領収書や請求書を検索する方法

クライアントから請求書「INV-2041」が未払いであると連絡が入る。税理士から在宅勤務用の75ドル以上の領収書をすべて提出するよう求められる。ノートパソコンが充電できなくなり、保証を請求するために購入証明書が必要になる。どの要求も結局のところ、書類の中に印刷された番号、名前、金額などをもとに、該当する1枚の書類を見つけ出すという同じ作業に行き着きます。

本ガイドでは、Fabricを使って領収書や請求書を検索する方法を解説します。PDF、メールで届いた領収書、紙のレシートを1つのライブラリにまとめ、正確な請求書番号や金額で検索し、結果を絞り込み、AIアシスタントを使ってフォルダ内の数値を集計する方法をご紹介します。

領収書や請求書を探す一般的な方法

まず手始めに行うのがメール検索です。メールで届いた領収書であれば、多くの場合これで事足ります。GmailやOutlookで店舗名や「領収書」「receipt」などのキーワードを検索すれば、大抵のオンライン注文は見つかります。しかし、領収書が一般的な名前の付いたPDF添付ファイルだったり、送付した請求書がメールの送信トレイではなく会計ソフトから送信されたものだったりすると、探すのは難しくなります。

QuickBooks、Xero、Expensifyといった会計・経費精算アプリは、そこを経由した請求書や領収書を保持しており、アプリ内での検索機能も優れています。問題となるのは紙の領収書です。引き出しや財布、靴箱の中に放置され、感熱紙の印字は必要な時が来る前に薄れて消えてしまうこともあります。

多くのフリーランスや家庭では、パソコンやクラウドドライブに年ごとのフォルダを作成して管理しています。「2025-03 Acme invoice 2041.pdf」のようにファイル名が丁寧に付けられていれば機能しますが、そうでない場合、目的のファイルを見つけるには1つずつ開いて確認していくしかありません。

ステップ1：領収書と請求書を1つのライブラリに集約する

メールで届いた領収書や請求書は、添付ファイルごとご自身のFabricメールアドレスに転送します。認証済みのアカウントアドレスからのメールが受信可能で、チーム利用の場合は追加の送信者を承認できるため、経理担当者やパートナーからも送信してもらえます。

紙の領収書の場合は、スマートフォンで写真を撮り、Fabricのモバイルアプリから追加します。普段からカメラで領収書を撮影している場合は、カメラロールの自動バックアップ機能で取り込むこともでき、特定の写真フォルダのみに制限することも可能です。パソコン上のPDF請求書は、ドラッグ＆ドロップするか「ファイルをアップロード」から追加できます。

すでに領収書がGmailやOutlookに溜まっている場合は、連携機能を利用することで、1通ずつ転送しなくてもFabricの検索やAIアシスタントからアクセスできるようになります。連携機能のご利用には有料プランが必要です。

ステップ2：請求書番号、金額、または取引先名で検索する

「検索」をクリックするか、Cmd+F（Mac）/ Ctrl+F（Windows）を押します。正確に検索したい場合は、「“INV-2041”」、「“1,240.00”」、または取引先名のように引用符（クオーテーション）で囲んで完全一致検索を行います。Fabricの検索は、PDF、ドキュメント、画像内のテキスト（紙の領収書の写真に含まれる文字を含む）を読み取り、その完全一致する文字列を含むアイテムのみを返します。

番号がわからない場合は、「5月のリスボンのホテル」や「去年の秋に買ったルーター」のように、購入内容を言葉で説明して検索できます。Fabricは意味やキーワードに基づいて一致するものを探し、さらに各アイテムが届いた際に要約を作成するため、実際の印字と表現が一致していなくても、その用途や内容の説明から領収書を見つけ出すことができます。最初の検索で見つからない場合は、店舗名や月など、確実な情報を追加して再度検索してみてください。

