PDFを1か所にまとめて保存する方法

PDFは、届いた場所にそのまま散らばってしまいがちです。銀行の明細書はメールの添付ファイルとして届き、研究論文は学会誌のサイトからダウンロードされ、契約書は共有ドライブに置かれ、製品マニュアルはその時一番手っ取り早かったという理由でデスクトップに保存されます。数か月後にはPDFが5か所に散乱し、必要なものがどこにあるのか曖昧な記憶しか残っていません。

このガイドでは、普段どのようにPDFが保管されているか、そうした方法がどこで行き詰まり始めるか、そしてすべてのPDFを1つのFabricライブラリに集約し、その中身で検索できるようにする方法について解説します。

普段のよくあるPDFの保管方法

最も一般的なのは「ダウンロード」フォルダーを使う方法で、几帳面な週にはサブフォルダーが追加されることもあります。費用はかからず、設定も不要です。しかしファイル名に依存しており、PDFは多くの場合、statement_0423.pdf のような名前や、生成元のシステムによる数字の羅列で届きます。

次のステップとしてよく使われるのが、Google Drive、Dropbox、iCloud Driveなどのクラウドドライブです。ファイルはバックアップされ、他のデバイスからも利用できるため、1台のノートパソコンにPDFが閉じ込められる問題は解決します。それでも仕分けは自分で行う必要があり、メールやブラウザ経由で届くものは、他のファイルと一緒にまとめる前に一度ダウンロードしてから再度アップロードしなければなりません。

PDFが届いた場所にそのまま置いておく人もいます。添付ファイルは受信トレイに、論文はZoteroのような文献管理ツールに、明細書は銀行アプリに残ったままです。それぞれの場所は、その種類のドキュメントには適しています。しかし、特定の住所や保険証券番号が記載されたすべてのドキュメントを探すなど、複数の場所にまたがる疑問が生じたときに問題が発生します。

ステップ1：手元にある既存のPDFを取り込む

まずはパソコン内のファイルから始めましょう。Fabricのウェブアプリまたはデスクトップアプリで、PDFを直接ドラッグするか、貼り付けるか、「ファイルをアップロード」をクリックします。アップロード機能は大量のファイルを一度に処理できるため、ダウンロードフォルダー全体を1回で移行できます。

Finderやエクスプローラーから操作を続けたい場合は、Fabricデスクトップアプリをインストールしてください。Mac、Windows、Linux上でFabricが仮想ドライブとしてマウントされるため、PDFの移動は通常のフォルダーに移動するのと同じ感覚で行えます。ドライブ上のファイルはパソコンの容量を消費せず、開いたときにストリーミングされます。

すでにGoogle DriveにあるPDFは、コネクションを通じて取り込むことができます。Google Driveとは双方向のディープ同期を行うため、ファイルはFabric内に作成され、変更は双方に反映されます。コネクション機能のご利用には有料プランが必要です。

ステップ2：新しく届くPDFをその都度キャッチする

PDFは日々届き続けるため、次のステップは、ダウンロードフォルダーを経由させずに同じライブラリへ直接ルーティングすることです。

メールで届くPDFについては、そのメッセージまたは添付ファイルをFabricのメールアドレスに転送します。Fabricは認証済みのアカウントアドレスからのメールのみを受け付けますが、チーム利用の場合は追加の送信者を承認することも可能です。これは、明細書や請求書など、定期的に受信トレイに届くものに適しています。この運用の詳細については、メールの請求書や領収書を自動で保存する方法をご覧ください。

ブラウジング中に見つけたPDFは、デスクトップアプリからFabricドライブに直接保存すれば、ダウンロードフォルダーをスキップできます。Chrome、Safari、Firefox向けのブラウザ拡張機能も併せて便利です。Webサイト全体や選択したテキスト、画像を保存できるため、PDFの元となったページも一緒に保存できます。

iOSやAndroidでは、任意のアプリでPDFを開き、「共有」をタップしてFabricを選択します。共有シートからはファイル、リンク、テキストを送信できるため、メッセージアプリやメールクライアントからのPDFも他のすべてと同じライブラリに入ります。アプリはモバイルダウンロードページから入手できます。

ステップ3：Fabricに自動で分類・タグ付けさせる

PDFを取り込むと、Fabricがその内容を読み取ります。コンテンツの種類や各ドキュメントが扱っている概念を抽出し、適用または変更できるタグを提案します。スマートコレクションはコンテンツに基づいて自動で収集を行うため、税金関係の書類や研究論文のコレクションには、手動で整理しなくても条件に一致する新しいファイルが自動的に追加されます。

