オンラインでファイルを安全に共有する方法

ファイル共有は通常、その時一番手近にある方法から始まります。納税申告書をメールの添付ファイルとして送信したり、クライアント関連の作業フォルダーを「リンクを知っている全員」に設定されたクラウドリンクで送ったり、今すぐ必要だと言われてパスポートのスキャンデータをメッセージングアプリで送信したりします。しかし、そうして送られたコピーは相手の受信トレイやダウンロードフォルダーに残り続け、送信者がそれらを確認したり変更したりすることは二度とできなくなります。

このガイドでは、オンラインでファイルを共有する一般的な方法、それぞれの課題、そしてFabricを使用して役割設定、閲覧専用リンク、パスワード、リンクごとのアクセスデータを活用し、必要なアクセス権だけを持たせて対象の相手に的確にファイルを届ける方法について解説します。

一般的なオンラインファイル共有の方法

メールの添付ファイルが標準的に使われるのは、受信側が新たな準備をする必要がないためです。しかしその代償として、完全なコピーがメッセージとともに相手の手元に渡ってしまいます。転送や保存、再送信が可能であり、容量制限があるため大きなファイルは結局他のサービスを使うことになります。

Googleドライブ、Dropbox、OneDriveなどのクラウドストレージのリンクは、手元にオリジナルを保持できるため、大きな改善と言えます。弱点になりやすいのはその設定です。急いでいるときは、受信者にサインインを求めるよりも「リンクを知っている全員」にする方が簡単に思え、作業が完了した後もその設定が放置されがちです。数年も経てば、作成したことすら誰も覚えていない無数の公開リンクがドライブに残ることになります。

WeTransferなどの転送サービスは、大容量ファイルの一括送信などの単発のやり取りに適しています。リンクに有効期限がある点はメリットですが、ファイルに対するフィードバックを収集することはできず、普段の作業環境からも切り離されてしまいます。残りの隙間を埋めるのがメッセージングアプリですが、これは主に書類の写真などに使われ、そうしたコピーは後から追跡するのが最も困難です。

ステップ1：ファイルをFabricに保存する

ファイルをFabricのウェブ版またはデスクトップアプリにドラッグするか、貼り付けるか、「ファイルをアップロード」をクリックします。アップロード機能により、大量のファイルを一度に処理できます。Finderやエクスプローラーでの作業を好む場合、Fabricデスクトップアプリを使用すると、Mac、Windows、Linux上でFabricを仮想ドライブとしてマウントできるため、通常のフォルダーと同じようにファイルを移動できます。スマートフォンでは、共有シートを使用してあらゆるアプリからファイルを送信できます。

ワークスペース内のすべてのデータは、共有または公開しない限り非公開のまま維持されます。ファイルのアップロードは無料プランでもご利用いただけます。

ステップ2：「共有」か「公開」かを選択する

Fabricには相手にアクセス権を付与する方法が2つあり、適切な方を選択することがセキュリティ対策の大半を担います。「共有」はコラボレーション用です。各ユーザーに役割（閲覧者、コメント投稿者、編集者、管理者）をスペース単位またはファイル単位で割り当て、その役割に応じた操作を許可します。外部のユーザーでも登録なしで共有リンクを開くことができます。各役割で許可される権限については、役割と権限のページをご覧ください。

「公開」はコンテンツの引き渡し・配信を目的としています。公開リンクを使用すると、訪問者はアイテムを閲覧でき、許可されている場合のみダウンロードできます。同一のファイルやフォルダーに対して、それぞれ異なる設定を持つ公開リンクを必要な数だけ作成できます。フォルダーを公開するとWebページとして表示され、Fabric上で元のフォルダーを編集すると表示内容も自動で更新されます。

目安として、相手に見せるだけでよい場合は「公開」を、コメントや編集が必要な場合は「共有」を選択してください。

ステップ3：必要最小限のアクセス権でリンクを設定する

公開するには、「共有」をクリックして共有モーダルを開き、「公開」タブを開いて「リンクを作成」をクリックします。続いて設定を行います。後から識別しやすい名前をリンクに付けます。エンゲージメント分析を収集するかどうかを選択します。非公開にしておくべき内容の場合は、「検索エンジンによるインデックス登録を許可」をオフにします。相手にコピーを保持させたくない場合は、「訪問者が自身のFabricにコピーすることを許可」をオフにします。閲覧専用にしておきたい場合は「ダウンロードを許可」をオフにし、相手に保存させる必要がある場合はオンにします。ダウンロード機能はすべてのプランでご利用いただけます。