検索結果は該当するページが直接開くため、複数ページにわたる明細書や、目的の行が3ページ目にあるような長い取引先の請求書を確認する際に役立ちます。該当箇所がすぐに開くので、金額や日付を即座に確認し、求められている参照番号をすぐにコピーできます。

ステップ3：フォルダ、タグ、種類で絞り込む

タグ、保存場所、アイテムの種類などのフィルターを使って結果を絞り込みます。「2025年 経費」フォルダに限定して「Adobe」と検索すれば、ファイル全体に含まれるすべての「Adobe」の記載から、サブスクリプションの請求書だけを切り離して表示できます。

Fabricは各ドキュメントの内容からタグを提案します。また、スマートコレクションを使えば、手動で仕分け作業をしなくても、含まれる内容に基づいて領収書や請求書を自動的にまとめることができます。フォルダによる整理も併用したい場合は、確定申告に向けた領収書の保管方法でシンプルな年度別の設定方法を紹介しています。

ステップ4：AIアシスタントに合計金額の計算を依頼する

領収書や請求書のフォルダを開き、AIアシスタントに質問します。AIの検索範囲はそのフォルダに自動的に限定され、回答には参照元のドキュメントがクリック可能なリンク付きで引用されます。「3月1日以降のNorthwind宛ての請求書はどれですか？」「今年のソフトウェアのサブスクリプションにいくら使いましたか？」といった質問にスムーズに答えてくれます。

確定申告書に記入したり支払いを督促したりする前に、引用されたドキュメントと各数値を必ず照合してください。引用リンクから元の領収書や請求書を直接開くことができるため、確認は素早く行えます。回答はメモとして保存できるので、ドキュメントと並べて「Q2 未払い請求書」のような簡単な記録を残しておくことができます。

ステップ5：見つけた書類を共有する

目的の書類が見つかったら、税理士に閲覧またはコメント権限を付与してフォルダを共有できます。税理士はファイルを開いて質問などを直接残すことができます。クライアントに未払いの請求書のコピーを送る場合は、ダウンロードを有効にしてリンクとして公開します。詳しい引き渡しの手順については、税理士に提出する領収書の準備方法で順を追って解説しています。

よくある質問

番号から請求書を探すにはどうすればよいですか？

検索画面を開き、「“INV-2041”」のように請求書番号を引用符で囲んで入力します。Fabricはその完全一致するテキストを含むアイテムのみを抽出し、該当するページを直接開きます。

紙の領収書の写真に写っている文字も検索できますか？

はい、可能です。検索は撮影された文字を含む画像内のテキストにも対応しているため、印字された店舗名、金額、日付から領収書の写真を検索できます。

金額で領収書を検索することはできますか？

完全一致で検索するには、「“89.99”」のように領収書に記載されているとおりの正確な金額を引用符で囲んで入力してください。

メールで届いた領収書をFabricに取り込むにはどうすればよいですか？

ご自身のFabricメールアドレスに転送するか、有料プランでGmailまたはOutlookを連携します。両方の方法の詳細は、メールの請求書や領収書を自動保存する方法で解説しています。

AIに領収書の合計を計算してもらうことはできますか？

それらの領収書が保存されているフォルダ内でAIアシスタントに依頼してください。計算に使用した領収書がそれぞれ引用されるため、数値を確定する前に必ず元の書類と照合してご確認ください。

税理士に領収書を見せることはできますか？

閲覧者またはコメント投稿者としてフォルダを共有してください。外部の方はアカウント登録なしで共有リンクを利用できます。

領収書ファイルのファイル名を変更する必要はありますか？

いいえ、必要ありません。検索機能は各ファイルの中身を読み取るため、「IMG_4821.jpg」という名前の領収書でもその内容から検索できます。

無料プランでも領収書の検索はできますか？

ファイルのアップロードと制限付きのAI利用は無料プランに含まれています。GmailおよびOutlookとの連携には有料プランが必要です。詳細は料金プランをご確認ください。