メール内を検索する方法

建設業者からの見積もりは去年の春にメールで届きました。カンファレンスホテルの予約番号や、クライアントが締め切りの延長に同意したスレッドも同様です。どんな内容だったかはおおよそ覚えていても、誰が送信したのか、どのアカウント宛てだったかは思い出せず、必要な添付ファイルは後からドライブに保存したかもしれません。

このガイドでは、Fabricを使ってメール内を検索する方法を説明します。ファイルやメモと一緒にメールを検索できるようにGmailやOutlookを連携する方法、保管しておきたいメッセージを転送する方法、そして完全一致のフレーズ、フィルター、AIアシスタントを使って該当のメッセージを正確に特定する方法について解説します。

普段のメール検索における課題

GmailとOutlookはどちらも優れた検索機能を備えています。送信者や大体の日付が分かっていれば、Gmailの演算子（from:、has:attachment、before:、filename:）やOutlookの検索フィルターを使って、受信トレイをすばやく絞り込むことができます。単一の受信トレイ内の一般的な検索であれば、それで十分です。

しかし、探している情報が複数の場所に分散していると話は難しくなります。仕事用アカウントと個人用アカウントは個別に検索する必要があります。メールには「添付ファイルを参照」と書かれていても、その添付ファイルはその後編集されてクラウドドライブに保存されていたり、関連する決定事項がミーティングノートに記録されていたりすることもあります。それぞれの情報は別々のアプリで検索する必要があり、それらを自分で繋ぎ合わせなければなりません。

多くの人は、重要なメッセージにスターやラベルを付けたり、後で見つけやすいように自分宛てにファイルをメールで送ったりして対処しています。ラベルは一貫して適用されていれば機能します。しかし、自分宛てにメールを送ると、区別のつきにくいコピーで受信トレイが溢れてしまいがちです。

ステップ 1: GmailまたはOutlookを連携する

Fabricマーケットプレイスにアクセスし、GmailまたはOutlookを選択します。連携に関する情報が表示されます。「インストール」をクリックし、権限画面でメールアカウントにサインインして権限を付与します。その後Fabricに戻り、連携が完了したことが確認されます。連携機能のご利用には有料プランが必要です。

連携が完了すると、検索機能やAIアシスタントがFabric内のすべてのデータと並行してメールを読み取れるようになります。仕事用と個人用の両方のアカウントをお持ちの場合は、それぞれを連携することで、1回の検索で両方をカバーできます。

ステップ 2: 保管したいメールを転送する

契約書、確認メール、領収書、クライアントからの指示など、一部のメッセージはFabric自体に保管しておく価値があります。それらを添付ファイルとともにFabricのメールアドレスに転送してください。認証済みの自身のアカウントアドレスからのメールのみを受信しますが、チーム機能では追加の送信者を承認することも可能です。

転送されたメールはライブラリ内のアイテムとなるため、コメントやタグを追加したり、関連ファイルと同じフォルダーに保管したりできます。自分宛てにファイルをメール送信するのをやめる方法では、なぜこれが自分宛ての受信トレイよりも効果的なのかを解説しています。

スマートフォンでは、任意のメールアプリから転送が可能です。Fabricのモバイルアプリの共有シートを使えば、添付ファイル、リンク、コピーしたテキストを送信することもできるため、外出先でメッセージから確認コードや住所を抜き出す際に便利です。

ステップ 3: 正確なフレーズで検索する

「検索」をクリックするか、Cmd+F（Mac）/ Ctrl+F（Windows）を押します。Fabricに転送したメールについては、クエリを入力するとFabric検索が意味とキーワードの両方で一致するものを検出します。語句を引用符（" "）で囲むと完全一致検索になり、予約番号、注文番号、プロジェクトコード、「ローンチを14日に延期」といった特徴的なフレーズを検索するのに適しています。

連携したメールボックスを含めるには、ナレッジ検索パネル内をクリックします。このパネルは、ウェブ版およびデスクトップ版では検索画面の右側に、モバイル版では下部のドロワーにあります。Fabricと連携済みアプリをまとめて検索でき、最初の検索結果が意図と少し異なる場合は、「建設業者からのものだけに絞る」「昨年のものだけ」のように追加の質問をして絞り込むことができます。

タグ、場所、アイテムの種類によるフィルターを使用すると、Fabricに保存したメールの中から検索結果を絞り込むことができます（例：「住宅改修」フォルダー内のアイテムのみ）。

ステップ 4: スレッドについてAIアシスタントに尋ねる

スレッド全体よりも、長いスレッドの中にある特定の回答だけが必要な場合は、AIアシスタントに質問してください。Fabricと連携済みアプリ全体で同様の検索を実行し、元のメッセージを開くことができるクリック可能な参照リンクを付けて回答を提示します。

「Northwind社と合意した納期は何日でしたか？」や「保険会社は免責金額について何と言っていましたか？」といった質問をすることで、何十通もの返信をスクロールする手間を省けます。残しておく価値のある回答であれば、そのクライアントやプロジェクトのフォルダーにメモとして保存しましょう。「Northwind社 合意期日」といったタイトルの短いメモに、回答とともに関連メールの送信者と日付を書き留めておけば、元スレッドを探すよりも次回すばやく見つけることができます。

ステップ 5: 添付ファイルを関連ファイルと一緒に保管する

添付ファイルは、そもそも受信トレイを検索する主な理由であることがよくあります。転送された添付ファイルはファイルとしてFabricに保存され、検索機能によってPDFやドキュメント内のテキストが読み取られ、該当する正確なページで検索結果が開きます。詳しくは古いメールの添付ファイルをすばやく見つける方法をご覧ください。

メールとその添付ファイルを他のプロジェクトファイルと同じフォルダーに保管しておけば、1回の検索で3つすべてを網羅できます。その活用の幅広さについては、すべてのアプリを一度に検索する方法で紹介しています。

よくある質問

Gmailとファイルを同時に検索できますか？

はい、可能です。Gmailを連携し、ナレッジ検索パネルまたはAIアシスタントを使用すると、Fabricと連携済みアプリをまとめて検索できます。連携機能のご利用には有料プランが必要です。

FabricはOutlookに対応していますか？

はい、対応しています。Gmailと同様に、Fabricマーケットプレイスから連携機能としてOutlookを利用できます。

過去のメールから特定のフレーズを完全に一致させて検索するにはどうすればよいですか？

Fabric検索でフレーズを引用符（" "）で囲むと完全一致検索になります。これは照会番号や特徴的な文言を検索するのに適しています。

2つのメールアカウントを同時に検索できますか？

各アカウントを連携すれば、ナレッジ検索パネルでFabricライブラリと合わせて両方のアカウントを検索対象に含めることができます。

受信トレイを連携せずに、個別のメールをFabricに保存できますか？

はい、可能です。ご自身のFabricメールアドレスに転送してください。認証済みの自身のアカウントアドレス、およびチーム用に承認した追加の送信者からのメールを受信できます。

長いメールスレッドをAIに要約してもらうことはできますか？

AIアシスタントにそのスレッドについて尋ねてください。参照したメッセージへのクリック可能なリンクとともに回答が得られ、その回答をメモとして保存することもできます。

無料プランにメール検索は含まれていますか？

GmailおよびOutlookとの連携には有料プランが必要です。プランの詳細は料金ページをご確認ください。

転送した添付ファイルはどうなりますか？

Fabric内に保存され、PDFやドキュメント内のテキストが検索可能になり、該当する正確なページで検索結果が開きます。