インデックス登録は最も見落とされやすい設定であるため、リンクごとに必ず確認することをお勧めします。この設定の仕組みについては、共有ファイルが検索エンジンにインデックス登録されるのを防ぐ方法で解説しています。

ステップ4：機密ファイルにパスワードを設定する

ファイルまたはフォルダーを右クリックするか、開いて3点リーダーのメニューをクリックし、「パスワード保護を追加」を選択してパスワードを入力します。パスワード保護はProプランおよびTeamプランでご利用いただけます。

そのアイテムへのアクセス権を持つすべてのユーザーはパスワードの入力が必要になり、一度認証すると6時間アクセスが維持され、その後再度パスワードが求められます。フォルダーにパスワードを設定すると、後からそのフォルダーに追加されたファイルにも適用されるため、プロジェクトの進行に伴ってファイルが増えていくフォルダーに適しています。パスワードのリセット機能はないため、パスワードマネージャーに保存してください。リンクとは別の手段でパスワードを送信する（リンクをメールで送った場合はSMSでパスワードを送るなど）ことで、万が一メッセージの1つが傍受されてもファイルが開かれるのを防ぐことができます。

ステップ5：各リンクの利用状況を追跡する

ProプランおよびTeamプランでは、エンゲージメント分析の収集をオンにすることで、各公開リンクにアクセス日、訪問者の所在地、デバイスを含むアクセス推移のグラフが表示されます。リンク分析はリンクへのアクセス状況を報告するものであり、個々の訪問者名は特定されません。そのため、誰がファイルを開いたかを把握したい場合は、相手ごとに固有の名前を付けた専用リンクを発行してください。具体的な設定手順は、受信者ごとに異なる追跡リンクを送信する方法で説明しています。

特定の1人向けに作成したリンクに対して、心当たりのない場所やデバイスからのアクセスがあった場合は、確認を行う価値があります。Fabricにおける保存データの取り扱いについての詳細は、プライバシーとセキュリティをご覧ください。

よくある質問

オンラインでファイルを共有する最も安全な方法は何ですか？

添付ファイルではなく、ご自身で管理できるファイルへのリンクを送信し、相手に必要なアクセス権のみを付与した上で、機密性の高いものにはパスワードを設定することです。Fabricでは、ダウンロードとインデックス登録をオフにした公開リンクを使用し、必要に応じてProまたはTeamプランのパスワード保護を追加することを意味します。

相手はFabricアカウントを持っていなくても共有ファイルを開けますか？

はい。外部のユーザーでも登録不要で共有リンクを利用でき、公開リンクはWebブラウザで開くことができます。

ファイルを閲覧専用で共有するにはどうすればよいですか？

「ダウンロードを許可」をオフにした状態で公開するか、共有設定で相手に「閲覧者」の役割を付与してください。

共有リンクをパスワードで保護することはできますか？

はい。パスワード保護は共有アイテムと公開アイテムの両方で利用可能で、ProプランおよびTeamプランで提供されています。訪問者のアクセス権は6時間維持され、その後再度パスワードの入力が求められます。

パスワードを忘れた場合はどうなりますか？

パスワードのリセット機能はないため、設定時にパスワードマネージャーに保存してください。パスワードを変更するには、まず現在のパスワードを入力する必要があります。

共有したファイルはGoogleの検索結果に表示されますか？

許可した場合のみ表示されます。各公開リンクには「検索エンジンによるインデックス登録を許可」という設定があり、非公開にしたい資料ではこれをオフにしておくことができます。

共有したファイルを開いたユーザーを確認できますか？

ProプランおよびTeamプランのリンク分析機能により、各公開リンクへのアクセスについて日時、場所、デバイスを確認できます。特定の個人を識別したい場合は、受信者ごとに個別の専用リンクを作成してください。

無料プランでも安全なファイル共有を利用できますか？

ダウンロード設定を含む公開機能は、すべてのプランで利用可能です。パスワード保護およびリンク分析を利用するには、ProまたはTeamプランが必要です。プランの詳細は料金ページをご覧ください。