クライアントとドキュメントを共有する方法

クライアントワークでは、クリエイティブブリーフ、提案書、リサーチサマリー、プロジェクト計画、納品時の引き継ぎメモなど、絶え間なくドキュメントが作成されます。これらの中には、クライアントに読んでもらうだけでよいものもあれば、コメントが必要なものや、クライアント自身にセクションを執筆してもらう必要があるものもあります。これらすべてを同じ方法で送ってしまうと、通常、少なくともその一部でアクセス権限のレベルが適切でなくなってしまいます。

このページでは、一般的なクライアントとのドキュメント共有方法、バージョンや権限の問題がどこから生じるのか、そしてFabricを使用してそれらを解決する方法（各ドキュメントでクライアントが閲覧、コメント、または編集のどれを行えるかの選択、テキストに紐付いたコメントの維持、最新バージョンを表示するリンクの送信など）について説明します。

一般的なクライアントとのドキュメント共有方法

特に法務、金融、公共部門のクライアントでは、メールでWordファイルを送る方法が今でも一般的です。変更履歴の記録機能は、編集内容を確認するのに優れています。しかし、問題はその連鎖にあります。作業者がバージョン4に取り組んでいる最中にクライアントがバージョン3を編集し、誰かが手動でその2つを統合しなければならなくなります。

Googleドキュメントは、1つのライブコピーを保持することでバージョンの問題を解決します。しかし、多くのクライアントを抱える代理店では別の面倒な作業が発生します。各ドキュメントに適切なアクセス権を設定し、どのクライアントがどのフォルダを閲覧できるかを確認し、プロジェクト終了時にアクセス権を削除するのを忘れないようにすることです。また、一部のクライアントのITポリシーでは、スタッフが使用できる外部ツールが制限されている場合もあります。

クライアントと共有されるNotionページは、プロジェクトハブのような常に更新されるドキュメントに適しています。しかし、一度に多くのクライアントに対してこれを利用しようとするチームは、クライアントリストが増えるにつれてゲストアクセスの管理に手間がかかることや、PDFやDOCXなどの添付ファイルがページの横ではなくページの中に埋め込まれてしまうことに気づくことがよくあります。

ステップ1：ドキュメントをクライアントのスペースに取り込む

クライアントごとにスペースを作成し、ドキュメントを追加します。FabricはDOCX、TXT、Markdown、HTML、JSONファイルに対応しています。ドラッグ、貼り付け、または「ファイルをアップロード」をクリックして追加できます。クライアントのドキュメントがすでにGoogleドキュメントやNotionにある場合は、接続機能を使って取り込むことができます。Googleドライブとは双方向で同期されるため、どちらか一方で行われた変更はもう一方にも反映されます。接続機能には有料プランが必要です。クライアントからメールで送られてきたドキュメントは、Fabricのメールアドレスに転送できます。このアドレスは認証済みアカウントのアドレスからのメールを受信するため、フィードバックが書き込まれたWordファイルは、ご自身の下書きと同じスペースに保存されます。

Fabric内で直接執筆することも可能です。ノートとドキュメントはクライアントのファイルと同じスペースに配置されるため、参照元のブリーフやリサーチのすぐ隣で提案書を作成できます。共有されたクライアントスペースでは、そのクライアントにそのスペース以外のものが表示されることはありません。クライアントファイルの整理方法では、クライアントスペースの構成についての提案を紹介しています。

ステップ2：各ドキュメントに対するクライアントの権限を選択する

Fabricのロールには「閲覧者」、「コメント可」、「編集者」、「管理者」があり、スペースおよびファイルレベルで設定できます。これにより、1つのスペース内に、クライアントが閲覧のみ可能な契約書、コメント可能なブリーフ、編集可能なコンテンツ計画を共存させることができます。ドキュメントまたはフォルダの「共有」をクリックし、クライアントの権限を選択して、共有リンクを送信します。外部のユーザーはアカウント登録なしで共有リンクを開くことができ、Fabricを利用している場合は自身のFabricにそのアイテムを追加することもできます。

