共有する契約書をパスワードで保護する方法

契約書は、大半の文書と比べても人から人へと渡る機会が非常に多いものです。フリーランスの業務委託契約書はクライアントへレビューのために送られ、賃貸契約書は大家と何度もやり取りされ、雇用契約書は人事、マネージャー、新入社員の間を行き来し、サプライヤーとの契約書は年度末に会計士へと送られます。そのいずれの写しにも、金額、銀行口座情報、個人の住所、そして双方が外部に流出させたくない諸条件が含まれています。

本ガイドでは、一般的に行われているある程度の保護を施した契約書の送信方法に加え、Fabricでパスワード保護されたフォルダに契約書を保管し、コメント用にドラフト（下書き）を共有し、保護されたリンクとして最終版を納品する方法について説明します。本稿で扱うのは文書の保管と共有であり、署名の手続きは別のステップとなります。

安全に契約書を共有するための一般的な方法

依然としてメールの添付ファイルが標準的な方法となっています。PDFやDOCXファイルが送信され、修正されて返送され、再び送信されます。送信前にAcrobatやWordの暗号化機能を使ってパスワードを設定する人もおり、そのファイル自体は保護されます。しかし数回のやり取りの後には、複数の受信トレイにいくつものバージョンが存在することになり、それぞれに異なるパスワードが設定されていたり、パスワードが全くなかったりして、最終版を見つけるために送信済みメールを検索しなければならなくなります。

DocuSignなどの電子署名プラットフォームは署名段階をうまく処理でき、署名者がエンベロープを開く前にアクセスコードを要求できるものも多くあります。これらは署名を取得することを中心に設計されているため、そこに至るまでのドラフト、副申書（サイドレター）、やり取りの記録などは通常別の場所に保管されます。

署名済みの契約書は、最終的にクラウドドライブの「Contracts（契約書）」という名前のフォルダに、品質にばらつきのあるファイル名で収まる傾向があります。そこからの共有は、相手が対応するアカウントを持っているかどうかに左右されます。ストレージ側の詳細については、重要書類を安全かつ見つけやすく保管する方法で詳しく解説しています。

ステップ1：契約書を専用フォルダに保管する

契約書用のフォルダを作成します。取引先が多い場合は、クライアントや取引先ごとに1つ作成してください。PDFやDOCXファイルをドラッグ＆ドロップするか、「ファイルをアップロード」をクリックするか、または契約書が添付されたメールをご自身のFabricメールアドレスに転送します。Fabricは確認済みのあなたのアカウントアドレスからのメールを受け付けます。チームプランであれば追加の送信者を承認することも可能です。各契約書を保存する際に、取引先名や更新月などのコメントやタグを追加しておくと、後からフォルダ内を探しやすくなります。

Fabricは各契約書内のテキストを読み取り、短い要約を作成して、意味やキーワードで検索できるようにします。「limitation of liability（責任制限）」のように完全一致させたい語句を引用符（クオーテーション）で囲むと、その語句が表示されているページで検索結果が開きます。複数の契約書をまたいで質問に答えてもらうには、フォルダを開いてAIアシスタントに質問してください。AIアシスタントはそのフォルダ内のみを参照し、引用した契約書を明記します。該当する条項を提示してくれますが、その条項が自分にとって何を意味するのかを読み解くのは、依然としてご自身や弁護士の役目です。

ステップ2：契約書フォルダをロックする

契約書フォルダを右クリックするか、フォルダを開いて3点リーダーのメニューをクリックし、「パスワード保護を追加」を選択してパスワードを入力します。パスワード保護はProプランおよびTeamプランで利用できます。

フォルダに設定したパスワードは後から追加されたファイルにも適用されるため、翌四半期の更新書類も保存した瞬間に保護されます。特定の雇用契約書など、1つの契約書を別の閲覧者に向けて個別に管理する必要がある場合は、そのファイル単体に独自のパスワードを設定して保護してください。

