Excelファイルにパスワードを設定する方法

スプレッドシートには、人々が最も慎重に扱う数字が保管されています。会計士向けの給与シート、口座残高が記載された家計簿、メールアドレスや電話番号が含まれる顧客リスト、買収候補者と共有する財務モデルなどです。Excelファイルはサイズが小さく何にでも添付しやすいため、まさにその理由から想定以上の受信トレイに届いてしまうことがあります。

このガイドでは、Excelに組み込まれている保護オプションとその限界について説明し、続いてFabricでExcelファイルにパスワードを設定して、送信後も管理可能なリンクとして共有する方法を紹介します。

一般的なExcelファイルのパスワード保護方法

通常、最初のステップとしてExcel独自の暗号化が使われます。Windowsでは「ファイル」＞「情報」＞「ブックの保護」＞「パスワードを使用して暗号化」を選択し、Mac版Excelにもファイルを開くための同様のパスワードオプションがあります。これにより、ファイルの複製がどこへ渡っても、開くたびにパスワードが要求されます。これは1回限りの添付ファイルには便利です。ただし、以前に送信されたコピーには古いパスワードが適用されたままとなり、パスワードを変更する場合はアクセス権を維持したい全員に新しいファイルを再送する必要があります。

Excelには「シートの保護」や「ブックの保護」機能もあり、パスワードによるロックと混同されがちです。これらの設定は、ロックされたセルや非表示のシートなど、ユーザーが編集できる範囲を制限するものです。誰かがファイルを開いて数字を見るのを防ぐことはできないため、機密データよりも共有テンプレートに適しています。

他の方法としては、スプレッドシートを暗号化されたアーカイブにzip圧縮したり、Googleスプレッドシートに移動して指定したアカウントと共有したりする習慣があります。アーカイブは転送中のファイルを保護しますが、使用前に解凍する必要があります。Googleスプレッドシートは常に最新の1つのコピーを維持できますが、受信者はGoogleアカウントが必要であり、変換時に数式や書式が崩れることがあります。フリーランサーとして請求書を整理する方法では、スプレッドシートがその集計対象である書類とともにどのように保管されるかを紹介しています。

ステップ1：スプレッドシートをアップロードする

FabricはXLSXおよびCSVファイルに対応しています。ファイルをドラッグ＆ドロップするか、貼り付けるか、あるいは「ファイルをアップロード」をクリックしてください。一日中Excelで作業している場合は、Fabricデスクトップアプリを使用するとFabricをドライブとしてマウントできるため、Mac、Windows、LinuxのExcelから直接Fabricのフォルダーにブックを保存できます。

多くのスプレッドシートは、銀行の明細データ、同僚からの売上レポート、サプライヤーの価格表など、メールで届きます。そのメールをご自身のFabricのメールアドレスに転送すると、添付ファイルがライブラリに保存されます。Fabricは認証済みアカウントのアドレスからのメールのみを受信しますが、チームで追加の送信者を承認することも可能です。

経費精算用の領収書や決算書の根拠となるPDFなど、スプレッドシートが他のファイルと関連している場合は、それらをすべて1つのフォルダーにまとめます。次のステップで保護および共有するのは、そのフォルダーです。

ステップ2：ファイルをパスワードでロックする

スプレッドシートを右クリックするか、ファイルを開いて3点リーダーのメニューをクリックし、「パスワード保護を追加」を選択します。パスワードを入力します。パスワード保護はProおよびTeamプランで利用できます。

Fabricにはパスワードのリセット機能がないため、すぐにパスワードマネージャーに登録してください。一度設定されると、ファイルにアクセスできる人は誰でも、ファイルを開くためにパスワードが必要になります。アクセス権は6時間持続し、その後は再度パスワードを入力する必要があります。

