共有したドキュメントを誰が閲覧したか確認する方法

ドキュメントは、必ずしもそれを読む義務のない人々に送られることがよくあります。見込み顧客への提案書、3人のフリーランサーへのブリーフ、20人のチームへの改定された出張規定、そして今週中に目を通すと言っていた関係者へのプロジェクト計画などです。返信が遅れている場合、誰に催促すべきかを判断する前に、誰がドキュメントを開き、誰が開いていないのかを把握できると役立ちます。

このガイドでは、通常どのようにドキュメントが共有され、閲覧されたかが確認されているのか、そこにはどのような課題があるのか、そしてFabricから閲覧者ごとに名前付きリンクを発行してドキュメントを公開する方法を説明します。これにより、各リンクのアクセス状況から閲覧の有無がわかり、ドキュメントの内容も同じURLのまま常に最新の状態に保つことができます。

ドキュメントの一般的な共有方法と閲覧確認の現状

Wordファイルをメールで送信する方法は、特にクライアントとのやり取りにおいて今でも一般的です。使い慣れており、オフラインでも機能します。しかし、一度送信してしまうと、そのファイルからは何の情報も得られません。また、翌日に数値を修正した場合、2つのバージョンが出回ることになります。

GoogleドキュメントとMicrosoft 365はいずれも、共有ファイルに関する一定の閲覧アクティビティを表示します。どこまで確認できるかはアカウントの種類や、閲覧者が同じ組織にサインインしているかどうかによって左右される傾向があります。そのため、通常は同僚の動きが最も明確に把握でき、クライアントやフリーランサー、個人のアカウントを使用している相手についての情報は少なくなります。

営業チーム向けに設計されたドキュメント追跡ツールは、提案書に関する詳細なアクティビティを報告し、その用途には適しています。ただし、サブスクリプション費用が追加で発生する上、通常は別の場所で作成・保存されているドキュメントの保管場所がもう1つ増えることになります。これらがない場合、フォローアップのメールで尋ねるしかありませんが、これは手間がかかる割に、実際にドキュメントが読まれたかどうかについてはほとんどわかりません。

ステップ1：Fabricでドキュメントを作成またはアップロードする

Fabricのノート＆ドキュメントエディタで直接ドキュメントを作成することも、既存のファイルを取り込むこともできます。DOCX、Markdown、TXT、HTMLファイルをアプリにドラッグするか、貼り付けるか、「ファイルをアップロード」をクリックします。GoogleドキュメントやNotionのページは、有料プランの連携機能を通じて取り込むことができます。

ドキュメントを他のファイル（提案書に加えて料金表や事例紹介など）と一緒に扱う場合は、それらを1つのフォルダーにまとめて公開します。フォルダーはウェブページとして公開されるため、閲覧者は一連のファイル全体にアクセスできる単一のリンクを受け取ることになります。すべての成果物をまとめた1つのページをクライアントに送信する方法で、そのアプローチについて詳しく説明しています。

ステップ2：閲覧者ごとに個別のリンクを公開する

「共有」をクリックして共有モーダルを開き、「公開」タブを開いて「リンクを作成」をクリックします。閲覧者にちなんだ名前をリンクに付け（例：「リーナ、Brightwater提案書」）、「エンゲージメント分析を収集」をオンにします。閲覧者1人につき1つのリンクを作成します。出張規定の場合であれば、各人の名前を付けたリンクを20個作成することになります。これには数分かかりますが、リマインドを送る段階で時間を節約できます。公開リンクは同じドキュメントに対していくつでも作成でき、それぞれに固有の設定とアクセス履歴が保持されます。

トラッキングは共有ではなく「公開」を通じて機能します。共有アイテムは共同作業用であり、アクセス解析は含まれませんが、公開リンクには含まれます。アクセス解析はリンクへのアクセスを記録するものであり、訪問者の名前までは特定できないため、閲覧者ごとに専用のリンクを渡すことで個別の判別が可能になります。リンクのアクセス解析はProおよびTeamプランでご利用いただけます。

