クライアントとプレゼンテーションを共有する方法

ピッチ、キャンペーンのコンセプト提案、あるいは四半期ごとのレビューは、通常、クライアント側の担当者が「資料（スライド資料）を送っていただけますか？」と言うことで終わります。その後、スライド資料は組織内を巡り始めます。マーケティング責任者が財務ディレクターに転送し、財務ディレクターは会議の合間にスマートフォンでそれを読み、また別の誰かは2週間前のメールスレッドから古いコピーを開くことになります。

このページでは、通常どのようにクライアントへプレゼンテーション資料が送信されているか、資料が手元を離れた後にどのような問題が発生しやすいか、そしてPowerPointやGoogleスライドの資料をFabricからリンクとして共有する方法について説明します。誰が閲覧したかを確認したい場合はステークホルダーごとに個別のリンクを発行でき、会議後にスライドを更新するオプションも用意されています。

クライアントへの一般的なプレゼンテーション送信方法

PPTXファイルをメールで送信するのが、多くのチームにとっての習慣です。これにより資料の編集可能な状態が維持され、クライアントが社内で再利用したい場合にも都合が良いです。ただし、画像が多い資料は添付ファイルの容量制限を超えることがあり、クライアントの環境に同じフォントがインストールされていない場合、PowerPointが別のフォントに置き換えてレイアウトが崩れてしまいます。

PDFにエクスポートすればレイアウトは固定され、ファイルサイズも小さくなりますが、アニメーションや発表者ノートは失われます。Googleスライドの共有リンクなら常に最新のコピーを1つに保つことができ、Google Workspaceを使用しているクライアントに適しています。一方、Microsoft 365を使用しているクライアントにプレゼンテーションを行うチームでは、アクセス権の要求やサインインのプロンプトによって進行が滞ることがあります。

資料が読まれたかどうかを知りたい創業メンバーや営業チームは、DocSendなどのドキュメント追跡ツールを追加することがよくあります。これは追跡には適していますが、ファイルとそれを読む人の間にもう1つツールが増えることになります。

ステップ 1: クライアントのスペースにスライド資料を追加する

PPTまたはPPTXファイルをクライアントのスペースにドラッグするか、「ファイルをアップロード」をクリックしてアップロードします。Googleスライドで資料を作成している場合は、FabricマーケットプレイスからGoogleドライブを連携するとスライドが取り込まれます。Googleドライブとの連携は双方向に同期され、連携機能のご利用には有料プランが必要です。

参考にしたリサーチ、要件定義書、ピッチ会議の録画など、関連資料もスライドと一緒に保管しておきましょう。クライアントから追加の質問があった場合でも、その回答は同じスペース内にあるはずです。クライアントワークをプロフェッショナルに納品する方法では、このような引き渡しのまとめ方について、より幅広いアドバイスを紹介しています。

ステップ 2: ステークホルダーごとに個別のリンクを発行する

「共有」をクリックして共有モーダルを開き、「公開」タブを開いて「リンクを作成」をクリックします。「Dana, CMO」のように、受け取る相手に合わせた名前をリンクに付け、「エンゲージメント分析を収集」をオンにします。各ステークホルダーに対してこの手順を繰り返します。公開リンクは必要な数だけ作成でき、それぞれに独自の設定を行えます。各リンクをコピーして、該当する担当者に送信します。

各リンクには、経時的なトラフィックのグラフに加えて、訪問日、各訪問者の場所やデバイス情報が表示されます。アナリティクスには訪問者の名前は表示されません。そのため、個人ごとに名前付きリンクを作成することが重要になります。リンクを比較することで、誰が資料を開き、誰が開いていないかを確認できます。リンク分析はProプランおよびTeamプランで利用可能です。投資家がピッチ資料を読んだかどうかを確認する方法では、この同じ手法を資金調達に適用する方法を解説しています。

