読んでもらうことができます。

クライアントによるスプレッドシートのダウンロードを防ぐことはできますか？

はい。公開リンクを作成する際に「ダウンロードを許可」をオフのままにしてください。

送信後に間違いを見つけた場合はどうすればよいですか？

Fabricで元のファイルを修正してください。ソースを編集すると公開バージョンが更新されるため、同じリンクに修正済みのファイルが表示されます。

スプレッドシートをパスワードで保護できますか？

はい。ProプランおよびTeamプランで保護できます。ファイルまたはフォルダーを右クリックし、「パスワード保護を追加」を選択してください。

無料プランでもクライアントとスプレッドシートを共有できますか？

はい。ダウンロードを含む公開機能は無料プランで利用できますが、AIの使用には制限があります。連携機能、パスワード保護、分析機能には有料プランが必要です。料金プランをご確認ください。