共同研究者と研究成果を安全に共有する方法

研究プロジェクトが1つの機関の中だけで完結することはめったにありません。他大学の共著者は原稿を必要とし、統計担当者はデータセットを必要とし、リサーチアシスタントはインタビューの録音データを必要とし、外部の査読者は背景にある参加者データを見ずに第3章を読む必要があります。関係者それぞれが必要とするものは異なり、従来のツールでは「すべて共有する」か「何も共有しない」の二者択一になりがちです。

このガイドでは、研究チームが機関を越えて資料を共有する際によくある方法、そこで生じる課題、そして各共同研究者に明確な役割を割り当て、機密フォルダーをパスワードで保護し、ファイル上で直接議論を行えるFabricスペースを設定する方法について解説します。

研究チームにおける一般的な資料共有の方法

多くのプロジェクトはメールから始まります。原稿を添付ファイルとして送信し、変更履歴付きで返信され、バージョン番号が増えていきます。この方法は2人なら機能します。しかし4〜5人になると、どのファイルが最新なのかを把握するのが難しくなり、参加者の引用を含むすべての原稿が複数の受信トレイに保存されることになります。

次の段階として、OneDrive、SharePoint、Google Driveなどの所属機関のストレージが利用され、通常は充実したアクセス制御が提供されています。しかし、大学によって外部共有が制限されている場合があり、他機関の共同研究者は個人アカウントを使った回避策を取らざるを得ないことがあります。Zoteroのような文献管理ツールは引用の管理には優れていますが、それらの論文に基づいて作成されたメモや論点は別のGoogleドキュメントに置かれがちで、読む作業と書く作業が分断されてしまいます。

Notionなどのワークスペースはメモを一元管理できますが、PDFの扱いにはあまり適していません。そこで論文に注釈を付け、チーム全体の注釈を横断検索するには、多くのチームにとって割く時間がないほどの手間がかかります。

ステップ1：プロジェクト用のスペースを設定する

プロジェクト用のスペースを作成し、作業の区分ごとにフォルダーを追加します（例：「文献」「データ」「インタビュー」「原稿」など）。PDF、ドキュメント、スプレッドシート（CSVやXLSX）、録音データをドラッグするか、「ファイルをアップロード」をクリックします。研究ワークフローの構築方法では、長期プロジェクトに適したフォルダー構成を紹介しています。

Fabricでは検索機能が各ファイルの内容を読み取るためフォルダーの作成は必須ではありませんが、共有を行う上では便利です。アクセス権やパスワードを設定するための明確な境界線を作ることができます。チームがファイルシステムでの作業を好む場合、デスクトップアプリを使えばFabricを仮想ドライブとしてマウントでき、各ノートPCの容量を消費することなくファイルを開いたときにストリーミング再生・読み込みが行われます。

ステップ2：各共同研究者に適切な役割を割り当てる

「共有」をクリックし、共同研究者を追加します。Fabricには閲覧者、閲覧者（コメント可）、編集者、管理者の4つのロール（役割）があり、スペース単位または個別のファイル単位で設定できます。一緒に執筆する共著者は「編集者」にします。テキストを変更せずに確認してフィードバックを行う外部査読者は「閲覧者（コメント可）」にします。進捗状況を確認するだけでよい資金提供者や指導教員は「閲覧者」に設定できます。

組織外の共同研究者は、アカウント登録なしで共有リンクを利用できます。あるグループの資料を別のグループに見せるべきでない場合（例：2つの共同研究施設など）、それぞれに専用のスペースを用意してください。スペースに招待されたユーザーには、そのスペースのみが表示されます。

ステップ3：機密データにパスワードを設定する

未加工のインタビュー録音、同意書、個人を特定できるデータには、追加のセキュリティ層を設ける必要があります。フォルダーを右クリックするか、フォルダーを開いて3点リーダーのメニューをクリックし、「パスワード保護を追加」を選択します。パスワード保護はProプランおよびTeamプランでご利用いただけます。

