ドキュメント内を検索する方法

ファイル名ではなく、書かれていた「フレーズ」だけを覚えていることはよくあります。サプライヤー契約に記載されていた60日前の通知期間、プロジェクト概要に設定されていたローンチ日、返金の承認者を定めた人事ポリシーなど。その文言はDOCX、PDF、またはMarkdownファイルのどこかにあるはずですが、ファイル名から推測することはできません。

このガイドでは、Fabricを使ってドキュメント内のテキストを検索する方法を説明します。ファイルを1か所に集め、引用符を使って完全一致の語句を検索し、フィルターで結果を絞り込み、一致した該当ページでドキュメントを開くまでの手順をご紹介します。

ドキュメント内を検索する一般的な方法

多くの人は、パソコンに標準搭載されている検索機能から使い始めます。MacのSpotlightやWindows Searchはどちらもファイルの内容を読み取ることができ、そのパソコン内に保存されているドキュメントであれば高速に検索できます。しかし、メール、クラウドドライブ、チームフォルダーに保存されているドキュメントにはそれぞれ個別の検索ボックスがあるため、1つの疑問を解消するのに3回も4回も別々に検索しなければならなくなります。

単一のファイル内であれば、Cmd+FまたはCtrl+Fですべての一致箇所を見つけることができるため、正しいファイルさえ開いていればうまく機能します。問題はそれ以前の段階で、当てはまりそうな候補を1つずつ開き、該当するフレーズが含まれているか確認していくという時間のかかる作業が発生することです。Google ドライブの検索機能は、Google ドキュメントやアップロードされた多くのファイルの中身を読み取ってくれますが、これはドライブ内にあるものに限られ、別の場所に保存されたドキュメントは対象外になります。

スプレッドシートで最新のインデックスを管理したり、厳格なファイル命名規則に頼ったりする人もいます。どちらもその習慣が続いている間は有効ですが、新しいドキュメントが追加されるたびに誰かが忘れずに更新し続ける必要があります。

ステップ1：ドキュメントを検索可能な場所に置く

Fabricは、PDF、DOCX、TXT、Markdown、HTML、JSONファイル内のテキストを検索できます。ドキュメントをWebアプリやデスクトップアプリにドラッグするか、貼り付けるか、あるいは大量のファイルを一度に処理できる「ファイルをアップロード」をクリックします。Fabricデスクトップアプリをインストールすると、Finderやエクスプローラーにドライブとしてもマウントされるため、ドキュメントのフォルダーを移動するのも通常のファイル移動と全く同じ感覚で行えます。

Google ドキュメントやNotionのページは、有料プランで利用できる他のアプリとの連携を通じて取り込むことができます。Google ドライブは双方向に同期されるため、どちらか一方で編集を行うと、もう一方にも反映されます。

ドキュメントが取り込まれると、Fabricはその内容から埋め込み（ベクター）を生成し、短い要約を作成し、コンテンツタイプやトピックなどの属性を記録します。検索はこれらすべてを対象に実行されるため、事前にファイル名を変更したり整理したりする必要はありません。

ステップ2：完全一致する語句で検索する

「検索」をクリックするか、Cmd+F（Mac）/ Ctrl+F（Windows）を押します。通常のクエリを実行すると、意味とキーワードの両方を同時にマッチングするハイブリッド検索が行われます。

正確な語句が分かっている場合は、引用符（" "）で囲んでください。たとえば「"60 days’ written notice"（60日前までの書面による通知）」と検索すると、その文字列が含まれるドキュメントのみが返され、意味ベースの検索でヒットするような類似した語句は除外されます。引用符による検索は、条項の文言、参照番号、製品コード、人名、あるいはかつてドキュメントからコピーしたフレーズなどを探す際に最適です。

うろ覚えの場合は引用符を付けず、代わりに「サプライヤー契約の終了に関する通知期間」のように内容を説明するように入力します。ハイブリッド検索なら、ドキュメント内で「解約」や「キャンセル」という言葉が使われていたとしても、そのトピックに関するファイルを見つけ出すことができます。

