クライアントとPDFを共有する方法

完成したレポート、提案書、スタイルガイド、監査資料などは、通常PDFとしてクライアントに送られます。最初のコピーが添付ファイルとして送信され、クライアントからいくつかの質問が返され、修正版が送られますが、その1週間後、クライアント側の誰かが最初のファイルを同僚に転送してしまい、誤った数値を見られてしまうといったことが起こります。

このページでは、クライアントにPDFを送信する一般的な方法とそれぞれで発生しがちな問題点、そしてFabricからご自身で管理できるリンクとしてPDFを送信する方法について説明します。これにより、クライアントはファイルを閲覧でき、許可されていればダウンロードも可能で、意見を求めたいときにはコメントを付けてもらうことができ、常に最新バージョンが表示されるようになります。

一般的に行われているクライアントへのPDF送信方法

メールの添付ファイルが標準的な方法です。設定が不要で、クライアントもすでに開き方を理解しています。問題が生じるのは修正時です。変更があるたびに新しい添付ファイルが必要になり、「提案書_v4_最終_修正版.pdf」のようなファイル名が出回り始め、誤ったまま送信されたバージョンを取り消す方法はありません。高解像度の画像を含むサイズの大きいPDFは、添付ファイルのサイズ制限に引っかかることもあります。

GoogleドライブやDropboxのリンクを使用すれば、サイズの問題は解決され、ファイルを差し替えることも可能です。しかし、クライアント業務でこれを使用する人々は、別の負担についてよく言及します。作業用ファイルの横にフォルダビューがクライアントに見えてしまったり、ファイルごとに共有設定を調整しなければならなかったり、「アクセス権を持つ全員」に設定されたリンクがプロジェクト終了後もずっと有効なまま残ってしまったりすることです。

フィードバックもまた課題となります。クライアントは「7ページ目、第2段落の日付が間違っています」といったメモで返信してくる傾向があり、これを正しいバージョンの該当ページと手作業で照合しなければなりません。

ステップ1：クライアントのPDFを専用のスペースに配置する

クライアント用のスペースを作成し、そこにPDFを追加します。ファイルをドラッグするか、貼り付けるか、あるいは「ファイルをアップロード」をクリックします。アップロード機能は大量のファイルを一度に処理できるため、プロジェクトフォルダ全体をまとめて移行できます。Finderやエクスプローラーで作業する場合は、FabricデスクトップアプリがFabricをドライブとしてマウントするため、他のフォルダと同様にPDFをクライアントのスペースへ移動できます。

各クライアントを別々のスペースに分けておくことは、後々重要になります。そのスペースを共有すると、クライアントにはそのスペースのみが表示され、ワークスペース内の他のものは一切表示されません。クライアントに自身のファイルのみへのアクセス権を付与する方法では、その設定手順を個別に説明しています。

ステップ2：クライアントに閲覧のみを許可するか、コメントも許可するかを決める

Fabricには外部へ送信する方法が2つあり、プロジェクトの状況に応じて使い分けることができます。「公開」は納品用のリンクを作成します。クライアントはPDFを閲覧でき、許可されている場合はダウンロードも可能ですが、コメント機能はありません。「共有」はコラボレーションを目的としています。クライアントに閲覧者、コメント投稿者、または編集者のいずれの権限を与えるかを選択でき、外部のユーザーはアカウント登録なしで共有リンクを開くことができます。

フィードバックが欲しいドラフトの場合は、コメント投稿者の権限で共有します。クライアントはPDF内の文章をハイライトしてコメントを付けることができるため、誤った日付に関する指摘はその日付の上に直接配置されます。各コメントは対応完了後に完了としてマークできるため、一連のフィードバックを作業リストとして進めることができます。役割と権限のページでは、各役割で実行できることについて説明しています。

