PDFを開いた人を確認する方法

3社のサプライヤーに見積書を送った、クライアントにレポートを送った、あるいは数名の採用担当者に履歴書を送ったものの、1週間経っても返信がないとします。その時点で生じる疑問はシンプルです。「相手はファイルを開いてくれたのだろうか？」 添付ファイルではそれを知ることはできません。PDFをメールで送信してしまうと、開封されたのか、保存されたのか、あるいは受信トレイの底で未読のまま放置されているのかを確認する術はありません。

このガイドでは、PDFが閲覧されたかどうかを確認するために一般的に行われている方法、それらの方法ではなぜ不確かな情報しか得られないのか、そしてFabricから相手ごとに個別の名前付きリンクとしてPDFを送信し、リンクごとのアクセス状況から誰が開封したかを把握する方法について説明します。

PDFが開封されたかを確認する一般的な方法

開封確認メッセージは、ほとんどの人が最初に試す方法です。Outlookなどの一部のメールクライアントでは開封確認を要求できますが、送信するかどうかは受信者が選択します。また、確認できるのはメール自体が開封されたことであり、添付ファイルではありません。

メール追跡拡張機能は、メッセージが読み込まれたときに通知する小さな非表示画像を挿入します。インストールは簡単ですが、一部のメールアプリはプライバシー上の理由から画像を自動的に読み込み、他のアプリはブロックするため、結果の信頼性は見かけほど高くありません。誰も見ていないのに開封が報告されたり、実際に開封されたのに見逃されたりすることがあります。これも同様に、添付ファイル自体は追跡されません。

DocSendなどの専用のドキュメント追跡ツールは、添付ファイルをリンクに置き換えて、リンク上のアクティビティをレポートします。これらはこの用途のために作られており、営業資料やピッチデッキで広く使用されています。しかし、別途サブスクリプションが必要となり、他の場所に保管されているファイルを別の場所で管理しなければならないことも意味します。結局、多くの人はこれらをすべて省略し、「ご確認いただけましたでしょうか」と尋ねるフォローアップメールを送るにとどまっています。

ステップ1：PDFをアップロードする

Fabricで「ファイルをアップロード」をクリックするか、WebまたはデスクトップアプリにPDFを直接ドラッグします。ファイルはリーダーで開くため、送信前に確認できます。PDFが同じ相手に送信する複数のドキュメントの1つである場合は、それらをフォルダーに入れて、代わりにフォルダーを公開してください。すべてが1つにまとまったWebページとして公開されます。

ステップ2：受信者ごとに名前付きリンクを作成する

「共有」をクリックして共有モーダルを開き、「公開」タブを開いて「リンクを作成」をクリックします。リンクには、「Dana, Ridgeway Supplies」のように受信者の名前を付け、「エンゲージメント分析を収集」をオンにします。受信者ごとにこの操作を繰り返します。1つのPDFに対して必要な数だけ公開リンクを作成でき、それぞれに個別の設定とアクセスデータが保持されます。

1人につき1つのリンクを用意することが、この仕組みの鍵となります。アナリティクスはリンクへのアクセスを記録するものであり、訪問者を特定するわけではないため、1つのリンクを5人に送信しても、わかるのは「誰かが開封した」ということだけです。受信者ごとに異なるトラッキングリンクを送信する方法では、設定についてさらに詳しく説明しています。リンク分析はProおよびTeamプランでご利用いただけます。

ステップ3：受信者ごとに権限を設定する

各リンクが開いている間に、その他のオプションを設定します。「ダウンロードを許可」は、受信者がPDFを保存できるかどうかを決定します。閲覧専用にする場合はオフのままにし、保管が必要な契約書や請求書の場合はオンにします。非公開のものについては「検索エンジンによるインデックス登録を許可」をオフにし、訪問者が自身のFabricにコピーできるかどうかを決定します。

設定はリンクごとに行えるため、見積書のダウンロードが必要なサプライヤーと、閲覧するだけでよいサプライヤーに対して、同じPDFの異なるバージョンを提供できます。検索エンジンによる共有ファイルのインデックス登録を停止する方法では、インデックス登録オプションについて説明しています。

機密性の高いPDFの場合は、ProまたはTeamでパスワードを追加します。PDFを右クリックして「パスワード保護を追加」を選択し、パスワードを入力して、受信者には別途送信します。パスワード保護にはリセット機能がないため、パスワードはパスワードマネージャーに保管してください。

ステップ4：各受信者に専用のリンクを送信する

DanaのリンクはDanaだけに届くように、各リンクを個別のメールやメッセージに貼り付けます。相手がリンクを転送した場合、転送されたコピーからのアクセスもその人のリンクに表示されます。1つのリンクで異なる場所から複数回のアクセスが確認された場合は、この点を考慮するとよいでしょう。

各リンク名には、相手の名前と所属組織を含めてください。数か月後には、PDF上のリンク一覧が受領者の記録となり、各名前の横にあるアクセス履歴から、誰がドキュメントに関心を持ったかを確認できます。

ステップ5：各リンクのアクセス状況を確認する

各リンクには、時系列のトラフィックグラフに加え、各アクセスの日時、訪問者の地域やデバイスが表示されます。リンク分析ではリンクを並べて比較できるため、どの受信者がPDFを開いていて、どの受信者が開いていないかが一目でわかります。

これにより、フォローアップのタイミングが測りやすくなります。昨日デスクトップから2回のアクセスがあったリンクのサプライヤーは、おそらく見積書を読んでおり、商談の準備ができている可能性があります。1週間経ってもアクセスのないリンクの採用担当者には、リマインドを送るか、別の連絡先を探す必要があるかもしれません。共有リンクが開封されたかを追跡する方法では、他の種類のファイルについてこれらの傾向を読み取る方法を解説しています。

後からPDFを修正する場合は、Fabricでソースを編集してください。公開バージョンが更新され、すべての受信者のリンクは変更されずにそのまま維持されます。

よくある質問

添付したPDFを相手が開いたかどうかはわかりますか？

確実にはわかりません。開封確認メッセージや追跡ピクセルはメール自体に関する情報を報告するものであり、受信者は開封確認を拒否することもできます。追跡リンクとしてPDFを送信することで、ドキュメント自体のアクセスデータを取得できます。

メールで送信するPDFを追跡するにはどうすればよいですか？

「エンゲージメント分析を収集」をオンにしてFabricからPDFを公開し、受信者ごとに名前付きリンクを作成して、添付ファイルの代わりにそのリンクをメールに貼り付けます。

リンク分析では何が表示されますか？

各リンクの時系列トラフィックグラフ、各アクセスの日時、各訪問者の地域およびデバイスが表示されます。

アナリティクスに訪問者の名前は表示されますか？

いいえ。分析はリンク単位で行われるため、受信者ごとに個別の名前付きリンクを発行します。Danaのリンクへのアクセスは、Dana本人、または彼女が転送した相手によるものであることがわかります。

受信者によるPDFのダウンロードを禁止することはできますか？

はい。リンクを作成する際に「ダウンロードを許可」をオフのままにしてください。

受信者にFabricアカウントは必要ですか？

いいえ。リンクはブラウザで開きます。

PDFの追跡は無料プランでも利用できますか？

公開機能はすべてのプランで利用できますが、リンク分析にはProまたはTeamプランが必要です。詳細については料金プランをご覧ください。

同じPDFを多数の人に送信しても、個別に識別できますか？

はい。同じPDFから受信者ごとに1つの公開リンクを作成してください。それぞれに固有の名前、設定、アクセス履歴が保持されます。