ステップ3：フィルターで結果を絞り込む

フィルターを使用すると、膨大な検索結果を適切な量に絞り込むことができます。アイテムの種類で絞り込んでドキュメントのみを表示したり、場所で絞り込んで単一のフォルダーやスペース内を検索したり、タグを使用している場合はタグで絞り込むことも可能です。「法務」フォルダーに限定して「indemnity（補償）」を検索すれば、ライブラリ全体を検索するよりもはるかに短いリストが得られます。

タグ付けは任意です。Fabricは各ドキュメントの内容に基づいてタグを提案します。その提案を採用することも無視することもでき、どちらを選んでも検索機能は同様に動作します。体系的な整理も行いたい場合は、長期的に役立つフォルダー管理の習慣について解説したデジタルファイルの整理方法をご覧ください。

ステップ4：一致した該当ページでドキュメントを開く

検索結果は、一致した語句が表示されている正確なページで直接開きます。そのため、長いレポートの41ページ目にあるフレーズをクリックした場合、表紙ではなく41ページ目にジャンプします。そこからリーダーモードで閲覧したり、探していた箇所にハイライトやコメントを追加したりできます。

目的のファイルがリストに見当たらない場合は、最も近い結果を選択して類似検索を実行してください。Fabricがそれに似たアイテムを見つけてくれるため、同じ契約書のドラフトが複数ある場合や、ほぼ同一のテンプレート群を探す際に便利です。

ステップ5：連携したアプリ内を検索し、追加の質問をする

他のアプリに残されたままのドキュメントも、同じ画面から検索できます。Webやデスクトップでは検索画面の右側、モバイルでは下部ドロワーにあるナレッジ検索パネル内をクリックします。これにより、Fabricと連携済みアプリの両方がまとめて検索され、同じパネル内でさらに質問を重ねることもできます。

ファイルそのものよりも答えが知りたい場合は、フォルダーを開いてAIアシスタントに質問してください。AIアシスタントはそのフォルダー内に限定して検索を行い、クリック可能な参照リンク付きで利用したドキュメントを引用してくれるため、元のテキストで文言を確認できます。ドライブに保存されたドキュメントの詳細については、ファイルの中身でGoogle ドライブを検索する方法をご覧ください。

よくある質問

ドキュメント内の完全一致フレーズを検索するにはどうすればよいですか？

Cmd+F（Mac）またはCtrl+F（Windows）で検索を開き、フレーズを引用符で囲みます。そうすると、Fabricはその完全一致する語句を含むアイテムのみを返します。

Fabricはどのドキュメント形式の中身を検索できますか？

PDF、DOCX、TXT、Markdown、HTML、JSONファイルに加え、連携機能を通じてGoogle ドキュメントやNotionのページも検索できます。画像やスクリーンショット内のテキストも検索可能です。

スキャンしたドキュメント内も検索できますか？

はい。検索は写真に写った文字を含む画像内テキストもカバーしているため、スキャンした手紙もその文言から見つけることができます。手順の詳細はスキャンしたドキュメントを検索する方法をご覧ください。

検索結果は正しいページで開きますか？

はい。検索結果は一致した箇所がある正確なページにジャンプするため、長いファイルをスクロールして探す必要はありません。

特定のフォルダー内だけを検索することはできますか？

はい。場所フィルターを使用すると、検索対象を1つのフォルダーやスペースに限定できます。また、フォルダーを開いてAIアシスタントに質問することも可能で、その場合は自動的にそのフォルダー内に限定されます。

検索する前にドキュメントの名前変更やタグ付けをする必要がありますか？

いいえ。検索は各ドキュメントの内容を読み取るため、適切でない名前のファイルであっても書かれている内容から見つけ出せます。タグやフォルダーは任意の補助機能です。

Google ドキュメントを移動させずに検索できますか？

はい。FabricマーケットプレイスからGoogle ドライブを連携し、ナレッジ検索パネルを使用すると、Fabricと連携したアプリをまとめて検索できます。アプリ連携には有料プランが必要です。

無料プランでもドキュメントの検索は含まれていますか？

ファイルのアップロードは無料プランに含まれています。Google ドライブやNotionなど他のアプリとの連携には有料プランが必要です。各プランの対象範囲については料金プランをご覧ください。