ステップ3：各リンクのアクセス権限を設定する

各リンクには個別のオプションがあります。「ダウンロードを許可」にすると、閲覧者はコピーを保存できます。提案書のドラフトではオフにし、手元に保管しておく必要がある規定などの場合はオンにします。社内向けやクライアント固有のコンテンツの場合は「検索エンジンによるインデックス登録を許可」をオフにし、ドラフトの場合は「訪問者が自身のFabricにコピーすることを許可」をオフにして、古くなったコピーが手元に残らないようにします。ProまたはTeamで機密ドキュメントを扱う場合は、パスワードを追加します。ドキュメントを右クリックし、「パスワード保護を追加」を選択してパスワードを入力します。パスワード保護にはリセット機能がなく、各閲覧者のアクセス権はパスワードが再度要求されるまで6時間持続します。

ステップ4：同じアドレスでドキュメントを最新の状態に保つ

Fabricでソースを編集すると、公開バージョンも更新されます。提案書の価格を修正したり、規定に条項を追加したりしても、すべての閲覧者のリンクにメールの再送なしで変更が反映され、受信トレイに古い添付ファイルが残ることもありません。どのファイルが最新バージョンかを見分ける方法では、ファイルが増えたときにこれが重要になる理由を説明しています。

ステップ5：誰が開いたかを確認し、フォローアップを行う

各リンクには、時系列のトラフィックチャートに加え、各アクセスの日時、訪問者の所在地やデバイスが表示されます。リンクのアクセス解析を使用すると、ドキュメントのすべてのリンクを比較できるため、どの閲覧者が開き、どの閲覧者が開いていないかを確認できます。共有リンクが誰かに開かれたかを追跡する方法で、アクセスの傾向を読み解く詳細について解説しています。

20人に送信した規定の場合、この比較はチェックリストとしても活用できます。金曜日までにアクセスがまだないリンクを確認し、その人たちだけにリマインダーを送信することができます。提案書の場合、最初のアクセスの数日後に2回目のアクセスがあれば、社内で検討されている兆候であることがよくあります。

閲覧者からのコメントが必要な場合は、代わりに「コメント可」の権限でドキュメントを共有してください。閲覧者はテキストをハイライトしてコメントを追加でき、確認したコメントを完了としてマークできます。共同作業のページで共有と権限について説明しています。

よくある質問

送信したドキュメントを誰かが開いたかどうかはどうすればわかりますか？

「エンゲージメント分析を収集」をオンにした公開リンクとして、1人につき名前付きリンクを1つ送信します。各リンクのアクセス状況から、その人が開いたかどうかがわかります。

Fabricで共有されたドキュメントを誰が閲覧したか確認できますか？

アクセス解析は公開リンクで利用できます。共有アイテムは共同作業用であり、アクセス解析は含まれないため、アクセスデータが必要な場合はドキュメントを公開してください。

アクセス解析では各アクセスについて何が表示されますか？

アクセスの日時、訪問者の所在地、デバイスに加えて、そのリンクの時系列のトラフィックチャートが表示されます。

リンクを送信した後に編集した場合、閲覧者側にも反映されますか？

はい。Fabricでソースを編集すると公開バージョンが更新され、リンクはそのまま変わりません。

Wordドキュメントもこの方法で共有できますか？

はい。DOCXファイルをFabricにアップロードし、他のファイルと同様に公開できます。

閲覧者にFabricアカウントは必要ですか？

いいえ。公開リンクはブラウザで開きます。

チーム全体に送信したドキュメントを追跡できますか？

同じドキュメントから各チームメンバー向けの名前付きリンクを作成します。リンクを比較することで、現時点で誰が開いたかがわかります。

ドキュメントの追跡にはどのプランが必要ですか？

リンクのアクセス解析はProおよびTeamプランで利用できます。公開機能はすべてのプランで利用可能です。Teamプランの価格はシート単位ではありません。チーム向けプランをご覧ください。