レシートをスキャンして検索可能なテキストにする方法

紙のレシートは色あせたり、丸まったり、上着のポケットに入ったままになりがちです。そして本当に必要なものは、数か月後に限って必要になる傾向があります。保証請求のためのホームセンターのレシート、経費精算のためのクライアントとのランチ、確定申告のための事務用品のレシートの山などです。その頃には感熱紙の印字は半分消えかけ、撮影したはずの写真は犬の写真と駐車場の看板の写真の間に埋もれてしまっています。

このガイドでは、レシートをデジタル化する一般的な方法、それらの方法がどこで不便になるのか、そしてメールで届くレシートとともに、印字されたテキストを検索できるようにFabricにレシートを撮影・保存する方法について解説します。

レシートをデジタル化する一般的な方法

靴箱や封筒に保管するのは、今でも最も一般的な方法です。設定は不要で、特定のレシートを提示するよう求められるまでは問題なく機能します。しかし、いざ必要になると、すべてのレシートを広げて確認しなければなりません。また、感熱紙は色あせるため、靴箱の中に置いている間に情報が消えてしまうこともあります。

スマートフォンのカメラで撮影するのは、当然のアップグレードと言えます。画像は安全に保存されますが、他のすべての写真と一緒にカメラロールに保存されてしまいます。一部の写真アプリは画像内のテキストを認識できますが、1枚のレシートを探すためには、メニューや看板、スクリーンショットなどの検索結果をスクロールしなければなりません。

スキャナーアプリはレシートをトリミングされたPDFに変換するため、見た目はすっきりします。ただし、ファイル名には日付と番号などの一般的な名前が付けられることが多く、PDF自体は綺麗でも、1つずつ開いてみないと見つけるのが難しいことに変わりはありません。経費精算アプリはさらに進んで合計金額を読み取ってくれます。これらは経費の払い戻しを申請する人には向いていますが、一般的な記録管理ではなく、そのワークフローを中心に構築されている傾向があります。

スプレッドシートに各レシートの内容を入力する人もいます。スプレッドシートは合計金額を出しやすいですが、購入ごとに時間がかかり、提示を求められた場合に備えて原本のレシートもどこかに保管しておく必要があります。

ステップ 1: レシートを撮影してFabricに保存する

スマートフォンでレシートの写真を撮り、共有シートを開いてFabricを選択します。iOSおよびAndroidのFabricモバイルアプリは、この方法であらゆるアプリから写真やファイルを受け取ることができます。レシートを平らに伸ばし、小さな文字もはっきりと読めるように明るい場所で撮影してください。

写真を1枚ずつ共有するのが面倒な場合は、モバイルアプリでカメラロールの自動バックアップを有効にしてください。すべての写真を同期することも、特定のフォルダーのみを同期することもできるため、スマートフォン上のレシート専用アルバムから直接Fabricに読み込ませることができます。iOSやAndroidの注文確認のスクリーンショットも自動的にインポートできます。

屋台や職人などからの手書きのレシートの場合、手書きスキャナーが写真を構造化されたメモに変換し、元の画像も一緒に保存します。スキャナー機能は無料プランを含むすべてのプランで利用できます。

すでにPDFにスキャンしたレシートやパソコンに保存されているレシートも取り込むことができます。Fabricにドラッグするか、貼り付けるか、「ファイルをアップロード」をクリックしてください。大量のファイルも一度に処理できます。

ステップ 2: メールで届くレシートを転送する

オンライン注文、配車サービス、サブスクリプションなどのレシートはメールで届きます。そのメッセージや添付されたPDFをFabricのメールアドレスに転送すれば、撮影したレシートの隣に保存されます。Fabricは認証済みのアカウントアドレスからのメールのみを受け付けますが、追加の送信者を承認することもできるため、パートナーや経理担当者がレシートを送信する場合にも役立ちます。詳しくはメールの請求書やレシートを自動的に保存する方法をご覧ください。