毎月の給与データなど定期的に発生するブックの場合、ファイルごとに保護するよりもフォルダーを保護する方が簡単です。フォルダーのパスワードは後から追加されたファイルにも適用されるため、4月分のデータを3月分の隣に保存するだけで自動的に保護されます。複数のクライアントのスプレッドシートを管理している場合は、クライアントごとのフォルダーに個別のパスワードを設定して、クライアント同士の数値が混ざらないようにします。

ステップ3：必要な人に送信する

「共有」をクリックします。毎月シートを確認する簿記担当者など、継続的に共同作業を行う相手には、共有して「閲覧者」「閲覧者（コメント可）」「編集者」のいずれかの役割を選択します。外部の人は登録なしで共有リンクを利用できます。役割と権限のページで各役割について説明しています。

スプレッドシートを配布するには、「公開」タブを開いて「リンクを作成」をクリックします。リンクに名前を付け、閲覧状況の分析データを収集するかどうか、検索エンジンによるインデックス登録を許可するかどうか、訪問者が自身のFabricにコピーできるようにするかどうか、そしてダウンロードを許可するかどうかを決定します。数値を直接編集・作業する必要がある会計士にはダウンロードを許可するのが望ましいでしょう。概要を確認するだけで十分な相手には許可する必要はないかもしれません。公開ページで各設定の詳細を確認できます。

パスワードはリンクとは別の経路で送信してください。分析機能がオンになっている場合、リンク分析によってアクセス日時、場所、デバイスが表示されます（訪問者の名前は表示されません）。ユーザーごとに個別の名前付きリンクを作成すれば、誰が開いたかを把握できます。会計士に提出する領収書を準備する方法では、このようなファイル受け渡しの一般的な例を取り上げています。

ステップ4：数字について質問する

FabricのAIはXLSXおよびCSVファイルを読み取ることができます。スプレッドシートが含まれるフォルダーを開き、支出が最も多かった月や合計金額の算出根拠などについてAIアシスタントに質問してください。そのフォルダー内のファイルから回答を生成し、参照元を提示してくれます。その回答はメモとして保存し、スプレッドシートと一緒に送信することも可能です。

業務委託契約の終了などによりパスワードを変更する必要が生じた場合は、古いパスワードを入力して新しいパスワードを設定し、引き続きアクセスが必要な人のみに共有します。保護を解除するには、パスワードを入力して確認します。

よくある質問

Excelファイルを開けないようにパスワードで保護するにはどうすればよいですか？

Excelでは「パスワードを使用して暗号化」を使用します。Fabricでは、ファイルをアップロードし、右クリックして「パスワード保護を追加」を選択し、リンクを共有または公開します。「シートの保護」は編集を制限するだけです。

「シートの保護」とパスワード保護の違いは何ですか？

「シートの保護」は、ロックされたセルが変更されるのを防ぐ機能です。ファイルへのパスワード設定は、第三者がファイルを開くこと自体を防ぎます。

Excelファイルをダウンロードさせずに共有することはできますか？

はい。公開時に「ダウンロードを許可」をオフにしてください。訪問者はダウンロードオプションなしで公開ファイルを閲覧できます。

FabricはCSVファイルもサポートしていますか？

はい。FabricはCSVとXLSXの両方をサポートしており、AIアシスタントも両方を読み取ることができます。GoogleスプレッドシートはGoogleドライブ連携を介して取り込み可能で、これには有料プランが必要です。

パスワードを入力した後、アクセス権はどのくらい持続しますか？

6時間です。その後はパスワードを再入力する必要があります。

パスワードを忘れた場合はどうなりますか？

リセット機能はありません。パスワードはパスワードマネージャーに保管してください。

会計士がスプレッドシートを開いたかどうかを確認できますか？

はい。分析機能をオンにして公開し、その人専用の名前を付けたリンクを渡せば可能です。そのリンクのアクセス状況が日時、場所、デバイスとともに表示されます。分析機能はProおよびTeamプランで利用できます。

FabricでのExcelのパスワード保護は無料ですか？

いいえ。ProおよびTeamプランでご利用いただけます。ファイルのアップロードは無料プランでも可能です。料金をご確認ください。