PowerPointにパスワードを設定する方法

プレゼンテーションには、機密性の高い情報がすぐに集まりがちです。四半期数値を記載した取締役会向けの報告資料、特定顧客向けの見積もりを含む営業提案書、本番システムのスクリーンショットを含む社内研修スライド、イベント当日までオンラインに公開してはならないカンファレンス講演資料などがあります。また、PowerPointファイルは動画や高解像度画像を埋め込むと容量が大きくなり、セキュリティ面を考慮する以前に、メール添付すら難しくなることがあります。

本ガイドでは、PowerPointファイルに通常どのようにパスワードを設定するか、そしてFabricを使ってPPTXをパスワード保護し、チームがアクセスできるドライブに保存して、パスワードを要求するリンクとして完成したスライドを送信する方法について解説します。

PowerPointをパスワード保護する一般的な方法

PowerPoint自体にもプレゼンテーションを暗号化する機能が備わっています。Windowsでは「ファイル」＞「情報」＞「プレゼンテーションの保護」＞「パスワードを使用して暗号化」から設定でき、Mac版PowerPointでは「ファイル」メニュー内に「パスワード」オプションがあります。設定すると、ファイルを開くたびにパスワードが要求されるようになり、メールに添付する必要がある場合に便利です。ただし、送信したすべてのコピーにそのパスワードが永続的に保持されるため、パスワードを変更するにはファイルを保存し直して再送する必要があります。

「最終版として指定」もよく利用されるオプションです。読み取り専用でファイルを開くことで編集を抑止しますが、誰でも解除することができ、ファイルが開かれるのを防ぐことはできません。また、PDFにエクスポートするケースもあります。これによりレイアウトが固定され、PDFパスワードを設定できますが、アニメーション、発表者ノート、埋め込み動画は失われてしまいます。

Microsoft 365を利用しているチームでは、OneDriveやSharePointにスライドを保存し、共有設定でアクセス権を管理することがよくあります。これは組織内ではうまく機能します。しかし、外部の人に送信する場合はアカウントのログイン要求や外部共有ポリシーに引っかかることがあり、チームフォルダー内の大容量スライドを各ノートPCに同期するとローカルディスクの容量を圧迫するという問題もあります。

ステップ1：プレゼンテーションをFabricに保存する

FabricはPPTおよびPPTXファイルをサポートしています。プレゼンテーションをドラッグ＆ドロップするか、「ファイルをアップロード」をクリックしてください。日常的にPowerPointで編集する場合は、Fabricデスクトップアプリをインストールすることをお勧めします。FinderやエクスプローラーにFabricがドライブとしてマウントされるため、通常のフォルダーと同じようにスライドを開いて保存でき、ファイルを開くまでコンピューターの容量を消費しません。

この方法を使えば、チームで共有ドライブから作業できるようになり、バージョンごとにメールで送り合う代わりに同僚が同じスライドフォルダーを開いて作業できます。セットアップ手順については、チーム用共有ドライブのセットアップ方法をご覧ください。Googleスライドの資料は、双方向で同期するGoogleドライブ連携を通じて取り込むことができます（有料プランが必要です）。

ステップ2：スライドにパスワードを設定する

プレゼンテーションを右クリックするか、ファイルを開いて3点リーダーのメニューをクリックし、「パスワード保護を追加」を選択してパスワードを入力します。パスワード保護は、ProプランおよびTeamプランで利用できます。

取締役会資料や、複数の関連ファイルがある提案書の場合は、フォルダーごと保護してください。そうすれば、スライド、付録、そしてPDFとしてエクスポートされた修正版の価格表など、後から追加されたすべてのファイルにパスワードが適用されます。

パスワードはパスワードマネージャーに記録しておいてください。Fabricにはパスワードのリセット機能がありません。チームメンバーを含め、スライドにアクセスできるすべてのユーザーがパスワードを入力する必要があり、一度入力すると6時間アクセスが維持されます。

