過去の会議での発言内容を検索する方法

クライアントは予算が4万ドル（約400万円）で合意されたと主張しています。しかし、あなたの記憶は異なります。過去6週間にわたる通話のどこかで、誰が発言し、何が含まれるのかと共に、その数字が確かに口頭で言及されていました。同じような疑問は他の場面でも生じます。エンジニアリングチームがAPIの変更を約束したのはどのミーティングだったか、あるいはサプライヤーが最初に遅延に言及したのはいつだったか、といったことです。

このガイドでは、チームが普段どのように過去のミーティングの文字起こしを検索しているのか、なぜ検索が単一のプラットフォームで止まりがちなのか、そしてFabricでミーティングを管理し、正確な言い回しの引用検索、クライアントやプロジェクトごとのフォルダフィルター、タイムスタンプ位置からの結果表示などを駆使して、すべてのミーティングを一度に横断検索する方法を解説します。大体の内容しか覚えていない場合のテクニックについては、ミーティングで誰かが発言した内容を見つける方法をご覧ください。

従来の過去ミーティング検索方法

ビデオ通話プラットフォームの多くは、さまざまなプランでミーティングの文字起こしが可能です。Zoom、Microsoft Teams、Google Meetはそれぞれ独自の場所（クラウド録画ページ、ミーティングチャット、共有ドライブ内のドキュメントなど）に文字起こしを保存します。検索は各プラットフォーム内でのみ機能します。クライアントが指定したプラットフォームで行われた通話は、そのプラットフォームが保存する場所（多くはクライアントのアカウント内）に入ってしまいます。

通話に参加する議事録作成ボットを使えば、プラットフォームを横断した検索可能なライブラリを作成できます。しかし、ボットの同席に抵抗を感じる参加者もおり、ボットをブロックしている組織もあるため、すべてのミーティングを網羅することはできません。

多くの人は依然として自分自身のメモに頼っています。メモにはその時点で重要と思われたことだけが記録されます。食い違いが生じた詳細が書き留められていなかった場合、メモでは解決できません。また、対面でのミーティングには文字起こし自体が存在しないことがほとんどです。

ステップ1：ボットを使わずにFabricでミーティングを記録する

Fabricデスクトップアプリをインストールします。Zoom、Microsoft Teams、Google Meetで通話を開始すると、Fabricがミーティングを検出し、文字起こしの開始を提案します。通話にボットが参加することはありません。文字起こしはリアルタイムで作成され、ミーティングの進行中であっても検索や質問が可能です。文字起こし機能には有料プランが必要です。

会議室でのミーティング、現地訪問、電話などでは、任意のFabricアプリで手動でミーティングメモを開始してください。終了すると、Fabricは文字起こしと、ミーティング前や最中に取ったメモをあわせて分析し、まとめを作成します。通話中に入力したメモも検索対象になるため、メモの冒頭にクライアント名やプロジェクトコードを書き留めておくと、後でミーティングを見つけやすくなります。

過去の録画・録音も同じライブラリに統合できます。過去の通話からエクスポートしたMP4やM4Aファイルをアップロードすると、Fabricが文字起こしを行います。実際のセットアップの詳細については、通話にボットを参加させずにミーティングメモを取る方法をご覧ください。

ステップ2：すべての文字起こしを横断検索する

「検索」をクリックするか、Cmd+F（Mac）/ Ctrl+F（Windows）を押します。Fabricの検索は文字起こしされた音声や動画を網羅しているため、記録したすべてのミーティングが含まれます。検索結果から正確なタイムスタンプの位置へジャンプし、話者の実際の音声で発言を聞き直すことができます。

数字、名前、約束事には引用符（クオーテーション）を使用してください。「forty thousand」のように引用符付きで検索すると、そのフレーズが発言されたミーティングが表示され、タイムスタンプから該当箇所に移動できます。文字起こしではどちらの形式で記録されているかわからないため、アラビア数字でも試してみてください。

