受信トレイ以外に重要なメールを保存する方法

受信後ずっと経ってから重要になるメールもあります。合意した給与が記載された内定通知、敷金の条件を確認する家主からの連絡、航空券の予約、業者からの見積もり、診察後の医師からの指示、変更を書面で承認するクライアントからのメールなどです。受信トレイでは、これらはニュースレターや通知、スレッドの返信の中に埋もれてしまい、1年後に必要になったときには、うろ覚えの送信者名で検索することになります。

このページでは、重要なメールを安全に保管するための一般的な方法、その習慣の限界、そして重要なメールをFabricに保存して関連文書の隣に保管し、内容に基づいて検索できるようにする方法について解説します。

重要なメールを保管する一般的な方法

スターを付けたりフラグを立てたりするのが最も一般的な方法です。ワンクリックで完了し、メールはそのままの場所に残ります。しかし、時間が経つにつれてスター付きリストは何百通もの重要度が大きく異なるメッセージで膨れ上がり、しかも同じ受信トレイの中に残ったままです。

ラベルやフォルダを使うと、より体系的に整理できます。多くの人が「財務」「自宅」「仕事」などいくつかを作成し、手動でメッセージを振り分けています。この方法は継続している間は機能しますが、メールは別の場所に保存されている同じテーマのPDFやメモ、ファイルとは依然として切り離されたままです。

PDFとして印刷してクラウドドライブに保存する方法は、契約書、オファー、法的なやり取りなど、最も重要なメッセージに対して取られるアプローチです。これによりメールを受信トレイから出すことができます。しかし、メッセージごとに複数の手順が必要であり、保存されたPDFには「Re_ Offer letter.pdf」のような名前が付けられることがよくあります。複数のクライアントを掛け持ちするフリーランサーは、1つのクライアントやプロジェクトに関するすべてを一元化して確認したいときに、メールは検索しにくいとよく口にします。古いメールの添付ファイルを素早く見つける方法では、この検索・取得の側面について詳しく取り上げています。

ステップ 1: 重要なメールをFabricに転送する

すべてのFabricアカウントには専用のメールアドレスがあります。そこにメールを転送すると、メッセージ、添付ファイル、またはメール内に書き込んだメモがライブラリに保存されます。Email to Fabricは認証済みのアカウントアドレスからのメールのみを受け付けるため、他の人があなたのライブラリに勝手に送信することはできません。チーム利用の場合は、追加の送信者アドレスを承認できます。

これはスマートフォンを含むあらゆるデバイスの、どのメールクライアントからでも機能します。重要なメールが届いたら、数秒で転送でき、一番上に保存した理由を説明するメモを1行追加することも可能です。

ステップ 2: GmailまたはOutlookを連携する

メールボックス全体を対象とする場合、FabricはGmailやOutlookと連携できます。Fabricマーケットプレイスにアクセスし、アプリを選択して「インストール」をクリックし、サインインして権限を付与すれば、Fabricが接続を確認します。連携機能（Connections）には有料プランが必要です。

メール連携を設定すると、検索やAIアシスタントがFabricライブラリだけでなくメール全体も検索できるようになります。これにより、転送しようと思わなかったメッセージもカバーでき、特定のメールを自分のファイルの隣に保管したい場合には引き続き転送を活用できます。

ステップ 3: メールを関連するファイルの隣に保管する

メールがFabricに入ったら、それに関連する対象のフォルダに入れます。内定通知のメールは、署名済み契約書と一緒に仕事用フォルダに入れます。家主からの敷金に関するメッセージは、賃貸借契約書や入居時の写真と一緒に保管します。クライアントの承認メールは、そのクライアントのプロジェクトフォルダに保管します。

ただし、すべてを手動で整理する必要はありません。Fabricはメールが届いたときに自動で処理を行います。検索で意味による一致ができるよう埋め込み（Embeddings）を作成し、要約を書き、トピックを抽出し、タグを提案します。スマートコレクションはこれらの属性から自動的に中身を取り込むため、旅行の予約や法的なやり取り用のコレクションを作成しておけば、手動で移動させなくても該当するメールが自動で収集されます。

定期的にメールで届く請求書や領収書については、メールの請求書や領収書を自動的に保存する方法でその種のメールの自動ルーティンを設定できます。

ステップ 4: 書かれていた内容からメールを見つける

Cmd+F（Mac）/ Ctrl+F（Windows）を押し、メールの内容を説明するように入力します。検索は意味とキーワードの両方で一致を判定し、添付ファイル内のテキストも読み取るため、「敷金が30日以内に返金されることを確認するメール」と入力すれば、完全に一致する言葉遣いでなくてもそのメッセージを見つけ出すことができます。予約番号など完全一致で検索したい場合は、フレーズを引用符（""）で囲みます。

GmailまたはOutlookを連携している場合は、検索画面のナレッジ検索パネル（ウェブやデスクトップでは右側、モバイルでは下部ドロワー）内をクリックします。Fabricと連携済みアプリをまとめて検索し、追加の質問をすることもできます。

ステップ 5: 保存した内容について質問する

フォルダを開いてAIアシスタントに質問します。住宅購入に関するやり取りのフォルダで「売り手側の仲介業者は取引完了までに何を修理することに合意した？」と尋ねると、参照したメールを引用しながら回答を返してくれます。アシスタントは難解なメッセージを平易な言葉で説明することもでき、その回答をメモとして保存することも可能です。

保存したメールはウェブ、デスクトップアプリ、モバイルアプリで利用できるため、誰かから尋ねられたときにどこにいてもすぐに確認できます。

よくある質問

Gmail以外にメールを保存するにはどうすればよいですか？

専用のFabricメールアドレスに転送してください。メッセージとその添付ファイルがFabricライブラリに保存され、関連する文書と一緒に整理できます。

Outlookからメールを保存できますか？

はい。OutlookからFabricメールアドレスに転送するか、OutlookをFabricに連携して検索やAIアシスタントがメールボックスにアクセスできるようにします。連携機能には有料プランが必要です。

誰でも私のFabricアドレスにメールを送信できますか？

いいえ。認証済みのFabricアカウントアドレスからのメールのみを受け付けます。チーム利用の場合は、追加の送信者アドレスを承認できます。

メールの添付ファイルも保存されますか？

はい。メール、添付ファイル、メモをFabricアドレスに転送でき、検索機能はPDFなどの文書内のテキストも読み取ります。

重要なメールを関連文書と一緒に保管するにはどうすればよいですか？

メールをFabricに転送し、契約書や賃貸借契約書など、関連する文書と同じフォルダに入れます。

Gmailとファイルを同時に検索できますか？

はい、Gmailを連携していれば可能です。ナレッジ検索パネルとAIアシスタントが、Fabricと連携済みアプリ全体を横断して検索します。

メールはPDFとして印刷するのと転送するのとでは、どちらが良いですか？

Fabricへの転送なら1ステップで済み、添付ファイルもメッセージと一緒に保持されます。他の人向けに固定されたコピーが必要な場合は、PDFへの印刷も有効です。

送信者を覚えていなくても保存したメールを見つけることはできますか？

はい。メールの内容を言葉で説明すれば、意味に基づいて検索が一致するため、送信者名は不要です。また、Fabricは保存された各メールの要約も作成するため、複数の候補をざっと確認する際にも役立ちます。

GmailやOutlookを連携するにはどのFabricプランが必要ですか？

GmailやOutlookを含む他のアプリとの連携には有料プランが必要です。各プランに含まれる内容については料金プランをご確認ください。