ステップ3：同僚に適切なアクセス権を付与する

「共有」をクリックして共有モーダルを開き、同僚に必要な役割を割り当てて招待します。閲覧のみのユーザーには「閲覧者」、共同編集者には「編集者」、フォルダーの管理者には「管理者」を設定します。共同編集者がFabricドライブからスライドを開くと、そのフォルダー内のファイルを直接操作するため、共有コピーが常に最新の状態に保たれます。権限はスペース単位およびファイル単位で機能します。詳細については、役割と権限をご覧ください。

スライドの対象読者が社内で異なる場合（経営陣のみなど）は、専用のスペースに分けて管理してください。共同作業におけるプレゼンス表示、コメント、アクティビティ履歴については、コラボレーションページで解説しています。

ステップ4：オーディエンス向けにスライドを公開する

ピッチミーティング後の顧客への送付や、講演後の参加者への配布など、スライドの共有準備が整ったら「公開」タブを使用します。「リンクを作成」をクリックし、リンクに名前を付けて各種設定を行います。エンゲージメント分析を収集するか、検索エンジンによるインデックスを許可するか、閲覧者が自身のFabricにスライドをコピーできるようにするか、ダウンロードを許可するかなどを設定できます。社内でのスライド再利用など、相手がPPTXファイル自体を必要とする場合はダウンロードを有効にし、閲覧専用にする場合は無効のままにします。詳細は公開ページをご覧ください。

分析を有効にすると、リンク分析によって、リンクごとの訪問日時、場所、デバイスを確認できます。複数の関係者に営業提案書を送る場合、相手ごとに名前付きの個別リンクを作成しておけば、誰が閲覧したかを特定できます。

パスワードはリンクとは別のメッセージで送信してください。講演が終了して録画が公開された後など、後からスライドを一般公開することになった場合は、保護を解除できます（確認のためにFabricからパスワードの入力が求められます）。

Proプランでは、fabric.soの代わりに自社の独自ドメインで公開することができ、顧客向けのスライドでよく利用されています。セットアップ手順は独自ドメインでファイルを共有する方法で解説しています。

よくある質問

PowerPointプレゼンテーションをパスワード保護するにはどうすればよいですか？

PowerPoint内では、「プレゼンテーションの保護」の下にある「パスワードを使用して暗号化」を使用します。Fabricでは、PPTXを右クリックして「パスワード保護を追加」を選択し、共有または公開してパスワードを別送します。

PowerPointを閲覧のみ可能で編集できないようにパスワード保護することはできますか？

Fabricで共有する際に「閲覧者」の役割を割り当てるか、スライドを公開してください（公開リンクは閲覧専用になります）。パスワードはファイルを開くことができるかどうかを制御します。

動画が埋め込まれた大容量のPowerPointを共有できますか？

はい、可能です。Fabricにアップロードし、添付ファイルの代わりにリンクを送信してください。デスクトップアプリを使用すると、大容量ファイルは開いたときにストリーミング再生され、コンピューターの容量を消費しません。

自分のチームメンバーもパスワードが必要になりますか？

はい。保護されたスライドにアクセス権を持つすべてのユーザーがパスワードを入力する必要があり、一度入力すると6時間アクセスが維持されます。

リンクを送信した後にパスワードを変更できますか？

はい、可能です。古いパスワードを入力し、新しいパスワードを設定してください。リンク自体は変更されません。

FabricはGoogleスライドでも動作しますか？

GoogleスライドはGoogleドライブ連携を通じて取り込むことができます（有料プランが必要です）。

参加者はスライドをダウンロードできますか？

その公開リンクで「ダウンロードを許可」を有効にしている場合のみ可能です。設定はリンクごとに個別に指定できます。

誰がプレゼンテーションを開いたか確認できますか？

分析機能ではリンクごとのアクセス数が表示されますが、閲覧者の名前までは特定されません。人ごとに個別の名前付きリンクを作成して分析を有効にしておけば、どのリンクが開かれたかを確認できます。

FabricでPowerPointをパスワード保護するにはどのプランが必要ですか？

ProプランまたはTeamプランが必要です。ユーザー数ごとの課金ではないチームプランについては、チーム向け料金プランをご覧ください。