PDF内のテキストを検索する方法

ある条項や数字、参照番号を覚えていて、それが手持ちのPDFのどこかにあるとわかっているとします。そのファイルは、60ページに及ぶサプライヤー契約書かもしれませんし、賃貸借契約書、あるいはプロジェクトのためにダウンロードした40本の研究論文のうちの1本かもしれません。候補が3つだけなら、それぞれを開いてCtrl+Fを押すだけでも事足ります。しかし、それが30個もあると、午後の大半を費やすことになります。

このガイドでは、PDFのテキストを検索する通常の方法、それぞれの限界、そしてFabricに保存されているすべてのPDF内を一度に検索する方法について説明します。完全一致のための引用符、リストを絞り込むフィルター、そして該当のページを直接開く検索結果について解説します。

一般的なPDF内検索の方法

PDFリーダー（Adobe Acrobat、プレビュー、またはブラウザ内蔵のビューア）の検索機能を使用するのが一般的です。素早く正確で、開いているドキュメント内を検索します。Acrobatの高度な検索ではPDFフォルダー全体を検索することもできるため、すべてのファイルが1台のコンピューターの1か所に保存されているユーザーには適しています。

MacのSpotlightやWindows Searchなどのオペレーティングシステムの検索は、ドライブ上の多くのPDFのテキストにインデックスを付けます。どのファイルに特定の単語が含まれているかを教えてくれます。その後、各ファイルを開いて該当の箇所を見つけるためにもう一度検索する必要があり、テキストレイヤーなしでスキャンされたPDFは見逃される可能性があります。

Googleドライブなどのクラウドストレージでも保存されたファイル内を検索できるため、本文内の単語によってPDFが見つかることがあります。問題は、コレクションが分散している場合に発生します。契約書は共有ドライブにあり、明細書はメールの添付ファイルとして届き、論文は文献管理ソフトにあるといった場合、それぞれの検索では手持ちのデータの一部しかカバーできません。

ステップ1: 1回の検索でアクセスできる場所にPDFを集める

Fabricは保存されているものを検索するため、最初のステップはPDFを1か所に集めることです。ウェブアプリやデスクトップアプリにドラッグするか、貼り付けるか、「ファイルをアップロード」をクリックします。アップロード機能は大量の一括処理に対応しています。FabricデスクトップアプリはFinderやエクスプローラーにFabricをドライブとしてマウントするため、通常の操作と同じようにPDFのフォルダー全体を移動できます。

メールで届いたPDFはFabricのメールアドレスに転送でき、iOSおよびAndroidアプリでは共有シート経由で任意のアプリからPDFを取り込めます。PDFがGoogleドライブにある場合は、連携（コネクション）によって双方向に同期され、他のすべてのファイルと一緒に検索できるようになります。連携機能には有料プランが必要です。

ステップ2: 正確な語句を引用符で囲んで検索する

「検索」をクリックするか、Cmd+F（Mac）/ Ctrl+F（Windows）を押します。引用符を付けずにクエリを入力すると、意味とキーワードの両方で一致を判定するハイブリッド検索が実行されます。これは、大まかな内容は覚えているものの正確な文言を思い出せない場合に役立ちます。

正確な文言がわかっている場合は、引用符（""）で囲みます。「force majeure」を引用符で囲んで検索すると、そのフレーズを含むドキュメントのみが返され、他の表現でそのトピックを扱っているドキュメントは除外されます。Fabric検索は、引用符で囲まれたテキストを完全一致として処理します。

同義語が存在しない文字列（請求書番号やポリシー番号、部品番号、事件・案件番号、姓、レポートの特定の数値など）を検索する場合に引用符は真価を発揮します。「INV-20417」で検索すると、ファイル名が「scan_0032.pdf」であっても、その番号が含まれているPDFが検出されます。

