すべてのスプレッドシートを横断検索する方法

スプレッドシートは気づかないうちにどんどん溜まっていきます。去年の予算管理ワークブック、3月に誰かからメールで送られてきたサプライヤーの価格表、CRMからエクスポートした3つのCSVファイル、「Sheet1 (2)」というタブがある企画シートなどさまざまです。誰かから「2024年のパッケージングの単価はいくらだった？」と尋ねられたとき、その答えはどれか1つのファイルの中にありますが、1つずつ開いて探していると午後が丸ごと潰れてしまいます。

このガイドでは、Fabricを使ってすべてのスプレッドシートを横断検索する方法を解説します。Excel、CSV、Googleスプレッドシートのファイルを1か所に集約し、ファイル名、トピック、または完全一致の用語で目的のファイルを見つけ、AIアシスタントに内容を読み取らせて必要な数値を引き出す手順をご紹介します。

スプレッドシートの一般的な検索方法

Excelの「検索と置換」（Cmd+FまたはCtrl+F）は、検索場所を「ブック」に設定すればワークブック全体を素早く正確に検索できます。ただし、検索できるのは現在開いているファイルのみであるため、20個のワークブックにまたがる質問の答えを探すには、20個のワークブックをすべて開く必要があります。

SpotlightやWindows Searchはパソコン内のさまざまなファイル形式の中身を検索できるため、ローカルに保存されているファイルには役立ちます。Googleドライブの検索は内容からGoogleスプレッドシートを見つけることができ、すべてをDriveに保存しているチームに適しています。しかし、添付ファイルとして送られてきたCSVエクスポートやExcelファイルは、どちらの対象にもならず、受信トレイやダウンロードフォルダーに放置されがちです。

より高度な解決策としては、LOOKUP関数やPower Queryを使って他のファイルからデータを取得するマスターワークブックを作成する方法があります。これは、列構成が固定された特定のファイル群に対してはうまく機能します。しかし、サプライヤーが価格表のレイアウトを変更したり、新しいエクスポートで列が追加されたりすると、手作業でリンクを修正しなければならなくなります。

ステップ1：スプレッドシートを1か所に集める

FabricはCSVおよびXLSXファイルに対応しています。ウェブアプリやデスクトップアプリにドラッグ＆ドロップするか、貼り付けるか、「ファイルをアップロード」をクリックしてください。大量のファイルも一度にアップロードできます。Excelからフォルダーに直接保存し続けたい場合は、FinderやエクスプローラーにFabricをドライブとしてマウントできるデスクトップアプリをインストールしてください。

Googleスプレッドシートは有料プランで利用可能な連携機能を通じて取り込みます。メールで届いた価格表やエクスポートデータは、専用のFabricメールアドレスに転送することで、添付ファイルを直接ライブラリに保存できます。認証済みのアカウントアドレスからのメールを受け付けるほか、チーム利用の場合は送信者を追加で承認することも可能です。

ステップ2：目的のファイルを見つける

スプレッドシートが追加されると、Fabricはその内容からエンベディング（埋め込み表現）を生成し、短い要約を作成して、コンテンツタイプやトピックなどの属性を記録します。これにより、ファイル名が「Export_20240312.csv」のような場合でも、何について書かれているかを手がかりに検索してワークブックを見つけることができます。

「検索」をクリックするか、Cmd+F（Mac）/ Ctrl+F（Windows）を押し、「2024年の包装資材サプライヤー価格」や「チャネル別の月間広告費」のようにファイルの内容を説明するように入力します。Fabricの検索は、意味的な一致とキーワードの一致を組み合わせて行われます。特定のサプライヤー名、SKU、プロジェクトコードを検索したい場合は、二重引用符（" "）で囲むと完全一致で検索できます。

一致するファイルが多い場合はフィルターが便利です。アイテムの種類、場所（例：「財務」フォルダーなど）、またはタグで絞り込むことができます。Fabricは各ファイルの内容からタグを提案するため、ファイルが取り込まれる際に有用なタグを適用できます。

ステップ3：AIアシスタントに数値を読み取らせる

ファイルを見つけるのは作業の半分に過ぎません。残りの半分はファイル内の数値を見つけ出すことであり、ここでAIアシスタントが役立ちます。アシスタントはCSVやXLSXファイルを読み取ることができるため、何行もスクロールして探す代わりに、内容について直接質問できます。