ステップ 3: ダウンロード、インデックス登録、パスワードの設定

公開リンクごとに独自の設定が可能です。クライアントが社内で再利用するためにファイルを必要としている場合は「ダウンロードを許可」にし、閲覧のみを目的としている場合はオフにしておきます。クライアントワークの場合は、「検索エンジンによるインデックス登録を許可」をオフにします。また、訪問者が資料をご自身のFabricにコピーできるようにするかどうかも選択できます。スライドに価格情報や未公開の計画が含まれている場合は、パスワードを追加します。資料を右クリックし、「パスワード保護を追加」を選択してパスワードを入力してください。リセット機能はなく、閲覧者は6時間後に再入力する必要があります。パスワード保護にはProまたはTeamプランが必要です。

自社ブランドでプレゼンテーションを行いたい代理店は、カスタムドメインで公開できるため、リンクのURLをfabric.soではなく自社のアドレスにすることができます。カスタムドメインはProプランで利用可能です。独自ドメインでファイルを共有する方法でDNSの設定手順を解説しています。

ステップ 4: 会議後にスライド資料を更新する

資料を見たクライアントから、見出しの数値を変更してほしい、タイムラインのスライドを1枚追加してほしいなど、修正を求められることはよくあります。その場合はFabric内の元データを変更してください。元データを編集すると公開バージョンも更新されるため、すべてのステークホルダーのリンクに修正済みのスライドが反映され、財務ディレクターが先週の数値を読み続けてしまうような事態を防げます。

追加の質問に備えるには、クライアントのフォルダを開き、AIアシスタントに「この資料のどの数値が第2四半期のリサーチに基づいているか？」といった質問を投げかけてみてください。フォルダ内を対象に機能し、使用したファイルを出典として示します。下書きに対してクライアントからスライドごとのコメントをもらいたい場合は、コメント権限を付与してPDFエクスポートを共有します。コメント投稿者はPDF内のテキストをハイライトしてコメントを添付でき、対応済みのコメントは完了としてマークできます。

よくある質問

ファイルをメールで送信せずにクライアントへPowerPointを送るにはどうすればよいですか？

FabricにPPTXをアップロードし、リンクとして公開します。クライアントはブラウザで開くことができ、ダウンロードを許可するかどうかはあなたが決定できます。

クライアントがプレゼンテーションを閲覧したかどうかを確認できますか？

はい、ProまたはTeamプランのエンゲージメント分析で確認できます。各リンクでアクセス数、日時、場所、デバイスが確認できます。相手ごとに専用の名前付きリンクを送信することで、誰が開いたかを把握できます。

FabricからGoogleスライドをクライアントと共有できますか？

はい。Googleドライブを連携すると、双方向の同期を通じてGoogleスライドが取り込まれます。連携機能のご利用には有料プランが必要です。

クライアントによる資料のダウンロードを禁止することはできますか？

はい。公開リンクを作成する際に「ダウンロードを許可」をオフにしておけば、ファイルを保存されることなく閲覧のみを行ってもらえます。

リンクを送信した後にプレゼンテーションを更新するにはどうすればよいですか？

Fabricで元データを編集してください。公開バージョンが更新されるため、送信済みのリンクに新しいスライド資料が反映されます。

クライアントにはPowerPointファイルとPDFのどちらを送信すべきですか？

クライアントがスライドの編集や再利用を必要としている場合はPowerPointを、レイアウトをデザイン通りに完全な形で維持したい場合はPDFを送信してください。Fabricでは両方をクライアントのスペースに保持し、ダウンロードのオン/オフを設定した上で適した方を公開できます。

異なる設定で同じ資料を複数の人に送信できますか？

はい。相手ごとに公開リンクを作成してください。すべてのリンクに個別の名前と設定を持たせることができます。

プレゼンテーションをパスワードで保護できますか？

はい、ProおよびTeamプランで保護できます。資料を右クリックして「パスワード保護を追加」を選択してください。なお、リセットはできないため、パスワードはパスワードマネージャーに保管してください。

無料プランでもクライアントとプレゼンテーションを共有できますか？

はい。ダウンロード設定を含む公開機能は、無料プランでもご利用いただけます。アナリティクス、パスワード、カスタムドメインのご利用には有料プランが必要です。料金プランをご確認ください。