クライアントが契約書を開封したか確認する方法

フリーランスが火曜日に作業範囲記述書（SOW）を送付したものの、金曜日になっても返答がない。代理店が既存の契約満了の2週間前に更新契約書を送付する。家主が新しい入居者に賃貸借契約書を送付する。どのケースでも、契約書が開封されたかどうかを知る必要があります。まだ目を通していないクライアントと、すでに2回読んで保留にしているクライアントとでは、送るべきフォローアップのメッセージが異なるためです。

このガイドでは、契約書の一般的な送信方法や確認方法、各アプローチから何が分かるのか、そしてフォローアップの方法を決める前に開封状況を確認できるよう、Fabricからクライアントの名前を付けたリンクとして契約書を送信する方法について解説します。

契約書の一般的な送信方法と確認方法

署名が必要な場合、DocuSignやAdobe Acrobat Signなどの電子署名プラットフォームが標準的な選択肢となります。これらは受信者が文書を閲覧したか、署名したかを表示でき、多くのクライアントにも馴染みがあります。一方で、サブスクリプション費用がかかるほか、エンベロープ（送信単位）ごとのワークフローが必要となるため、2ページの作業範囲記述書や、まだ検討段階にある初期のドラフトには大がかりに感じられることもあります。

多くのフリーランスは、単にメールにPDFを添付して送信しています。馴染みがあり、費用もかかりません。クライアントが開封確認の送信に同意した場合でも、わかるのはメール自体が開かれたことだけであり、通常は次に確認できたかどうかを丁寧に尋ねるメッセージを送ることになります。

交渉中に内容を更新できるよう、GoogleドライブやDropboxから契約書を共有する人もいます。これによりバージョンを1つに保つことができますが、クライアントのチーム全体に送信されたリンクでは、誰が読んだのかまでは把握できません。

ステップ1：クライアントのフォルダーに契約書を追加する

クライアントごとの書類はまとめて管理しましょう。Fabric内のクライアントのフォルダーに契約書をドラッグするか、「ファイルをアップロード」をクリックします。クライアントと継続的に仕事をする場合は、クライアントごとにスペースを作成してファイルを分けておき、後からそのスペースを共有することができます。設定手順については、特定のファイルのみへのアクセス権をクライアントに付与する方法をご覧ください。

Fabricは配信とアクセスの追跡を担当します。署名自体は、電子署名ツールを使用する場合でも、メールで返送された署名済みコピーを使用する場合でも、普段お使いのプロセスで行われます。

ステップ2：クライアントの名前を付けたリンクを発行する

「共有」をクリックして共有モーダルを開き、「公開」タブを開いて「リンクを作成」をクリックします。リンクにはクライアント名と文書名（例：Jordan Lee, SOW March）を付け、「エンゲージメント分析を収集」をオンにします。クライアント本人と財務担当者など、契約書を2人に送る場合は、それぞれにリンクを作成してください。公開リンクはそれぞれ独自の設定とアクセス記録を保持します。

アナリティクスはリンクごとにアクセスを記録し、訪問者の個人名は表示されないため、リンクの名前によってどのクライアントのアクセスかが紐付けられます。詳細については、受信者ごとに異なるトラッキングリンクを送信する方法をご覧ください。リンクのアナリティクス機能は、ProプランおよびTeamプランでご利用いただけます。

ステップ3：ダウンロードを設定し、パスワードを追加する

クライアントがファイルに署名して返送する必要がある場合は「ダウンロードを許可」をオンにし、閲覧のみを希望するドラフトの場合はオフのままにします。「検索エンジンによるインデックス登録を許可」はオフにします。単価、個人情報、機密条項が含まれる契約書の場合は、ProまたはTeamプランでパスワードを追加してください。契約書を右クリックし、「パスワード保護を追加」を選択してパスワードを入力します。パスワード保護にはリセット機能がないため、パスワードマネージャーに保管し、リンクとは別にクライアントへ送信してください。

ステップ4：フォローアップの前にアクセス状況を確認する

リンクには、アクセスの日時、各訪問者の場所やデバイスなど、トラフィックの推移を示す独自のグラフが用意されています。リンクのアナリティクスにより、フォローアップの判断が容易になります。3日経ってもアクセスがない場合はメールが見落とされている可能性が高く、再度リンクを添えた短いメッセージを送るだけで十分です。異なるデバイスから複数回のアクセスがある場合は、契約書が注意深く読まれているか、確認のために他の担当者に転送されていることが多いため、質問を受け付ける旨のメッセージを送るのが適切です。

交渉中は、契約書を閲覧者ではなく「コメント可」としてクライアントと共有してください。条項をハイライトしてコメントを追加でき、解決したコメントは完了としてマークできます。ドキュメントやPDFでの動作については、注釈のページをご覧ください。

ステップ5：署名済みのコピーを保管する

署名済みの契約書がメール添付で返送されたら、ご自身のFabricメールアドレスに転送することで、ドラフトのすぐ隣に保存されます。検索機能はPDF内のテキストも読み取るため、後から条項の内容を言葉で説明して検索できます。

契約書をまたいで詳細を確認したい場合は、クライアントのフォルダーを開き、予告期間や支払い条件などについてAIアシスタントに質問してください。そのフォルダー内の情報から回答し、参照した文書を提示するため、ご自身で該当の条項を確認できます。なお、条項の解釈については、ご自身および必要に応じて弁護士にご相談ください。

時が経つにつれて、クライアントのフォルダーは提案書、契約書、署名済みコピー、各通話のメモなど、関係性の記録となっていきます。クライアントワークを1か所で管理するための幅広いアドバイスについては、クライアントとの協業をご覧ください。

よくある質問

クライアントが契約書を開いたかどうかはどうすれば分かりますか？

クライアントの名前を付けたFabricの公開リンクとして送信し、「エンゲージメント分析を収集」をオンにします。そのリンクへのアクセスにより、日時、場所、デバイスが確認できます。

Fabricで署名を収集できますか？

Fabricは契約書の送信とアクセスの追跡を行います。署名には普段お使いの電子署名ツールまたは署名済みコピーを使用し、署名後のバージョンをFabricに保管してください。

クライアントは契約書をダウンロードして署名できますか？

はい、そのリンクで「ダウンロードを許可」をオンにしていれば可能です。ダウンロード機能はすべてのプランでご利用いただけます。

クライアントが契約書を開いていない場合はどうすればよいですか？

数日経ってもリンクへのアクセスがない場合、メールが見落とされているか、迷惑メールに振り分けられている可能性があります。簡単なメッセージを添えてリンクを再送するか、連絡先が正しいかを確認してから再度フォローアップしてください。

クライアントにFabricアカウントは必要ですか？

いいえ、必要ありません。公開リンクはブラウザで開くことができます。

送信後に契約書を更新することはできますか？

Fabric内の元のファイルを編集すると公開バージョンも更新されるため、クライアントのリンクには常に最新のドラフトが表示されます。

契約書の機密性を保つにはどうすればよいですか？

ProまたはTeamプランでパスワード保護を追加し、リンクの検索エンジンによるインデックス登録をオフにして、パスワードはリンクとは別に送信してください。

クライアントは特定の条項にコメントできますか？

はい。コメント権限で共有すれば、条項をハイライトしてコメントを付けることができ、合意に達した段階で完了としてマークできます。

契約書の追跡は無料プランでも利用できますか？

リンクの公開はすべてのプランで利用可能ですが、リンクのアナリティクスとパスワード保護にはProまたはTeamプランが必要です。料金プランをご覧ください。