クライアントと会議の録画を共有する方法

クライアントとの通話を録音・録画する理由はさまざまです。関係者がキックオフに参加できずキャッチアップが必要な場合、スコープについて合意した内容の記録をクライアントが求めている場合、あるいはワークショップで双方が後から参照したい決定事項が生まれた場合などが挙げられます。しかし、動画ファイルをそのまま送るだけではほとんど役に立ちません。予算に関する5分間の議論を見つけるために、1時間もの映像を最初から最後までシークして確認したいクライアントなど滅多にいないからです。

このページでは、チームがクライアントに会議の録画を共有する一般的な方法、そこで生じがちな課題、そしてFabricを使用して通話の文字起こしや作成された要約とともに共有し、クライアントが発言内容を読んだり、発言された瞬間にジャンプしたり、コメントを残したりできるようにする方法について説明します。

会議の録画を共有する一般的な方法

Zoom、Microsoft Teams、Google Meetはいずれもクラウドへの録画に対応しており、最もシンプルな方法はプラットフォームの録画リンクをクライアントに送信することです。クライアントがそのリンクを開ければ問題ありませんが、共有設定は各プラットフォームの管理オプション内にあり、録画データは他のプロジェクトファイルと一緒ではなく、個人の会議アカウント内に保存されてしまいます。

一部のチームはMP4をダウンロードし、Google DriveやDropboxにアップロードしています。これなら録画がプロジェクトファイルと一緒に保存されますが、テキストが付いていない長時間の動画であることに変わりはなく、特定の場面を見つけるにはシークして探す必要があります。

OtterやFirefliesなどの会議ボットは通話に参加して文字起こしを作成します。これらを利用している人からは、繰り返し発生する2つの課題が挙げられます。1つは、通話に見知らぬ参加者（ボット）が加わることを一部のクライアントが快く思わない点、もう1つは、文字起こしが関連するファイルやメモとは別のアプリに保存される点です。後から手作業で要約メールを作成するのが代替策となりますが、これはメールを書く時間がある人がいるかどうかに左右されます。

ステップ 1: Fabricで通話をキャプチャする

Fabricデスクトップアプリをインストールします。Zoom、Microsoft Teams、またはGoogle Meetで通話を開始すると、Fabricが会議を検出して文字起こしの開始を提案します。通話にボットが参加することはありません。文字起こしはリアルタイムで表示され、会議の前や最中にメモを書くこともできます。通話が終了すると、Fabricはメモと文字起こしをあわせて分析し、会議のまとめ（議事録）を作成します。他の録音・録画と同様に、参加者には通話が文字起こしされていることを事前にお知らせください。

ライブキャプチャを行うと、文字起こしとまとめが取得できます。クライアントが動画自体も希望する場合は、通常どおりZoom、Teams、またはMeetから録画をエクスポートし、MP4またはM4Aファイルを同じフォルダーにアップロードしてください。Fabricはアップロードされた録画も文字起こしするため、その文字起こしも他のすべてのファイルと一緒に検索できるようになります。対面での会議の場合は、いずれかのFabricアプリで音声メモまたは会議メモを手動で開始してください。ボットを通話に参加させずに会議のメモを取る方法では、キャプチャ機能についてさらに詳しく解説しています。会議の録画と文字起こしには有料プランが必要です。

ステップ 2: 文字起こしを確認し、クライアントに必要な情報を抽出する

クライアントに共有する前に、文字起こしに目を通してください。編集が可能なため、聞き間違えられた製品名やクライアントの姓などを修正できます。会話が社内の話題に及んだ場合は、社内用の内容は自身のフォルダーに残し、クライアントに必要な情報のみを共有するようにします。

次に、AIアシスタントを開き、決定事項、双方のアクションアイテム、または保留中の質問を抽出するよう指示します。AIの回答にはクリック可能なタイムスタンプ付きで情報源が引用されるため、各項目から通話内のその瞬間に直接リンクできます。回答をメモとして保存すれば、それが送信する要約になります。毎週繰り返される定例通話については、会議メモを自動的にアクションアイテムに変換する方法にさらなる活用アイデアが記載されています。

ステップ 3: 録画をクライアントと共有する

録画、まとめ、要約メモをクライアント用のスペースまたはその会議用フォルダーに配置します。クライアントスペースを共有すると、クライアントにはそのスペースのみが表示されます。クライアントからのフィードバックを受け付けるには、「共有」をクリックし、コメント権限を付与して共有リンクを送信します。クライアントは録画自体にタイムスタンプ付きのコメントを残せるため、「ここには合意していません」といった指摘が該当する正確な場面に紐づき、解決したら各コメントを完了としてマークできます。ワークスペース外の人でも、アカウントを作成することなくリンクを開くことが可能です。コラボレーションページでは、ロールと共有について解説しています。

クライアントが閲覧とダウンロードのみを必要とする場合は、代わりにフォルダーを公開してください。「共有」をクリックし、「公開」タブを開いて「リンクを作成」をクリックし、ダウンロードを許可するかどうかなどのリンク設定を選択します。公開されたフォルダーは、まとめと録画が掲載されたWebページとして表示されます。

ステップ 4: 機密性の高い通話にはパスワードを設定する

価格、契約、人事に関する通話では、多くの場合より厳格なアクセス管理が必要になります。録画またはそのフォルダーを右クリック（または開いて3点リーダーメニューを使用）し、「パスワード保護を追加」を選択してパスワードを入力します。パスワードはリセットできないため、安全な場所に保管してください。そのアイテムを開く人は誰でもパスワードを入力する必要があり、アクセス権は6時間持続します。パスワード保護はProプランおよびTeamプランで利用できます。

エンゲージメント分析を有効にしてフォルダーを公開した場合、日付、場所、デバイスとともにリンクへのアクセス状況を確認できるため、次回の通話までにクライアントが閲覧したかどうかを把握できます。分析機能はProプランおよびTeamプランで利用可能です。

よくある質問

Zoomの録画をクライアントと共有するにはどうすればよいですか？

Fabricデスクトップアプリで通話をキャプチャするか、後からZoomの録画ファイルをアップロードします。その後、文字起こしやまとめと一緒にFabricからクライアントに共有してください。

Fabricが録画・録音する際、ボットが通話に参加しますか？

いいえ。デスクトップアプリがZoom、Microsoft Teams、Google Meetの通話を検出し、ボットを参加させることなく文字起こしを行います。

クライアントは録画の特定の場面にコメントできますか？

はい。コメント権限を付与して録画を共有すると、クライアントはタイムスタンプ付きのコメントを残すことができ、それらを完了としてマークできます。

送信する前に文字起こしを編集できますか？

はい。Fabricの文字起こしは編集可能なため、クライアントが目にする前に名前や用語を修正できます。

動画全体ではなく会議の要約のみを送信するにはどうすればよいですか？

AIアシスタントに決定事項やアクションアイテムを尋ね、その回答をメモとして保存して、そのメモを共有または公開します。タイムスタンプが引用されるため、クライアントは情報源を確認できます。

クライアントが録画を視聴するにはFabricのアカウントが必要ですか？

いいえ。外部のユーザーでも、登録なしで共有リンクを開くことができます。

対面でのクライアント会議も録音できますか？

はい。いずれかのFabricアプリで音声メモまたは会議メモを手動で開始すれば、停止時に同様のまとめが作成されます。

会議の文字起こしは無料プランでも利用できますか？

いいえ。文字起こしには有料プランが必要です。各プランに含まれる内容については、料金ページをご確認ください。