クライアントとメモを共有する方法

クライアントワークのメモは、最初は雑然としているものです。ヒアリング時の箇条書きの断片、ワークショップの手書きメモ1ページ、退出間際に誰かが撮影したホワイトボードの写真、その後のタクシーの中でスマホで打ち込んだ数行のテキストなどさまざまです。クライアントは話し合われた内容の整理されたバージョンを、できれば当日中に求めていますが、大抵は後から見返すのが難しい長文メールとして送信されて終わってしまいます。

このページでは、普段どのようにクライアントへメモが共有されているか、そのプロセスのどこで詳細が抜け落ちてしまうのか、そしてFabricからメモを共有する方法（1か所に記録し、AIアシスタントで整え、クライアントが読んだりコメントしたり追記したりできるページとして送信する手順）について解説します。

普段のクライアントへのメモ共有方法とその課題

メモをメールにコピーして送るのが最も一般的です。手早く済み、クライアントも受信トレイですぐに読めます。しかし、送信時に書式が崩れることが多く、画像やホワイトボードの写真は添付ファイルになってしまい、クライアントが1か月後にメモを参照しようとしたときには、受信トレイで該当するスレッドを検索して探す羽目になります。

Appleメモ、OneNote、Notionなどのメモアプリなら、ページを直接共有できます。AppleメモやOneNoteは素早く記録できますが、クライアントが使っているツールが異なるため、結局PDFに書き出したりメールに貼り付けたりすることになりがちです。Notionのページはクライアントとの共有ハブとしてうまく機能しますが、これを用途としている人たちからは、設定やメンテナンス自体が一仕事だという声も聞かれます。

手書きのメモはさらに手間がかかります。テキストに書き起こす（時間がかかる）か、ノートのページをスマホで撮影してメールに添付する（クライアントは読めますが検索はできません）かのどちらかになります。

ステップ1：メモを1か所に集約する

可能な場合は、Fabricに直接書き込みましょう。メモとドキュメントはクライアントのファイルと同じスペースに保存されるため、ミーティングメモを関連するブリーフや成果物のすぐ隣に配置できます。Fabricに貼り付けたテキストはメモになるため、タクシーの中でスマホから入力したような数行のメモにも便利です。iOSやAndroidでは、共有シートを使ってあらゆるアプリからFabricにテキストを送信できます。

紙のメモやホワイトボードには、手書きスキャナーを使用します。モバイルアプリでページを撮影するか、カメラロールやパソコンから画像をアップロードしてください。Fabricが見出し、リスト、キーとなるアイデアを含む構造化されたメモへと変換し、図もそのまま残した上で、元の写真も一緒に保存します。複数ページを別々のメモにすることも、1つのドキュメントにまとめることも可能です。スキャナー機能は無料プランでもご利用いただけます。

オンライン通話のメモの場合、デスクトップアプリを使えば、ボットを参加させることなくZoom、Microsoft Teams、Google Meetのミーティングを文字起こしし、自分のメモと文字起こしを組み合わせてまとめを作成できます。詳細な手順についてはミーティングメモと文字起こしを組み合わせる方法をご覧ください。なお、ミーティングの文字起こしには有料プランが必要です。

ステップ2：送信前にメモを整える

メモを開き、AIアシスタントにクライアントが読みやすい形式に整えるよう指示します。ポイントを見出しごとにグループ化し、略語を正式名称にし、合意した次のステップをそれぞれの担当者とともにリストアップさせましょう。アシスタントはドキュメントを直接編集し、変更点を1つずつ承認または拒否できるように表示するため、確認なしに変更が適用されることはありません。

仕上がりをクライアント目線で一度確認します。自分用に取ったメモには、クライアントの予算に対する見解やステークホルダーに関する懸念など、チーム内向けの所感が含まれていることがよくあります。そうした内容は、共有しないフォルダー内の別のメモに移してください。クライアントに送るバージョンには、先方が誰かに転送しても問題ない内容のみを含めるようにします。

ステップ3：適切な権限でメモを共有する

メモの「共有」をクリックし、クライアントの権限を選択します。議事録なら「閲覧者」が適しています。「コメント可」にすると、クライアントが特定の行をハイライトして、数字の修正などのコメントを追加できるようになり、修正が完了したら各コメントを完了として処理できます。「編集者」は、未解決の質問リストなど、一緒に作り上げていくメモに適しています。外部のユーザーは、アカウント登録をしなくても共有リンクを開くことができます。各権限で可能な操作については、役割と権限のページで詳しく説明しています。

クライアントにメモを読んでもらうだけでよい場合は、代わりに公開機能を使います。「共有」をクリックし、「公開」タブを開いて「リンクを作成」をクリックし、ダウンロードの許可や検索エンジンによるインデックス登録を許可するかどうかなどのリンク設定を選択します。クライアント向けのメモでは、インデックス登録はオフのままにしておきましょう。

ステップ4：クライアントごとに継続的なメモの記録を保持する

クライアントごとの共有メモをスペース内の1つのフォルダーにまとめ、メモ単位ではなくそのフォルダーごと共有または公開します。公開されたフォルダーはWebページとして表示され、Fabric内の元の内容を編集すると自動で更新されるため、新しいミーティングメモもクライアントがすでに持っているページ上に表示されます。長期的な案件では、これが話し合われ合意された内容の共有記録となります。このアプローチの詳細は各クライアントとの関係の継続的なサマリーを保持する方法をご覧ください。

メモに機密情報が含まれる場合は、パスワードを追加しましょう。メモまたはフォルダーを右クリックし、「パスワード保護を追加」を選択してパスワードを入力します。パスワード保護はProプランおよびTeamプランで利用可能で、パスワードのリセット機能はありません。

よくある質問

クライアントとミーティングメモを共有するにはどうすればよいですか？

Fabricにメモを直接入力するか貼り付け、AIアシスタントで整えた後、閲覧者、コメント可、または編集者としてクライアントにメモを共有するか、閲覧専用リンクとして公開します。

手書きのメモをクライアントと共有できますか？

はい。手書きスキャナーでページをスキャンすると、構造化されたメモに変換され、元の写真も保持されます。その上でメモを共有できます。スキャナー機能は無料で利用できます。

共有したメモをクライアントが編集することはできますか？

はい、編集者権限を付与すれば可能です。コメント可の権限であれば、本文を変更することなくコメントを追加してもらえます。

クライアントがメモを読むにはアカウントが必要ですか？

いいえ。共有リンクは、Fabricのアカウントを持っていない外部の人でも開くことができます。

共有するメモから社内向けのコメントを除外するにはどうすればよいですか？

社内向けのメモは共有しないフォルダー内の別のメモに記録し、クライアント向けに整えたバージョンのみを共有してください。

送信前にAIにメモを整理してもらうことはできますか？

はい。AIアシスタントがメモを直接編集でき、各変更点を承認または拒否できます。

クライアントのすべてのメモを1つのリンクで送信できますか？

はい。すべてのメモを1つのフォルダーにまとめ、そのフォルダーを公開してください。Webページとして表示され、メモを追加すると自動的に更新されます。

無料プランでもクライアントとメモを共有できますか？

はい。メモ作成、公開、手書きスキャナーは無料プランで利用できます（AIの利用には制限があります）。文字起こしとパスワード保護には有料プランが必要です。料金プランをご覧ください。