共有するメモをパスワードで保護する方法

メモは、人が書く文章の中で最も率直な内容になりがちです。取引先に関する率直な意見が書かれた会議の議事録、兄弟間で共有される親の通院記録、採用候補者の面接メモ、氏名や住所が記載された町内会の議事録などがあります。これらは限られた人たちだけに共有されるべきものですが、メモのリンクは一見無害に見えるため、うっかり過剰に共有してしまいがちです。

このページでは、プライベートなメモが普段どのように共有されているか、そしてFabricでメモを作成し、パスワードで保護して、共同編集用または閲覧専用ページとして共有する方法について説明します。

プライベートなメモは普段どのように共有されているか

多くのメモは、スマートフォンのメモアプリから始まります。たとえばAppleの「メモ」は、パスワードやFace IDでメモをロックできるため、自身のデバイス上でプライバシーを保護するのに適しています。しかし、そうしたメモをAndroidユーザーや職場のノートPCを使っている人と共有するのは容易ではないため、テキストをメールやメッセージにコピーしてしまいがちです。その結果、プライベートなメモは保護されていないコピーとなってしまいます。

次に使われやすいのが、GoogleドキュメントやNotionなどの共同作業ツールです。これらはメールによる招待やリアルタイム編集など、共有を前提に作られています。アクセス権はアカウントごとに管理されますが、相手がアカウントを持っていない場合や誤ったアドレスに招待を送ってしまった場合、「リンクを知っている全員」に権限を変更して手っ取り早く解決しようとすることがあります。こうして、プライベートなメモが意図せず拡散し始めるのです。

代わりに、メモをパスワード付きPDFに貼り付ける人もいます。これなら内容は保護されますが、編集可能な生きた文書が固定されたファイルになってしまい、変更があるたびにエクスポートし直さなければならないというデメリットがあります。会議メモ：完全ガイドでは、頻繁に共有されるメモの構成方法について解説しています。

ステップ1：Fabricでメモを作成または収集する

Fabricでメモを作成して書き始めるか、テキストを貼り付けるだけでメモになります。メモとドキュメントのエディタはマークダウンに対応しており、ワークスペース内の他のファイルやメモへのリンクも可能です。メモ機能は無料プランに含まれています。

メモは他の場所から取り込むこともできます。手書きスキャナーは、ノートの写真を構造化されたメモに変換し、元の写真も並べて保持します（無料機能）。有料プランで利用できる会議メモや音声メモでは、録音を停止するとメモと文字起こしを組み合わせたまとめが自動で作成されます。

共有するメモは1つのフォルダーにまとめましょう。委員会の議事録、特定のクライアントに関するメモ、家族で共有する介護記録など、用途ごとにフォルダーを分けると管理しやすくなります。

ステップ2：メモまたはフォルダーをロックする

メモまたはフォルダーを右クリックするか、開いて3点リーダーのメニューをクリックし、「パスワード保護を追加」を選択します。パスワードを入力してください。パスワード保護はProプランおよびTeamプランで利用できます。

内容が増え続けるメモの場合は、フォルダーごとロックすることをおすすめします。フォルダーにパスワードを設定すると、後からその中に追加されたファイルも保護されるため、来月の会議メモもそのフォルダーに作成した瞬間に自動で保護されます。

共有フォルダー内の一部のメモだけが機密情報である場合は、それらのメモを個別に保護してください。ファイルやフォルダーごとに個別のパスワードを設定できるため、プロジェクト全体の一般的なメモは誰でも簡単に開けるようにしつつ、給与に関する話し合いや医療情報などのメモには関係者以外が知らないパスワードを要求することができます。

パスワードのリセットはできないため、パスワードマネージャーに保存してください。保護されたメモへのアクセス権を持つ人は全員パスワードの入力が必要となり、一度入力すると6時間アクセスが維持された後、再度パスワードが求められます。

ステップ3：必要な人にメモを共有する

「共有」をクリックして共有モーダルを開き、適切な権限を割り当ててユーザーを招待します。閲覧者は閲覧のみ、コメント投稿者はテキストのハイライトとコメントの追加が可能で、編集者はメモの変更ができます。権限はスペース単位およびファイル単位で設定できるため、家族は介護記録を編集できるようにし、訪問看護師には閲覧のみを許可するといった運用が可能です。ロールと権限で各ロールの詳細を説明しています。

コメント投稿者の権限は、議事録のドラフトなど、確定前に確認が必要なメモに適しています。メンバーは意見が異なる箇所をハイライトしてコメントを残し、メモを修正した後に各コメントを完了としてマークできるため、未解決の論点がひと目でわかります。

ワークスペース外の人でも、サインアップ不要で共有リンクを利用できます。リアルタイム編集、コメント、プレゼンス機能については、共同作業のページで解説しています。親の医療情報を兄弟間で共有する方法では、ご家族での設定例を紹介しています。

ステップ4：必要に応じて閲覧専用バージョンを公開する

全メンバーに送付する委員会の議事録など、内容を変更させずに閲覧だけさせたい場合があります。共有モーダルの「公開」タブを開き、「リンクを作成」をクリックして名前を付けます。エンゲージメント分析の収集、検索エンジンによるインデックス登録の許可、訪問者が自身のFabricにメモをコピーすることの許可、ダウンロードの許可を設定します。プライベートなメモの場合は、インデックス登録をオフにしておく必要があります。公開ページで各オプションについて説明しています。

公開リンクは閲覧専用ですが、Fabricでメモを編集すると公開バージョンも自動で更新されるため、新しいリンクを送らなくても読者に修正内容が反映されます。パスワードはリンクとは別に送信してください。後からパスワードを変更する場合は、現在のパスワードを入力して新しいパスワードを設定します。

よくある質問

パスワード付きでメモを共有するにはどうすればよいですか？

Fabricでメモを右クリックし、「パスワード保護を追加」を選択してパスワードを設定した後、メモを共有または公開します。パスワードはリンクとは別に送るようにしてください。

パスワードで保護されたメモを他の人が編集することはできますか？

はい、編集者として共有していれば可能です。最初にパスワードを入力すれば、通常通り編集できます。

ノートブック全体のメモを一度にロックできますか？

メモをフォルダーに入れ、そのフォルダーを保護してください。後から追加したメモも含め、フォルダー内のすべてのメモにパスワードが適用されます。

共有相手はFabricアカウントが必要ですか？

いいえ。外部のユーザーはサインアップすることなく共有リンクを利用できます。

メモのパスワードを忘れた場合はどうなりますか？

パスワードのリセットはできません。パスワードマネージャーに保管してください。

パスワード入力後、アクセス権はどのくらい持続しますか？

6時間です。その後、再度入力が求められます。

公開したメモを誰かが読んだかどうかを確認できますか？

分析をオンにしている場合、リンク分析でアクセス日時、場所、デバイスが確認できます。誰が開いたかを特定したい場合は、相手ごとに名前付きの個別リンクを発行してください。この機能はProプランおよびTeamプランで利用できます。

後からメモのパスワードを解除できますか？

はい。「パスワード保護を解除」を選択し、現在のパスワードを入力して確認すると解除できます。

Fabricのメモ機能は無料ですか？

はい、メモ機能は無料プランに含まれています。パスワード保護機能にはProまたはTeamプランが必要です。詳しくは料金をご覧ください。