必要に応じて、保存時にコメントやタグを追加してください。「クライアント: Harlow」や「自宅オフィス」などのタグは、レシート自体に購入目的が記載されていない場合に便利です。

ステップ 3: レシートのテキストを検索する

Fabricは、撮影されたテキストを含め、画像、スクリーンショット、PDF内のテキストを読み取ります。「検索」をクリックするか、Cmd+F（Mac）/ Ctrl+F（Windows）を押し、店名、商品名、または「去年の春のプリンターのインク」のような説明を入力します。Fabricの検索は、意味とキーワードの両方で一致するものを探します。

完全一致で検索したい場合は、値を引用符で囲みます。これは、注文番号、カードの下4桁、または正確な金額でレシートを見つける最も手軽な方法です。フィルターを使用してタグ、ファイル内の場所、またはアイテムの種類で結果を絞り込むことができるため、レシートフォルダー内だけで検索を完結させることも可能です。

Fabricは各アイテムの短い要約を作成し、コンテンツの種類などの属性を抽出して、タグを提案することも行います。設定したスマートコレクションはそれらのコンテンツから自動的に入力されるため、レシート用のコレクションを作成しておけば、新しいレシートが届くたびに自動で収集されます。詳細については、経費精算に必要なレシートを見つける方法をご覧ください。

ステップ 4: 質問して会計士と共有する

レシートが保存されているフォルダーを開き、AIアシスタントを開きます。アシスタントはそのフォルダー内のみを対象とするため、特定の仕入先からのレシートはどれか、第2四半期の備品購入のリストはどれかなどを質問できます。回答には参照したレシートが引用されるため、数字を信頼する前にそれぞれのレシートを確認してください。

レシートを提出する準備ができたら、閲覧者としてそのフォルダーを会計士と共有します。Fabricを利用していない人でも、登録なしで共有リンクを開くことができます。ロールと権限では、閲覧者、コメント投稿者、編集者、管理者の各レベルについて説明しています。一連の流れについては、会計士のためにレシートを準備する方法をご覧ください。

よくある質問

レシートの写真を検索可能にするにはどうすればよいですか？

スマートフォンの共有シート、カメラロールのバックアップ、またはアップロード機能を使って、写真をFabricに保存します。Fabricの検索機能は、撮影されたテキストを含む画像内のテキストを読み取ります。

金額や注文番号でレシートを検索できますか？

はい。レシートに印字されているテキストと完全一致で検索するには、検索時に数字を引用符で囲んでください。

スマートフォンでレシートをスキャンする最適な方法は何ですか？

明るい場所でレシートを平らに置いて撮影し、Fabricに送信します。きれいに撮影するためのヒントについては、スマートフォンで紙の書類をスキャンする方法をご覧ください。

Fabricは手書きのレシートを読み取ることができますか？

手書きスキャナーは、手書き文字の写真を構造化されたメモに変換し、元の写真も一緒に保存します。この機能は無料プランでも利用可能です。

メールで届いたレシートも同じ場所に保存できますか？

はい。ご自身のFabricメールアドレスに転送すれば、写真で撮影したレシートと一緒に保存されます。

Fabricにレシートを保存するには有料プランが必要ですか？

いいえ。写真やファイルのアップロード、手書きスキャナー、検索機能は無料プランで利用できます（ストレージとファイルサイズに上限があります）。他のアプリとの連携には有料プランが必要です。

すでにPDFとしてスキャンしたレシートをアップロードできますか？

はい。ドラッグして取り込むか、「ファイルをアップロード」を使用してください。PDF内のテキストも検索可能で、検索結果からは適切なページが直接開きます。

会計士にレシートへのアクセス権を付与するにはどうすればよいですか？

レシートフォルダーを閲覧者として共有してください。相手はFabricアカウントを作成することなく、共有リンクを開くことができます。