スマホにレシートを保存する方法

レシートには紙と電子の2種類がありますが、どちらも見失いがちです。紙のレシートは財布やコートのポケットの中で色あせ、感熱紙なら数か月で文字が消えてしまうこともあります。メールで届くレシートは、ニュースレターや注文状況の通知に埋もれてしまいます。そして、経費精算、返品、保証請求、確定申告などでいざ必要になったとき、すぐに見つかることは滅多にありません。

このガイドでは、スマートフォンでレシートを管理する一般的な方法や、それらの方法で生じる問題点、そして紙やメールのレシートをFabricに集約して印刷された文字で検索できるように保存する方法について説明します。

スマートフォンでレシートを管理する一般的な方法

最も一般的な方法は、カメラで写真を撮ることです。手軽でお金もかかりません。しかし、その写真はカメラロール内の何千枚もの写真の中に埋もれてしまい、特定の買い物のレシートを探すには、だいたいの購入日までスクロールして遡る必要があります。

仕事関連の買い物であれば、スキャナーアプリやExpensifyなどの経費精算ツール、あるいは自社専用の経費精算アプリを利用するのが次の段階です。これらは合計金額や店舗名を読み取って申請書類を作成してくれるため、出張などには最適です。ただし、個人のレシートや保証書、家庭用の買い物などは通常そこには登録しないため、別の場所に散乱してしまいます。

メールのレシートは受信トレイに残されたまま、せいぜいラベルが付けられる程度です。店舗名で検索すれば見つかることが多いですが、1回の買い物に対するレシートが、注文確認、発送通知、個別の請求書に分かれていることもあります。確定申告に向けてレシートを保管する方法では、保管しておくべきものやその期間について解説しています。

ステップ1：紙のレシートを撮影してFabricに取り込む

モバイルダウンロードページからiOSまたはAndroid向けのFabricアプリをインストールします。スマートフォンのカメラでレシートを撮影したら、写真を開いて「共有」をタップし、Fabricを選択します。保存する際に「クライアントとの昼食」や「保証書：冷蔵庫」のようなコメントやタグを追加できます。

明るい場所でレシートをテーブルに平らに置き、日付や合計金額を含めた全体がフレームに収まるように撮影します。スーパーの長いレシートの場合は、2枚に分けて撮影が必要になることもあります。

1枚ずつ手動で共有したくない場合は、アプリでカメラロールを自動バックアップすることも可能です。すべての写真を同期するか、特定のフォルダーのみを同期するかを選択できるため、「レシート」アルバムを作成してそのフォルダーだけを同期させることもできます。設定方法についてはカメラロールを自動バックアップする方法をご覧ください。

ステップ2：メールのレシートを同じ場所に送信する

レシートのメールやその添付PDFを、ご自身のFabricメールアドレスに転送します。Email to Fabricは、認証済みアカウントのアドレスからのメールのみを受け付けます。チームで利用している場合は、家計を共有しているパートナーなど、追加の送信者を承認することも可能です。

高額な買い物のレシートは、関連する書類と一緒に保管しておくと便利です。注文確認メールを転送し、保証書を撮影して、両方をレシートと同じフォルダーに入れておけば、2年後に保証を請求する際も3回探す手間が1回の検索で済みます。

Webページへのリンクや別アプリ内のPDFとして届いたレシートは、共有シートからFabricを選択してください。リンク、ファイル、テキストに対応しています。

ステップ3：Fabricに内容を読み取らせて自動分類する

Fabricは写真内のテキスト（撮影された文字）を読み取るため、レシートに記載された店舗名、品目、合計金額がすべて検索対象になります。また、取り込まれた各レシートは自動的に処理されます。Fabricが意味検索用の埋め込み（Embedding）を作成し、概要をまとめ、コンテンツタイプなどの属性を抽出し、タグを提案します。

レシート用のスマートコレクションを設定しておけば、カメラ、メール、共有シートから新しいレシートが届くたびに自動で分類・追加されます。さらに整理したい場合は、「経費」「家庭」「税金」などのフォルダーや、年ごとのフォルダーを作成することもできます。これらは任意の設定であり、フォルダーがなくても検索は問題なく機能します。

ステップ4：必要なときにレシートを見つける

アプリ内の「検索」をタップするか、パソコンでCmd+F（Mac）/ Ctrl+F（Windows）を押し、探しているレシートの内容を入力します。検索機能は意味とキーワードの両方で一致するものを探すため、「去年の春のコーヒーメーカーのレシート」といった入力でも見つけることができます。注文番号や金額を完全一致で検索したい場合は引用符（""）で囲み、タグやアイテムの種類でフィルターをかけて絞り込むことも可能です。

経費精算や確定申告の際は、レシートのフォルダーを開いてAIアシスタントに質問してください。「3月のクライアントとの昼食のレシートを合計金額とともに一覧表示して」と尋ねると、各レシートを引用しながら回答してくれるため、数字を確認できます。その回答をメモとして保存し、経費申請に添付することも可能です。この手順の詳細は経費精算に必要なレシートを見つける方法で解説しています。

ステップ5：レシートを他の人に共有・提出する

税理士や簿記担当者が1年分のレシートを必要としている場合は、フォルダーをリンクとして公開できます。フォルダーはウェブページとして公開され、閲覧者がファイルをダウンロードできるようにするかどうかも選択できます。共同作業を行う場合は、フォルダーを直接共有し、閲覧権限やコメント権限を付与してください。引き渡しの詳細については税理士に渡すレシートを準備する方法をご覧ください。

よくある質問

スマートフォンでレシートを保存する最適な方法は何ですか？

紙のレシートは写真を撮ってFabricに共有し、メールのレシートはFabricのメールアドレスに転送することです。どちらも1つのライブラリに集約され、レシート上のテキストが検索可能になります。

撮影したレシートのテキストは検索できますか？

はい。Fabricは写真内のテキストを読み取るため、店舗名、品目、金額で検索できます。

メールのレシートを紙のレシートと一緒に保存するにはどうすればよいですか？

メールまたはその添付ファイルをFabricのメールアドレスに転送してください。撮影したレシートと同じライブラリにまとめられます。

レシートをFabricに自動で保存できますか？

はい。レシートの写真を専用のアルバムに保存し、カメラロールからそのフォルダーのみをバックアップするようFabricアプリで設定してください。

レシートにメモを追加できますか？

はい。保存時に関連するクライアントやプロジェクト名などのコメントやタグを追加できます。

レシートはどのくらいの期間保管すべきですか？

用途やお住まいの地域によって異なります。税務当局が独自のルールを定めているため、担当の税理士または最寄りの税務署にご確認ください。

レシートを税理士と共有できますか？

はい。フォルダーをリンクとして公開してダウンロードを許可するか、閲覧者やコメント作成者として共有してください。

レシートの写真でスマートフォンの容量がいっぱいになりませんか？

Fabricにレシートが取り込まれ、確認が完了したら、カメラロールから写真を削除できます。削除しても、Fabric内にはすべてのデバイスからアクセス可能な状態で残ります。

無料プランでもFabricにレシートを保存できますか？

はい。写真やファイルのアップロードは無料プランに含まれていますが、ストレージ容量の上限やAIの利用制限があります。有料プランについては料金ページをご覧ください。