リセット機能はないため、パスワードは必ずパスワードマネージャーに保存してください。同僚を含め、フォルダへのアクセス権を持つすべての人がパスワードを入力する必要があり、再入力を求められるまでのアクセス有効期間は6時間です。Fabricにおけるプライベートデータの取り扱いに関する全般的な概要については、プライバシーとセキュリティをご覧ください。設定が社内の機密保持義務を満たしているかどうかは、法務チームまたはコンプライアンスチームが判断する必要があります。

ステップ3：コメント用にドラフトを相手と共有する

ドラフトのレビューが必要な場合は、「共有」をクリックし、相手をコメント権限者として招待します。相手がパスワードを入力し、議論したいテキストをハイライトしてコメントを追加します。解決したコメントを順次「完了」としてマークできるため、双方で未解決事項の最新リストを把握できます。ハイライトやコメントの詳細については、注釈のページで解説しています。

定期的に取引のあるクライアントの場合は、そのクライアント専用のスペースを作成してスペースごと共有すれば、相手は自身の契約書のみを閲覧できるようになります。特定のファイルのみへのアクセス権をクライアントに付与する方法で、その設定手順を案内しています。外部のユーザーは、アカウント登録（サインアップ）なしで共有リンクを開くことができます。

ステップ4：保護されたリンクとして最終契約書を届ける

契約書が最終版となった、あるいは署名が完了したら、ファイルをメールに添付する代わりに公開（パブリッシュ）します。「共有」をクリックし、「公開」タブを開いて「リンクを作成」をクリックします。リンクに名前を付け、検索エンジンによるインデックス登録をオフのままにし、訪問者が自身のFabricにコピーできるかどうかを決定し、相手が記録用に手元にコピーを必要としている場合は「ダウンロードを許可」をオンにします。各設定の詳細は公開のページに記載されています。

エンゲージメント分析をオンにすると、リンクがいつ訪問されたかを確認できます。リンク分析では、各リンクの日時、場所、デバイスが表示されますが、訪問者の氏名は表示されません。そのため、誰がリンクを開いたかを特定したい場合は、受信者ごとに名前付きの個別リンクを発行してください。

パスワードはリンクと同じメールには含めず、電話やショートメッセージ（SMS）で送信してください。パスワードを変更する必要がある場合は、古いパスワードを入力してから新しいパスワードを設定します。

よくある質問

メールで契約書を安全に送るにはどうすればよいですか？

ファイルを添付する代わりに、パスワードで保護されたFabricのフォルダからファイルを公開し、そのリンクをメールで送信します。パスワードはSMSなど別の方法で個別に送信してください。

保護された契約書に相手側がコメントすることはできますか？

はい、コメント権限を付与して共有すれば可能です。相手がパスワードを入力すると、条項をハイライトしてコメントを追加できるようになります。なお、公開リンクは閲覧専用となります。

すべての契約書を横断して特定の条項を検索できますか？

はい、可能です。検索機能がPDFや文書内のテキストを読み取ります。正確な語句を引用符（クオーテーション）で囲んで検索すると、該当するページで検索結果が開きます。

契約の更新時期をAIに教えてもらうことはできますか？

契約書フォルダを開いてAIアシスタントに質問してください。フォルダ内の契約書をもとに回答し、確認できるように情報源を明記します。詳細については、更新日を追跡・管理する方法をご覧ください。

契約書を閲覧するために、相手側もFabricアカウントが必要ですか？

いいえ、必要ありません。外部のユーザーは、アカウント登録なしで共有リンクや公開リンクを開くことができます。必要なのは、リンクと別途送られてくるパスワードのみです。

パスワードを一度入力した後、アクセス権はどのくらい持続しますか？

6時間です。その後はパスワードの再入力が必要になります。

契約書フォルダのパスワードを忘れてしまった場合はどうなりますか？

パスワードのリセットはできません。必ずパスワードマネージャーに保存してください。同僚もパスワードを必要とする場合は、チーム用の共有保管庫（Vault）の利用を検討してください。

パスワード保護機能を利用するには有料プランが必要ですか？

はい、ProまたはTeamプランが必要です。プランの詳細については料金プランをご覧ください。