過去のプレゼンテーション内を検索する方法

木曜日までに新しいピッチ資料を用意しなければならず、以前にも同じようなスライドを作った記憶があるはずです。2年前の取締役会向け資料にあった市場規模のグラフ、クライアントへの提案書にあった料金表、カンファレンスの講演で使った顧客の声などです。しかし、資料のファイル名は「Final_v3.pptx」や「第2四半期レビュー (2).pptx」といったものばかりで、その数は数百にも上ります。

このガイドでは、Fabricを使用して過去のプレゼンテーション内のテキストを検索する方法を解説します。特定のスライドが含まれるプレゼンテーションを見つけたり、作成元で絞り込んだり、過去の資料が入ったフォルダー全体に対して質問したりできるようになります。

過去のスライドを探す一般的な方法

通常は、記憶と当て推量を頼りに探すことになります。スライドを作った時期を大まかに思い出し、該当する四半期やクライアントのフォルダーを開き、スライド一覧表示で目的のものが見つかるまでめくっていきます。この方法は、スライドが最近のものでフォルダー内のファイルが少ない場合には機能します。

PowerPointの検索機能（Cmd+FまたはCtrl+F）は開いているプレゼンテーション内を検索するため、正しいファイルを開いているときには便利です。「最近使用したファイル」のリストは、先月の作業を探すのに役立ちます。Googleドライブの検索機能はGoogleスライドやアップロードされた多くのプレゼンテーション内のテキストを読み取るため、すべてをドライブに保存しているチームであればある程度対応できます。ただし、ファイルがメールの添付ファイルとしてやり取りされたものではなく、ドライブに保存されていることが前提です。

一部のチームでは、承認済みのスライドを集めたマスタースライドライブラリを作成し、そこから各自がコピーして使えるようにしています。担当者がいる間は整理された状態が保たれます。しかし、その担当者が別の業務に移ると、最新かつ最良のスライドは再び各プロジェクトの資料の中に埋もれてしまい、ライブラリは古い情報のまま放置されてしまいます。

ステップ1：過去のプレゼンテーションを1つのライブラリに集約する

FabricはPPTおよびPPTXファイルに対応しています。過去のプレゼンテーションが入ったフォルダーを選択してWebアプリまたはデスクトップアプリにドラッグするか、「ファイルをアップロード」をクリックすれば、大量のファイルも一度にアップロードできます。画像や動画が多くてファイルサイズが大きい場合、デスクトップアプリがFabricをドライブとしてマウントするため、コンピューターの容量を消費せず、開いたときにストリーミング再生されます。

Googleスライドのプレゼンテーションは、Google ドライブ連携を介して取り込まれます。連携には有料プランが必要です。ドライブとは双方向で同期されるため、Googleスライドで編集された資料はFabric上でも常に最新の状態に保たれます。

メールの添付ファイルとして受け取った資料は、自身のFabric専用メールアドレスに転送すれば、ダウンロードフォルダーを経由することなく直接保存できます。

ステップ2：スライドから覚えているキーワードを検索する

「検索」をクリックするか、Cmd+F（Mac）/ Ctrl+F（Windows）を押します。スライドのタイトルやスライド内の短いフレーズは特徴的であることが多く、優れた検索キーワードになります。完全一致検索を行うには、「total addressable market」、「顧客からのフィードバック」、あるいはクライアント名などを二重引用符（" "）で囲みます。Fabricの検索では、その正確な語句を含むアイテムのみが表示されます。

正確な文言を思い出せない場合は、引用符を付けずに「エンタープライズ層の競合料金比較」のようにスライドの内容を言葉で説明して検索してください。ハイブリッド検索はキーワードだけでなく文脈や意味も考慮して一致させるため、「当社の競合優位性」というタイトルのスライドでもその検索クエリで見つけ出すことができます。

また、Fabricは資料が取り込まれた際に各プレゼンテーションの要約を作成するため、入力したフレーズが個々のスライドに直接書かれていなくても、そのプレゼンテーションが扱っているトピックを検索することで見つけ出すことが可能です。