ステップ3：最終版のPDFをリンクとして公開する

PDFの納品準備が整ったら、「共有」をクリックして共有モーダルを開き、「公開」タブを開いて「リンクを作成」をクリックします。リンクに名前を付け、エンゲージメント分析を収集するか、検索エンジンによるインデックス登録を許可するか、訪問者が自身のFabricにコピーすることを許可するか、ダウンロードを許可するかを選択します。ダウンロード機能はすべてのプランで利用可能です。リンクをコピーして送信します。

クライアントワークでは、通常、検索エンジンのインデックス登録をオフにし、ダウンロードをオンにして、クライアントが手元にコピーを保存できるようにします。共有ファイルが検索エンジンにインデックスされるのを防ぐ方法では、この設定について詳しく解説しています。納品物が複数のPDFに及ぶ場合は、代わりにフォルダを公開してください。フォルダはすべてのファイルが含まれるウェブページとして公開されます。

契約書や財務情報など、機密性の高いファイルはパスワードで保護することができます。PDFまたはそのフォルダを右クリックし（あるいは開いて3点リーダーのメニューを使用）、[パスワード保護を追加] を選択して、パスワードを入力します。パスワードのリセットはできないため、パスワードマネージャーに保管してください。そのアイテムを開く人はパスワードを入力する必要があり、一度入力すると6時間アクセスが維持されてから再入力を求められます。パスワード保護はProプランおよびTeamプランでご利用いただけます。

ステップ4：PDFを更新し、閲覧されたかを確認する

送信後に誤りが見つかった場合は、Fabricにある元のファイルを修正してください。元のファイルを編集すると公開バージョンも更新されるため、すでに送信済みのリンクに修正後のファイルが表示され、クライアントが新しい添付ファイルを探し直す必要はありません。

エンゲージメント分析を有効にすると、公開されたリンクごとに、訪問日、各訪問者のアクセス地域やデバイスとともに、時系列でのアクセストラフィックのグラフが表示されます。分析機能では訪問者の氏名までは特定できないため、クライアント側の複数名にPDFが必要な場合は、ユーザーごとに個別のリンクを作成し（「Priya, finance」、「Tom, legal」など）、それらを比較してください。リンク分析はProプランおよびTeamプランで利用でき、受信者ごとに異なるトラッキングリンクを送信するでこのアプローチの詳細を紹介しています。

よくある質問

クライアントがPDFを開くにはFabricアカウントが必要ですか？

いいえ。外部のユーザーはアカウント登録なしで共有リンクを開くことができ、公開されたリンクは通常のウェブページと同じようにブラウザで開きます。

クライアントはPDFをダウンロードできますか？

はい。公開リンクの作成時にダウンロードの許可をオンにしていれば可能です。このオプションは、無料プランを含むすべてのプランで利用できます。

クライアントは送信されたPDFにコメントできますか？

はい。コメント投稿者権限を持つ共有リンクを通じて可能です。テキストをハイライトしてコメントを追加でき、対応済みのコメントは完了としてマークできます。公開リンクは閲覧とダウンロード専用であるため、コメントはできません。

送信前にPDFをパスワード保護するにはどうすればよいですか？

PDFを右クリックし、[パスワード保護を追加] を選択してパスワードを入力します。これにはProまたはTeamプランが必要であり、パスワードのリセットはできませんので、安全な場所に保管してください。

クライアントがPDFを開いたかどうかを確認できますか？

分析機能を有効にすると、公開リンクごとにアクセス数、日時、アクセス地域、デバイスを確認できます。どの人物が開いたかを把握するには、対象者ごとに名前を付けた個別リンクを用意してください。

リンク送信後にPDFを変更する必要が生じた場合はどうなりますか？

Fabric内の元ファイルを編集すると公開バージョンが更新されるため、同じリンクに新しいファイルが表示されます。

1つのリンクで複数のPDFを送信できますか？

はい。それらをフォルダに入れ、そのフォルダを公開してください。各PDFが掲載されたウェブページとして表示されます。

無料プランでクライアントとPDFを共有できますか？

ダウンロード機能を含む公開は無料プランで利用できます。パスワード保護とリンク分析にはProまたはTeamが必要です。各プランに含まれる機能は料金プランのページをご確認ください。