ステップ3: フィルターを使って結果を絞り込む

よく使われるフレーズの場合、何十ものファイルがヒットすることがあります。フィルターを使用すると、アイテムの種類、タグ、またはファイルシステム内の場所によってリストを絞り込めます。種類を「PDF」に設定すると、たまたま同じ単語が含まれていたメモ、ブックマーク、画像が除外されます。場所フィルターを使用すると、「契約書」フォルダーや特定のクライアントのドキュメントなど、単一のフォルダー内に対象を限定して検索できます。

タグはフォルダーをまたいで機能します。Fabricは自動整理機能の一環として、コンテンツの内容に基づいて各ドキュメントのタグを提案します。また、保存時に独自のタグを追加することもできます。これにより、特定の条項を検索する際に、ファイルがどこに置かれていても「リース」というタグが付いたものだけに限定して検索できます。

ステップ4: 該当するページを直接開く

検索結果からは、正確なページへ直接移動できます。200ページにおよぶ年次報告書で一致した箇所をクリックすると、そのフレーズが表示されているページが開くため、表紙から順にページをめくることなく、前後の段落をすぐに読むことができます。

PDFはリーダーモードで開くため、見つかった箇所にハイライトやコメントを付けることができます。条項にハイライトを付けておけば、後で同僚に共有しやすくなり、コメントでなぜそれが重要なのかをメモしておくことができます。

早期解約手数料について記載されている契約書をすべて確認したい場合など、単一のフレーズ以上の幅広い質問がある場合は、フォルダーを開いてAIアシスタントに質問してください。アシスタントはそのフォルダー内のみを参照し、クリック可能な参照情報とともに対象のPDFを引用するため、各回答を元のソースと照らし合わせて確認できます。

よくある質問

複数のPDF内にある単語を一度に検索するにはどうすればよいですか？

PDFをFabricに取り込み、1回検索を実行するだけです。保存されているすべてのPDF内のテキストが読み取られ、一致する各ファイルが一覧表示されます。結果からは、その単語が出現するページが直接開きます。

PDF内の完全一致のフレーズを検索するにはどうすればよいですか？

フレーズを二重引用符（""）で囲んでください。引用符で囲まれたテキストは厳密に照合されるため、その正確な単語が含まれるPDFのみが返されます。

引用符ありと引用符なしの検索の違いは何ですか？

引用符なしの場合、Fabricはハイブリッド検索を実行し、キーワードだけでなく意味による一致も検索します。これは文言が曖昧な場合に便利です。引用符ありの場合、正確な文字列を検索するため、数値、名前、決まり文句の検索に適しています。

スキャンしたPDFも検索できますか？

Fabric検索は、PDF内のテキストだけでなく、画像内の撮影されたテキストも対象とします。後から検索できるように紙をスキャンする方法については、スキャンしたドキュメントを検索する方法をご覧ください。

PDFの検索を1つのフォルダーに限定できますか？

はい。場所フィルターを使用して検索結果を特定のフォルダー内に限定し、種類フィルターを使用してPDFのみを表示することができます。

Googleドライブに保存されているPDFを検索できますか？

はい、Googleドライブを連携すれば可能です。この連携は双方向同期であるため、ファイルはFabric内に作成され、常に最新の状態に保たれます。連携機能には有料プランが必要です。

正確な文言がまったく思い出せない場合はどうすればよいですか？

ハイブリッド検索は意味による照合を行うため、引用符を付けずにドキュメントの内容を説明するように検索してください。その他のアプローチについては、ファイル名を覚えていない場合にファイルを見つける方法をご覧ください。

検索する代わりにPDFについて質問することはできますか？

はい。フォルダーを開いてAIアシスタントに質問するか、フォルダーを右クリックしてアシスタントのコンテキストに追加してください。回答には引用元のPDFが明記されます。

PDFを検索するには有料プランが必要ですか？

ファイルのアップロードとリーダー機能は無料プランで利用できます（ストレージ容量とファイルサイズに上限があります）。Googleドライブなどの他のアプリとの連携には有料プランが必要です。各プランに含まれる内容については、料金プランをご覧ください。