その上に独自のフォルダー構造を構築することも可能です。多くのユーザーは、最上位にいくつかのシンプルなフォルダー（仕事、個人、財務、読書など）を配置し、それより下の階層は検索とスマートコレクションに任せています。フォルダー構造についての詳細は、デジタルファイルを整理する方法で詳しく解説しています。

また、保存した瞬間にコメントやタグを追加することもできるため、ドキュメントの用途がその内容からすぐには判断できない場合に役立ちます。

ステップ4：中身の内容からPDFを見つける

「検索」をクリックするか、Cmd+F（Mac）/ Ctrl+F（Windows）を押して、探しているものを入力します。Fabricの検索は意味（セマンティック）とキーワードの両方で一致を検出し、PDF内のテキストも読み取るため、たとえファイル名が scan_0032.pdf であっても「賃貸契約 更新条件」といったクエリで正しいファイルが見つかります。検索結果は該当するページが直接開きます。

証券番号、請求書番号、人名などを探す場合は、単語を引用符で囲むと完全一致で検索できます。フィルターを使えば、タグ、ファイル内の場所、アイテムの種類で絞り込めるため、検索対象をPDFのみに限定することも可能です。その他の検索テクニックについては、ファイル名を覚えていないときにファイルを見つける方法をご覧ください。

ファイルそのものよりも答えが知りたいときは、フォルダーを開いてAIアシスタントに質問してください。AIはそのフォルダー内に限定して回答し、参照したPDFを引用元として提示するため、情報のソースを確認できます。例えば、家庭用書類のフォルダーで「食洗機の保証期限はいつまで？」と質問するのが典型的な使い方です。

ステップ5：同じ場所から閲覧・マークアップ・共有を行う

Fabric内のPDFはリーダーモードで開き、直接ハイライトやコメントを追加できるため、ファイルが保存されている場所で閲覧とメモの作成が完結します。

Web、Mac、Windows、Linuxのデスクトップアプリ、iOSおよびAndroidアプリのすべてからアクセスできるため、ノートパソコンから保存したPDFをスマートフォンですぐに確認できます。誰かにファイルを送る必要がある場合は、同じライブラリからリンクとして公開できます。

よくある質問

既存のPDFをFabricに移行する最も速い方法は何ですか？

ダウンロードフォルダーやドキュメントフォルダー内でファイルを選択し、Fabricにドラッグするか、「ファイルをアップロード」を使用します。アップロード機能は大量のファイルを一度に処理できます。デスクトップアプリをインストールしていれば、通常のフォルダーと同じようにFabricドライブに直接移動することも可能です。

FabricはPDF内のテキストを検索できますか？

はい。検索は、PDF、ドキュメント、画像、スクリーンショット（写真内のテキストを含む）内のテキストに対応しています。検索結果からは、一致する箇所があるページを直接開くことができます。

すべてのPDFをFabricに保管するとノートパソコンの容量を圧迫しますか？

いいえ。Fabricデスクトップドライブ上のファイルはパソコンの容量を消費せず、開いたときにストリーミングされます。設定については、ファイルを削除せずにノートパソコンの容量を空ける方法で解説しています。

PDFをGoogle Driveに置いたままFabricを利用することはできますか？

はい。Google Driveを接続すると、Fabricが双方向でファイルを同期した状態に保ちます。コネクション機能のご利用には有料プランが必要です。

メールの添付PDFはどのように保存すればよいですか？

そのメールまたは添付ファイルをFabricのメールアドレスに転送してください。認証済みのアカウントアドレスのほか、チーム用に追加承認された送信者からのメールを受け付けます。

スマートフォンからPDFを保存できますか？

はい。iOSまたはAndroidの任意のアプリで共有シートを呼び出し、Fabricを選択してください。

PDFは自分でフォルダー分けする必要がありますか？

フォルダー分けすることもできますが、必須ではありません。Fabricが各ドキュメントの内容に基づいてタグを提案し、スマートコレクションが自動で分類を行い、検索機能が中身まで読み取るため、手動で整理しなくてもPDFを見つけることができます。

Fabric上でPDFに注釈を付けることはできますか？

はい。リーダーモードで読みながら、PDFにハイライトやコメントを付けることができます。

無料プランでもPDFをFabricに保存できますか？

はい。無料プランにもファイルのアップロード機能が含まれています（ストレージ容量およびファイルサイズに上限があります）。Google Driveなどの外部アプリとのコネクションには有料プランが必要です。詳細は料金プランをご覧ください。