PDFをリンクとして公開する方法

多くのPDFは、共同編集するためというよりも配布するために作成されます。たとえば、顧客向けの価格表、レストランのメニュー、取締役会向けのレポート、イベントの参加案内などです。それぞれをメールの添付ファイルとして送信すると、受信者全員の受信トレイに別々のコピーが存在することになり、4ページ目を変更した瞬間に2つのバージョンが出回ることになります。

このガイドでは、リンクを使ってPDFを共有する一般的な方法とそれぞれが扱いづらくなるポイントを確認した上で、FabricからPDFを公開する手順（アップロード、リンク作成、閲覧者の権限設定、コンテンツを最新の状態に維持する方法）を順を追って解説します。

リンクを使ってPDFを共有する一般的な方法

まずはメールが標準的な方法です。1〜2人の受信者なら問題ありませんが、ファイルは転送されたり、名前が変更されたり、見えない場所に保存されたりします。さらに、修正が必要になると2通目のメールを送信することになり、見落とす人も出てきます。

次のステップとしてよく使われるのが、Googleドライブ、Dropbox、OneDriveなどの共有リンクです。1つの場所に1つのコピーを保持できます。ただし、共有設定には少し注意が必要です。リンクを制限すると受信者にサインインやアクセス権のリクエスト画面が表示される可能性があり、逆に制限を緩めすぎると誤って親フォルダーごと共有してしまうこともあります。また、閲覧者はメニューやツールバーが並ぶドライブのインターフェース上に着地するため、完成したドキュメントを受け取る方法としては少し不自然に感じられることがあります。

WeTransferなどのファイル転送サービスは、1回限りの送信には素早く対応できますが、リンクには有効期限があるため、常時公開しておく必要があるメニューや規約には向きません。もう1つの選択肢は、自社のWebサイトにPDFをアップロードすることです。これにより無期限で公開できますが、ファイルが変更されるたびにWebサイトのCMSを操作する手間がかかります。

ステップ1：FabricにPDFをアップロードする

FabricのWebアプリまたはデスクトップアプリにPDFをドラッグするか、貼り付けるか、「Upload a file（ファイルをアップロード）」をクリックします。スマートフォン内のメールやチャットにある場合は、そこでファイルを開き、「共有」をタップしてFabricを選択します。iOSとAndroidの両方のモバイルアプリがこの操作に対応しています。

公開する前に、Fabricのリーダーモードでファイルを開き、最終確認を行ってください。公開されたリンクにはFabricに保存されているコピーが表示されるため、これが閲覧者の目にするバージョンになります。

週替わりのメニューや月次レポートのように定期的に差し替えるPDFの場合は、フォルダーを作成してそこにアップロードしてください。そのメリットについてはステップ5で説明します。

ステップ2：公開リンクを作成する

PDFを選択または開き、「Share（共有）」をクリックして共有モーダルを開きます。「Publish（公開）」タブを開き、「Create link（リンクを作成）」をクリックします。公開機能は配信向けに設計されています。閲覧者はPDFを閲覧でき、許可されていればダウンロードも可能ですが、編集やコメントの追加はできません。

「Webサイトのフッター」や「取締役会資料（3月）」など、リンクの用途がわかる名前を付けます。同じPDFに対して、それぞれ独自の名前と設定を持つ公開リンクを好きなだけ作成できます。これは、1つのコピーを一般公開ページに掲載し、もう1つのコピーを限定グループに送るような場合に便利です。

ステップ3：閲覧者の権限を選択する

「Allow downloads（ダウンロードを許可）」は、閲覧者がPDFのコピーを保存できるかどうかを設定します。この機能は無料プランを含むすべてのプランで利用できます。印刷したり手元に保管したりする必要がある資料ではオンにし、リンク先でのみ読んでもらいたい場合はオフにしてください。

「Allow indexing by search engines（検索エンジンによるインデックス登録を許可）」は、Googleなどの検索結果にページを表示させるかどうかを制御します。製品ガイドなどの公開資料ではオンにし、送信相手だけに閲覧させたい資料ではオフのままにします。この選択肢の詳細は、共有ファイルが検索エンジンにインデックス登録されるのを防ぐ方法をご覧ください。「Allow visitors to copy it to their Fabric（閲覧者によるFabricへのコピーを許可）」をオンにすると、FabricユーザーがそのPDFを自分のライブラリに保存できるようになります。