フォルダーへのアクセス権を持つすべてのユーザーはパスワードの入力が必要となり、一度入力すると6時間アクセスが維持され、その後再度入力が必要になります。保護されたフォルダーに新しく追加されたファイルには自動的にパスワードが適用されるため、録音データが毎週届くような場合でも安心です。パスワードのリセット機能はないため、チームですでに使用しているパスワードマネージャーに保管してください。この設定が倫理審査の承認条件やデータ共有契約を満たしているかどうかは、ご所属機関の倫理委員会やデータ保護窓口にご確認ください。

ステップ4：ファイル上で直接議論を行う

コメント権限を持つユーザーや編集者は、ドキュメントやPDF内のテキストをハイライトしてコメントを追加できるため、査読者のコメントを該当する文章のすぐ横に表示できます。音声や動画には、タイムスタンプ付きのコメントを残すことができます。すべてのコメントは「完了」としてマークできるため、レビュー作業をチェックリストのように進めることが可能です。注釈機能のページでは、さまざまなファイル形式での表示例をご確認いただけます。

録音データは文字起こしが可能で（文字起こしには有料プランが必要です）、インタビュー内容を論文とあわせて検索できるようになります。文字起こしテキストは編集できるため、分析を開始する前にリサーチアシスタントが人名や専門用語を修正できます。フォルダーを開くとAIアシスタントの参照範囲がそのフォルダー内に限定されるため、複数のインタビューを横断して質問し、録音のタイムスタンプを含む各情報源への参照付きで回答を得ることができます。

ステップ5：研究成果を作業ファイルとは分けて公開する

チーム外のメンバーに概要を送る必要がある場合は、スペースに追加するのではなく、資料を「公開」します。「共有」をクリックし、「公開」タブを開いて「リンクを作成」をクリックします。その後、検索エンジンによるインデックス登録を許可するかどうかをオフにし、ダウンロードを許可するかどうかを設定します。公開リンクは閲覧専用となり、その周辺のフォルダーへのアクセス権は付与されません。

プロジェクトの途中で新しいメンバーが参加した場合は、共同研究者のオンボーディングに最初に共有すべき内容に関する実践的なアドバイスが記載されています。

よくある質問

他大学の共同研究者と研究データを安全に共有するにはどうすればよいですか？

Fabricで相手とスペースまたはフォルダーを共有し、作業に必要な最低限のロールを付与します。個人を特定できるデータが含まれるフォルダーにはパスワードを設定してください。学外の共同研究者は、アカウントがなくても共有リンクを利用できます。

査読者が原稿を編集せずにコメントだけを残すことはできますか？

はい。「閲覧者（コメント可）」のロールを付与してください。テキストをハイライトしてコメントを追加でき、対応が完了したコメントは「完了」としてマークできます。

プロジェクト内の一部のフォルダーを共有し、他のフォルダーを非公開にすることはできますか？

はい。ロールはスペース単位およびファイル単位で設定でき、個別のフォルダーをパスワードで保護することも可能です。お互いの作業内容を見せるべきでないグループがある場合は、個別のスペースをご利用ください。

共同研究者は論文や文字起こしデータを検索できますか？

検索機能はPDFやドキュメント内のテキストを読み取り、文字起こしされた音声や動画も対象となります。検索結果からは正確なページやタイムスタンプを直接開くことができます。文字起こしには有料プランが必要です。

後から追加されたファイルにもパスワード保護は適用されますか？

はい。フォルダーに設定されたパスワードは、その後に追加されたファイルにも自動的に適用されます。

Fabricは所属機関の倫理プロトコルで承認されますか？

その判断は、ご所属機関の倫理委員会またはデータ保護窓口に委ねられます。ファイルの保管方法や共有方法の詳細を共有し、その指示に従ってください。

共有している研究データにAIを使用することはできますか？

はい。フォルダーを開くと、AIアシスタントはそのフォルダー内のファイルのみを参照して情報源を引用しながら回答します。有用な回答はメモとして保存できます。

研究チームにはどのプランが必要ですか？

パスワード保護はProおよびTeamプランで利用でき、文字起こしには有料プランが必要です。Teamプランの料金はシート単位ではありません。詳細はチーム向けプランをご覧ください。