ほとんどのレビュー作業では、「コメント可」が適切な権限レベルです。クライアントは文をハイライトしてコメントを追加できるため、フィードバックが正確な表現と紐付きます。各コメントに対応しながら「完了」としてマークできるため、残りのタスクを簡単に把握できます。ロールと権限のページで、各ロールの詳細を説明しています。

ステップ3：完成したドキュメントをリンクとして公開する

ドキュメントが完成し、閲覧のみが必要な状態になったら公開します。「共有」をクリックし、「公開」タブを開いて「リンクを作成」をクリックします。リンクに名前を付け、エンゲージメント分析の収集、検索エンジンによるインデックスの許可、訪問者による自身のFabricへのコピーの許可、ダウンロードの許可を行うかどうかを決定します。リンクをコピーして送信します。Fabricで元のドキュメントを編集すると公開バージョンも更新されるため、後から修正された誤字脱字も同じリンクに反映されます。

プロジェクトの完了時には、納品物フォルダ全体を公開することで、すべてのドキュメントが掲載された1つのWebページをクライアントに提供できます。すべての納品物を1つのページにまとめてクライアントに送信する方法では、この引き継ぎについて詳しく解説しています。クライアントがリンクを開いたかどうかを確認するには、エンゲージメント分析をオンにします。リンク分析はProおよびTeamプランで利用でき、訪問回数、日時、場所、デバイスを表示します。

ステップ4：AIアシスタントと一緒にクライアントのフィードバックに対応する

一通りのコメントがついた後、クライアントのフォルダを開き、AIアシスタントにそのフォルダ内のドキュメント全体でクライアントが求めている内容を要約するよう依頼します。アシスタントはそのフォルダ内で開かれた場合、そのフォルダの範囲内に制限され、参照したドキュメントを引用します。また、各変更に対して承認または拒否を選択しながらドキュメントを直接編集することもできるため、同じ修正を複数の箇所に適用する必要がある場合に役立ちます。

回答はノートとして保存できるため、クライアントのフィードバックの要約を、次のバージョンで何が変更されるかを確認するための短いメモとしてクライアントに返信できます。

よくある質問

クライアントとドキュメントを共有する最善の方法は何ですか？

各ドキュメントを、クライアントが必要とする権限レベル（閲覧者、コメント可、編集者）で共有することです。完成したドキュメントについては、クライアントが手元にコピーを保持できるよう、ダウンロードを許可したリンクを公開してください。

クライアントはドキュメントを編集せずにコメントできますか？

はい。「コメント可」の権限を付与してください。ドキュメントの内容を変更することなく、テキストをハイライトしてコメントを追加できます。

クライアントが共有ドキュメントを開くにはアカウントが必要ですか？

いいえ。共有リンクを送られた人は誰でも、Fabricに登録することなくリンクを開くことができます。

他のクライアントのドキュメントをクライアントに見られないようにするにはどうすればよいですか？

クライアントごとに個別のスペースを作成し、そのスペースのみを共有します。クライアントには、共有されたスペースのみが表示されます。

FabricからGoogleドキュメントをクライアントと共有できますか？

はい、Googleドライブを接続すれば可能です。この接続は双方向で同期され、有料プランが必要です。

ドキュメントを更新するとリンクはどうなりますか？

公開されたリンクの場合、Fabricで元のドキュメントを編集すると公開バージョンも更新されるため、リンクは変わりません。

クライアントと共有するドキュメントをパスワードで保護できますか？

はい。ドキュメントを右クリックし、「パスワード保護を追加」を選択します。これはProおよびTeamプランで利用できます。料金をご覧ください。

クライアントが提案書を読んだかどうか確認できますか？

はい、エンゲージメント分析をオンにして公開すれば確認できます。訪問日時、場所、デバイスを確認できます。どの個人が開いたかを知るには、各人に固有の名前付きリンクを送信してください。分析機能にはProまたはTeamプランが必要です。

どのドキュメント形式を共有できますか？

Fabricは、DOCX、TXT、Markdown、HTML、JSONファイル、PDFに対応しており、接続機能を通じてGoogleドキュメントやNotionにも対応しています。