「Collect engagement analytics（エンゲージメント分析を収集）」は、リンクへの各アクセスを日時、場所、デバイスとともに記録し、トラフィックの推移をグラフで表示します。リンク分析はProプランおよびTeamプランで利用できます。閲覧者の氏名は特定されないため、特定の人物がPDFを開いたかどうかを確認したい場合は、その人専用のリンクを発行してください。

ステップ4：PDFが非公開の場合はパスワードを追加する

パスワード保護はProプランおよびTeamプランで利用できます。FabricでPDFを右クリックするか、ファイルを開いて3点リーダーのメニューをクリックし、「Add password protection（パスワード保護を追加）」を選択してパスワードを入力します。ファイルを開く人は最初にパスワードを入力する必要があり、一度入力すると再入力を求められるまで6時間アクセスが維持されます。詳細はパスワード保護のページで解説しています。

パスワードのリセット機能はないため、リンクを送信する前にパスワードマネージャーに保存してください。後から変更する場合は、古いパスワードを入力してから新しいパスワードを設定します。PDFに財務情報や個人情報が含まれている場合は、大容量ファイルを安全に共有する方法で解説しているより広範な予防策を参考にしてください。

ステップ5：リンクを送信し、最新の状態を維持する

リンクをコピーして、メール、チームメッセージ、Webサイト上のボタン、卓上POPに印刷されたQRコードなど、必要な場所に送信します。どの場所からのアクセスが最も多いかを確認したい場合は、場所ごとに名前を分けたリンクを設定できます。

内容が変更された場合、Fabric内の元のファイルを編集すると公開バージョンも更新されるため、すでに配布済みのURLはそのまま有効に機能し続けます。ここでステップ1のフォルダーが役立ちます。公開されたフォルダーはWebページとして表示されるため、単一のファイルではなくフォルダーを公開しておけば、翌週のPDFに差し替えるだけで同じリンクに新しいファイルが表示されます。このアプローチの詳細はフォルダーをWebサイトにする方法をご覧ください。

fabric.soではなく独自のアドレスでリンクを運用したい場合、Proプランでカスタムドメインを利用できます。独自ドメインでファイルを共有する方法では、DNSの設定手順を解説しています。

よくある質問

無料でPDFをリンクとして公開できますか？

はい。ダウンロードの許可オプションを含む公開機能は、無料プランでご利用いただけます。パスワード保護とリンク分析にはProプランまたはTeamプランが必要です。各プランに含まれる機能については、料金ページをご確認ください。

公開されたPDFを開くにはFabricアカウントが必要ですか？

いいえ。リンクを知っている人なら誰でもブラウザで開くことができます。相手がFabricを利用しており、あなたが許可設定をしている場合は、そのPDFを自分のライブラリにコピーすることも可能です。

PDFのダウンロードを防ぐにはどうすればよいですか？

公開リンクを作成する際に、「Allow downloads（ダウンロードを許可）」をオフにしてください。閲覧者はリンク先でPDFを表示することはできます。

公開したPDFはGoogleの検索結果に表示されますか？

そのリンクで「Allow indexing by search engines（検索エンジンによるインデックス登録を許可）」をオンにしている場合にのみ表示されます。送信相手だけに限定したい場合はオフのままにしてください。

PDFリンクを開いた人数を確認できますか？

ProプランおよびTeamプランで確認できます。エンゲージメント分析をオンにすると、各アクセスの日時、場所、デバイスとともに、トラフィックの推移が表示されます。閲覧者の氏名は表示されないため、特定の人物を確認したい場合は個人ごとに個別のリンクを使用してください。

新しいリンクを送付することなく、公開中のPDFを更新できますか？

はい。Fabric内の元のファイルを編集すると、公開バージョンも更新されます。頻繁に差し替えるPDFの場合は、そのファイルが入っているフォルダーを公開し、フォルダー内のファイルを差し替えてください。

公開されたPDFにコメントを残すことはできますか？

いいえ。公開リンクは閲覧とダウンロードのみに対応しています。コメントを受け付けたい場合は、閲覧者ではなくコメント権限を付与してPDFを共有してください。これにより、相手はテキストをハイライトしてコメントを追加できるようになります。

PDFリンクをパスワードで保護できますか？

はい。ProプランおよびTeamプランで可能です。Fabric内でPDFにパスワード保護を追加すると、リンクを開くすべてのユーザーにパスワードの入力が求められます。パスワードの有効期間はアクセスごとに6時間です。

1つのリンクで複数のPDFを公開できますか？

はい。それらを1つのフォルダーにまとめて、そのフォルダーを公開してください。フォルダー内のすべてのPDFを含む単一のWebページとして表示されます。