スプレッドシートが保存されているフォルダーを開き、アシスタントを起動します。アシスタントはそのフォルダーに対象が自動的に限定され、中にあるすべてのデータを分析して回答します。「3月の価格表における500mlボトルの単価はいくらでしたか？」「これらのエクスポートデータの中で、広告費が最も高かった月はどれですか？」といった質問が可能です。回答にはクリック可能な参照元リンクとして抽出元のファイルが明記されるため、シートを開いて該当するセルを自分で確認できます。

異なるフォルダーにあるスプレッドシートについて質問したい場合は、各フォルダーを右クリックしてアシスタントのコンテキストに追加します。追加の質問でも同じコンテキストが維持されるため、「四半期ごとの合計、次にサプライヤー別、さらに過去2年間のみ」といった一連の流れの質問にもスムーズに対応できます。

ステップ4：元のデータと数値を照合し、回答を保存する

アシスタントの回答は正しいセルを見つけるための手がかりとして扱い、数値をレポートやメールに記載する前にファイル原本で確認してください。参照元リンクから使用されたスプレッドシートを直接開くことができるため、確認も素早く行えます。

役立つ回答はワンクリックでノートとして保存できます。「年別の包装資材コスト」のように、各参照シートへのリンクを含んだ簡単なノートを蓄積していくことで、同じ検索を何度も繰り返す手間が省けます。1つのサブスクリプションでClaude、Gemini、OpenAIなど複数の開発元のモデルを利用できるため、複雑なエクスポートデータに対する回答に違和感がある場合は別のモデルを試すことも可能です。財務関連ファイルの整理に関するヒントについては、フリーランスのための請求書整理法をご覧ください。

ステップ5：他のアプリ内のスプレッドシートを検索する

Fabricに移動させていないスプレッドシートでも、そのファイルが保存されているアプリが連携されていれば検索可能です。ウェブおよびデスクトップの検索画面右側、またはモバイルの下部ドロワーにあるナレッジ検索パネル内をクリックすると、Fabricと連携済みアプリをまとめて横断検索します。詳しい仕組みについては、すべてのアプリを一度に横断検索する方法をご覧ください。

普段使用しているお好みのAIツールでこれらのファイルを読み取らせたい場合は、FabricのMCPサーバーを利用することで、ChatGPTやClaudeなどのツールからFabricを検索し、Googleドライブなどの連携アプリのファイルを含むコンテンツを読み取らせることができます。

よくある質問

複数のExcelファイルを一度に横断検索するにはどうすればよいですか？

ファイルをFabricに取り込み、検索機能を使って目的のワークブックを見つけます。ファイル内の特定の数値を検索したい場合は、フォルダーを開いてAIアシスタントに質問してください。アシスタントがXLSXやCSVファイルを読み取り、参照したファイルを提示しながら回答します。

FabricはCSVやXLSXファイル内のデータを読み取ることができますか？

はい、読み取れます。AIアシスタントはCSVおよびXLSXファイルを読み取ることができるため、ファイルに含まれる行データや数値について質問することができます。

Googleスプレッドシートにも対応していますか？

はい、連携機能を通じて対応しています。なお、他のアプリとの連携には有料プランが必要です。

ファイル名から中身が推測できないスプレッドシートはどのように探せばよいですか？

何が書かれているかを言葉で説明して検索してください。Fabricは各ファイルを要約し、意味に基づいた検索（セマンティック検索）を行うため、内容に関するキーワードを入力すれば「Export_final.csv」といったファイル名でも見つけ出すことができます。

特定の製品コードやサプライヤー名で完全一致検索できますか？

コードや名前を二重引用符（" "）で囲むことで完全一致検索が可能です。また、AIアシスタントにスプレッドシートのフォルダー全体から探すよう依頼することもできます。

AIが提示した数値は信頼できますか？

参考用の出発点としてご活用ください。各回答には参照元のファイルへのリンクが記載されているため、数値を確定する前に元シートのセルを直接確認することをおすすめします。

ChatGPTやClaudeで自分のスプレッドシートを検索できますか？

はい、FabricのMCPサーバーを利用することで、それらのツールからFabricを検索し、ファイルの内容を読み取らせることができます。設定手順については、自分のファイルでChatGPTを活用する方法をご覧ください。

この機能は無料プランでも利用できますか？

スプレッドシートのアップロードと一部制限付きのAI利用は無料プランに含まれています。Googleスプレッドシートなどの連携機能には有料プランが必要です。詳細は料金プランをご覧ください。