引用符を付けない場合、ハイブリッド検索によってキーワードだけでなく意味でも一致するものが検索されます。これは、納期のタイムラインが最初に延期されたのがいつかなど、話者が「delay（遅延）」という単語を一度も使わずに「we’re looking at the end of the quarter now（現在は四半期末を見込んでいます）」と言っていたような場合に便利です。

ステップ3：検索対象を特定のクライアント、プロジェクト、チームに絞り込む

ミーティングライブラリはすぐに増えていきます。クライアントやプロジェクトごとにミーティングをフォルダに保存し、場所フィルターを使用してそのフォルダ内のみを検索します。アイテム種別フィルターを使用すると、同じトピックに言及しているドキュメントやメールとミーティング録画を切り離すことができます。また、タグを使用すれば、特定のサプライヤー名がタグ付けされたすべてのミーティングなど、フォルダをまたいだ検索も可能です。

Fabricは各ミーティングの要約を作成し、議論された内容からタグを提案するため、開く前に各通話で何が話し合われたかが検索結果一覧に表示されます。チームでこれらを共有スペースに保持することも可能です。チームでの運用方法については、Fabricにおけるミーティングナレッジをご覧ください。

ステップ4：前後の文脈を確認し、追加の質問をする

検索結果を開き、一致した箇所の前後を少し確認します。一度口頭で言われた数字が2分後に訂正されている場合もありますが、タイムスタンプを使えば簡単に確認できます。文字起こしは編集可能なため、聞き間違いによる名前の誤りを一度修正しておけば、それ以降は正しい表記で検索できるようになります。

複数の通話にまたがる質問の場合は、クライアントのフォルダを開き、AIアシスタントに「予算についていつ、どのような合意がなされたか」などを尋ねます。AIは文字起こしやまとめをもとに回答し、各情報源の音声を再生できるタイムスタンプを引用します。さらに追加の質問をしたり、回答をメモとして保存したりすることもできます。

より長期間にわたるミーティングでは、同じアプローチで個々の事実だけでなくパターンも見出すことができます。詳しくは、ミーティング全体で繰り返し現れるテーマを見つける方法をご覧ください。

よくある質問

過去のミーティングの文字起こしを検索するにはどうすればよいですか？

ミーティングをFabricに保存し、単語を検索するだけです。すべての文字起こしが対象となり、結果は発言があったタイムスタンプの位置で開きます。

Zoom、Teams、Google Meetの通話をまとめて検索できますか？

はい、可能です。デスクトップアプリがこれら3つすべての通話を文字起こしし、データは1つのライブラリに保存されるため、1回の検索ですべてを網羅できます。

ミーティングにボットが参加しますか？

ボットは参加しません。デスクトップアプリがコンピュータ上のミーティングを検知し、そこから直接文字起こしを行います。

対面でのミーティングも検索できますか？

はい、可能です。任意のFabricアプリで手動でミーティングメモを開始して録音と文字起こしを行えば、他のミーティングと同様に検索可能になります。

Fabricを使用する前のミーティングの録画・録音を追加できますか？

はい、可能です。音声または動画ファイルをアップロードすれば、Fabricが文字起こしを行います。対応フォーマットはMP3、WAV、M4A、MP4、MOV、WebMです。

ミーティングの進行中に検索できますか？

はい、可能です。文字起こしはリアルタイムで表示され、通話中にも検索やAIへの質問が可能です。

特定のクライアントのミーティングに限定して検索できますか？

はい、可能です。各クライアントのミーティングを専用のフォルダに保存して場所フィルターを使用するか、タグを付けてタグで絞り込みます。

ミーティングの文字起こしを同僚と共有できますか？

はい、可能です。ミーティングを共有し、閲覧、コメント、編集のいずれの権限を付与するかを選択します。ワークスペース外の人でも、サインアップ不要で共有リンクを開くことができます。

ミーティングの文字起こしは無料ですか？

いいえ、文字起こし機能には有料プランが必要です。各プランに含まれる機能については料金プランをご確認ください。