ステップ3：クライアント、フォルダー、またはファイル形式で絞り込む

何年分ものプレゼンテーションがあると、「ロードマップ」や「結果」といった一般的な単語では膨大な検索結果が表示されます。アイテムの種類で絞り込んでプレゼンテーションのみを表示したり、場所で絞り込んで特定のクライアントのフォルダーや単一の年を検索したり、オーディエンスやイベントごとにタグ付けしている場合はタグで絞り込んだりできます。

Fabricは、扱っているトピックなど各プレゼンテーションの内容に基づいてタグを提案します。資料が取り込まれた際にこれらのタグをいくつか承認するか、トピックごとにプレゼンテーションを自動集約するスマートコレクションを設定しておけば、手動で分類することなく、後から素早く絞り込めるようになります。

ステップ4：必要なものと類似したプレゼンテーションを見つける

見つかった検索結果が目的のものに近くても、完全には一致しない場合があります。例えば、前々回の取締役会向け報告資料を探していたのに、前回のものが見つかったようなケースです。そのアイテムを選択し、類似検索を実行してください。Fabricが類似するアイテムを検出し、他のバージョンや関連するプレゼンテーションを1つのリストにまとめて表示します。

複数のバージョンが見つかった場合の判別方法については、ファイルの最新バージョンを見分ける方法で詳しく解説しています。気に入ったスライドのスクリーンショットを保存している場合、画像内のテキストや表示内容から検索できるため、グラフの画像から元のプレゼンテーションをたどることも可能です。

ステップ5：プレゼンテーションのフォルダー全体に対して質問する

多数のプレゼンテーションにまたがる質問がある場合は、フォルダーを開いてAIアシスタントに質問してください。検索対象は自動的にそのフォルダー内に限定され、参照したプレゼンテーションへのクリック可能なリンク付きで回答が得られます。「3層構造の価格設定を最初に取り入れたのはどの資料か」「2024年に投資家に提示した解約率の数値はいくつか」といった質問に最適です。

回答はメモとして保存できるため、よく再利用するスライドの簡単なインデックスを素早く作成するのに役立ちます。Fabricと他の連携アプリを一度にまとめて検索したい場合は、検索画面のナレッジ検索パネルをご利用ください。設定の詳しい手順については、すべてのアプリを一度に検索する方法で解説しています。

よくある質問

過去のPowerPointから特定のスライドを見つけるにはどうすればよいですか？

Fabricにプレゼンテーションをアップロードし、検索を開いて、スライドに含まれるフレーズを引用符で囲んで入力してください。その文言が含まれるプレゼンテーションが結果に一覧表示されます。

PowerPointファイルを開かずに中身を検索できますか？

はい、可能です。Fabricはライブラリ内のPPTおよびPPTXファイルを1つの検索バーから検索できるため、目的のファイルであることが確認できてから開くだけで済みます。

FabricはGoogleスライドにも対応していますか？

はい、Google ドライブ連携を介して対応しており、双方向で同期されます。なお、連携機能の利用には有料プランが必要です。

スライドに書かれていた言葉をまったく思い出せない場合はどうすればよいですか？

引用符を使わずに、スライドの内容を言葉で説明して検索してください。検索エンジンが意味に基づいて一致するものを探し出し、AIアシスタントがフォルダー内の資料全体を対象に説明的な質問にも回答します。

特定のクライアントのプレゼンテーションのみを検索するにはどうすればよいですか？

場所のフィルターを使用して、検索対象をそのクライアントのフォルダーやスペースに限定してください。また、フォルダーを開いてAIアシスタントに直接質問することもでき、その場合はそのフォルダー内のみを対象に回答します。

同じプレゼンテーションの別のバージョンを見つけることはできますか？

プレゼンテーションを選択し、類似検索を実行してください。Fabricが類似するアイテムを一覧表示し、通常はそこから過去や最新のバージョンを見つけることができます。

過去のプレゼンテーションが何百ファイルもあると、ノートPCの容量を圧迫しませんか？

デスクトップドライブ機能を使用すれば容量を圧迫することはありません。ファイルはコンピューターのストレージを消費せず、開いたときにストリーミングされます。設定方法については、ファイルを削除せずにノートPCの空き容量を増やす方法をご覧ください。

無料プランでもプレゼンテーションをアップロードできますか？

はい、無料プランでもファイルのアップロードが可能です（保存容量とファイルサイズに上限があります）。Google ドライブとの連携には有料プランが必要です。