Word文書をパスワードで保護する方法

Word文書には、多くの個人情報や機密情報が含まれます。給与額が記載された内定通知書のドラフト、提出前の助成金申請書、推薦状、人事向けの苦情申立書、初期の読者に送る原稿の章などです。これらは通常、DOCXの添付ファイルとしてメール送信されますが、これは現在または将来において、その受信トレイを閲覧できる人なら誰でもファイルを開けることを意味します。

このガイドでは、通常Wordファイルにパスワードをかける方法、各オプションのメリットとデメリット、そしてFabricでWord文書にパスワードを設定してリンクとして送信する方法について解説します。

一般的なWord文書のパスワード保護方法

Wordには独自の保護機能があります。Windowsでは「ファイル」＞「情報」＞「文書の保護」＞「パスワードを使用して暗号化」にあり、Macでは「校閲」タブの「文書の保護」設定内にあります。パスワードはファイル内に書き込まれるため、文書がどこで開かれてもパスワードの入力が求められます。すでにWordをお持ちであれば無料で利用でき、添付ファイルと一緒に保護機能も移動します。ただし、後から問題が生じることもあります。すでに送信したコピーのパスワードを変更することはできず、一部の受信者がDOCXファイルを他のアプリやスマートフォンで開く場合、暗号化されたファイルを開くのが困難なことがあります。

Wordの「編集の制限」設定は、パスワードによるロックと誤解されることがあります。これは文書内で変更できる内容を制限するものであり、閲覧を阻止するものではないため、解決する課題が異なります。

もう1つの方法は、ファイルをGoogleドライブやOneDriveにアップロードし、特定のユーザーのみにリンクを制限することです。これにより複数のコピーを作らずに1つのファイルで管理できますが、受信者が同じプロバイダーのアカウントを必要とする場合があり、ファイルは他のすべてのデータと一緒にドライブ内に置かれるため、共有設定に気を配る必要があります。重要な書類を安全にオンライン保管する方法では、機密ファイル向けのより幅広い選択肢を紹介しています。

ステップ1：Word文書をアップロードする

DOCXファイルをFabricにドラッグするか、貼り付けるか、「ファイルをアップロード」をクリックします。コンピューター上のWordで作業を続ける場合、Fabricデスクトップアプリを使用するとFinderやエクスプローラーにFabricがドライブとしてマウントされるため、文書をFabricのフォルダーに直接保存できます。

弁護士からの契約書案や同僚からの手紙など、文書がメールの添付ファイルとして届いた場合は、そのメールをFabricのメールアドレスに転送すれば、ダウンロードフォルダーを経由せずにライブラリに添付ファイルが保存されます。Fabricは、認証済みの自身のアカウントアドレスから送信されたメールのみを受け付けます。

FabricはDOCXファイル内のテキストを読み取るため、文書の内容から検索が可能です。検索は意味やキーワードで一致するため、特定の条項や数値について言及しているドラフトを後から探す必要がある場合に役立ちます。

ステップ2：文書にパスワードを設定する

文書を右クリックするか、文書を開いて3点リーダーのメニューをクリックし、「パスワード保護を追加」を選択します。パスワードを入力します。パスワード保護にはProプランまたはTeamプランが必要です。

ダイアログを閉じる前に、パスワードをパスワードマネージャーに保存してください。Fabricにはパスワードのリセット機能がないため、パスワードを紛失すると文書が開けなくなります。

これにより、ワークスペースの同僚を含め、文書へのアクセス権を持つすべての人が開く際にパスワードを入力する必要があります。アクセス権は6時間持続し、その後再入力が求められます。助成金の応募書類の全ドラフトなど、一連の関連文書を保護する場合は、それらを1つのフォルダーにまとめてそのフォルダーを保護します。後から追加されたファイルも同じパスワードで保護されます。

ステップ3：レビュー用に文書を共有する

誰かにテキストへのフィードバックを依頼する場合は、「共有」をクリックし、「コメント可」の権限で招待します。相手がパスワードを入力した後は、テキストをハイライトしてコメントを追加できるため、対象の文章のすぐ横にフィードバックが表示されます。対応が済んだコメントは「完了」としてマークできます。注釈ページでは、ハイライトやコメントの仕組みを詳しく解説しています。

外部のレビュアーは、Fabricに登録することなく共有リンクを開くことができます。目的に合わせて権限を選択してください。閲覧のみが必要な人には「閲覧者」、フィードバックを行う人には「コメント可」を選択します。役割と権限で、それぞれの詳細を説明しています。

ステップ4：最終版を保護されたリンクとして公開する

文書を相手に引き渡す準備が整ったら、代わりに「公開」タブを使用します。「リンクを作成」をクリックし、リンクに名前を付けて、エンゲージメント分析の収集、検索エンジンによるインデックスの許可、訪問者によるFabricへのコピーの許可、ダウンロードの許可を設定します。受信者が後でWordでDOCXを編集する必要がある場合は、ダウンロードを有効にします。閲覧のみでよい場合は、ダウンロードを無効のままにしておくことができます。公開ページで各オプションについて説明しています。

分析を有効にすると、リンク分析によってリンクへのアクセス日時、場所、デバイスが表示されます。分析では訪問者が誰であるかまでは特定できないため、複数人に文書を送る場合は、それぞれに個別の名前を付けたリンクを発行してください。

パスワードは、電話やテキストメッセージなど、リンクとは別の手段で送信してください。パスワードを変更する必要がある場合は、古いパスワードを入力してから新しいパスワードを設定します。保護を解除する場合は、確認のためにパスワードを入力します。

よくある質問

Word文書にパスワードを設定するにはどうすればよいですか？

Word内では、「文書の保護」設定からファイルを暗号化できます。Fabricでは、DOCXをアップロードして右クリックし、「パスワード保護を追加」を選択してから、リンクを共有または公開します。

MacでWord文書をパスワード保護できますか？

はい。Mac版Wordには「校閲」タブの下に「文書の保護」オプションがあります。FabricはMac、Windows、Linux、ウェブブラウザで同様に動作します。

「編集の制限」と「パスワード」の違いは何ですか？

Wordの「編集の制限」は、ユーザーが文書内で変更できる内容を制御します。パスワードは、そもそも文書を開くことができるかどうかを制御します。

レビュアーはパスワード保護されたWord文書にコメントできますか？

はい、「コメント可」の権限で共有すれば可能です。パスワードを入力した後、テキストをハイライトしてコメントを追加できます。公開リンクは閲覧専用となります。

共有後にパスワードを変更できますか？

はい。古いパスワードを入力し、新しいパスワードを設定してください。リンク自体は変わらないため、新しいパスワードのみを再送信する必要があります。

パスワードを忘れた場合はどうなりますか？

Fabricにはパスワードのリセット機能がありません。パスワードを設定した際に、パスワードマネージャーに保存してください。

Fabricでのパスワード保護には有料プランが必要ですか？

はい。ProプランおよびTeamプランで利用できます。文書のアップロードと公開は無料プランに含まれています。料金プランをご覧ください。

送信先の相手はFabricのアカウントが必要ですか？

いいえ。外部のユーザーはアカウント登録なしで、共有リンクや公開リンクを開くことができます。リンクとパスワードがあればアクセス可能です。

Word文書が入ったフォルダー全体を一度に保護できますか？

はい。フォルダーにパスワード保護を追加してください。フォルダー内の文書だけでなく、後から追加されたファイルにも適用されます。