PDFにパスワードを設定する方法

PDFの中には、手元を離れる前により慎重な配慮が必要なものがあります。新しい専門医に送る医療診断書、住宅ローン仲介業者に送る給与明細、4ページ目に銀行口座情報が記載された賃貸契約書などが挙げられます。ファイルをメールの添付ファイルとして送信すると、双方の受信トレイにコピーが無期限に残り、そのメッセージを入手した人なら誰でもファイルを開くことができます。

このガイドでは、一般的に行われているPDFのロック方法とそれぞれのメリット・デメリット、そしてFabricでPDFにパスワードを追加し、後から変更やアクセス取り消しが可能なリンクとして送信する方法について解説します。

一般的なPDFのパスワード保護方法

王道の方法はAdobe Acrobatです。ファイル自体に保存されるパスワードを使ってPDFを暗号化できます。これにより、どのリーダーで開いてもPDFがパスワードを要求するようになるため、ファイルを添付ファイルとして送信する必要がある場合に便利です。難点は、その保護が該当のファイルコピー自体に組み込まれてしまうことです。パスワードを変更したい場合や、誰かが閲覧するのを防ぎたい場合は、新しいファイルを作成して再送する必要があり、古いコピーは依然として古いパスワードで開くことができてしまいます。

Macでは、「プレビュー」の「ファイル」>「書き出す」から同様の操作が可能で、書き出しダイアログに暗号化オプションが用意されています。1つの文書であれば無料で素早く対応できます。どちらのツールも持っていない人は無料のオンラインPDFサイトを利用しがちですが、これは単にロックをかけるためだけに、詳細をよく知らないサービスに機密文書をアップロードすることを意味します。

もう1つの一般的なアプローチは、ファイル自体のパスワードを完全に省略し、クラウドドライブの共有設定を利用して、指定したアカウントのみにリンクを制限する方法です。これは受信者が同じ種類のアカウントを使用している場合はうまく機能します。しかし、そうでない場合はサインイン画面でブロックされてしまい、結局ファイルを閲覧してもらうために「リンクを知っている全員」に設定を変更することになります。大容量ファイルを安全に共有する方法では、これらの方法をさらに詳しく比較しています。

ステップ1：FabricにPDFを追加する

FabricのウェブアプリまたはデスクトップアプリにPDFをドラッグするか、貼り付けるか、あるいは「ファイルをアップロード」をクリックします。Finderやエクスプローラーから作業する場合は、FabricデスクトップアプリがMac、Windows、Linux上でFabricをドライブとしてマウントするため、他の通常のフォルダーと同じようにPDFをドロップできます。

追加されると、Fabricはテキストを読み取り、後から文書内を検索できるようにします。これは、数か月後に参照番号を検索したくなる可能性がある明細書やレポートなど、一般的にパスワードをかけがちな種類のPDFにおいて重要になります。

ステップ2：パスワード保護を追加する

PDFを右クリックするか、開いて3点リーダーメニューをクリックし、「パスワード保護を追加」を選択します。パスワードを入力します。パスワード保護はProおよびTeamプランで利用できます。

パスワードのリセット機能はないため、ダイアログを閉じる前にパスワードをパスワードマネージャーに保存してください。これ以降、PDFへのアクセス権を持つすべてのユーザーは、ファイルを開くためにパスワードを入力する必要があります。アクセス権は6時間持続し、それを過ぎると再度パスワードを求められます。

1年分の銀行取引明細書など、関連する複数のPDFを保護する場合は、それらをフォルダーにまとめてフォルダーごと保護することができます。フォルダーに設定されたパスワードは、後からそのフォルダーに追加されたファイルにも適用されます。

ステップ3：PDFを共有または公開する

「共有」をクリックして共有モーダルを開きます。2つの選択肢があり、どちらもパスワード保護されたPDFで機能します。

「共有」は、他の人と共同で作業する必要があるPDFに適しています。ロール（閲覧者、コメント投稿者、編集者）を選択でき、コメント投稿者はPDF内のテキストをハイライトしてコメントを追加できます。これは、質問への回答が必要な契約書やレポートなどに便利です。ワークスペース外の人でも、サインアップすることなく共有リンクを開くことができます。ロールと権限のページで各ロールについて説明しています。

「公開」は、納品・送付するPDFに適しています。「公開」タブを開き、「リンクを作成」をクリックしてリンクを設定します。名前を付け、エンゲージメント分析を収集するかどうか、検索エンジンによるインデックス登録を許可するかどうか、訪問者が自分のFabricにコピーできるようにするかどうか、ダウンロードを許可するかどうかを選択します。非公開の文書の場合は、インデックス登録をオフにしておきます。その理由については、共有ファイルが検索エンジンにインデックス登録されるのを防ぐ方法で説明しています。PDFを保護されたリンク内にとどめておきたい場合は、ダウンロードもオフにしておきます。オプションの詳細は公開ページをご覧ください。

ステップ4：パスワードを別送して管理を維持する

リンクを1つのメッセージで送信し、パスワードは別のメッセージ、理想的には別の通信手段で送信します。メールでリンクを送り、SMS（テキストメッセージ）でパスワードを送るのが一般的な組み合わせです。

公開リンクでアナリティクスをオンにした場合、リンクアナリティクスにより、訪問日時、場所、デバイスとともにそのリンクへのアクセス状況が表示されます。アナリティクスには訪問者の名前は表示されないため、複数人にPDFを送信する場合は、それぞれに名前付きの個別のリンクを作成すれば、誰が開いたかを確認できます。

パスワードを変更するには、古いパスワードを入力してから新しいパスワードを設定します。保護を解除するには、パスワードを入力して確認します。どちらの場合もPDFは同じリンクのままなので、再送する必要はありません。

よくある質問

Adobe AcrobatなしでPDFをパスワード保護するにはどうすればよいですか？

Macでは、「プレビュー」を使って暗号化されたPDFを書き出すことができます。Fabricでは、PDFをアップロードして右クリックし、「パスワード保護を追加」を選択して、リンクを共有または公開します。Fabricでのパスワード保護にはProまたはTeamプランが必要です。

FabricでのPDFのパスワード保護は無料ですか？

いいえ。パスワード保護はProおよびTeamプランで利用できます。PDFのアップロードと公開は無料プランで利用可能です。プランの詳細は料金をご覧ください。

パスワードを忘れた場合はどうなりますか？

パスワードのリセット機能はないため、忘れたパスワードを復元することはできません。設定する際にパスワードマネージャーに保存してください。

パスワードを入力した後、どのくらいの期間PDFを閲覧できますか？

アクセスは6時間持続します。その後、再度パスワードを入力する必要があります。

リンクを送信した後にパスワードを変更できますか？

はい。古いパスワードを入力してから、新しいパスワードを設定してください。リンクは同じままなので、新しいパスワードを伝えるだけで済みます。

パスワードで保護されたPDFのダウンロードを防ぐことはできますか？

公開リンクの場合、ダウンロードの可否はリンク作成時に設定できます。「ダウンロードを許可」をオフにしておけば、訪問者はリンクからコピーを保存することなくPDFを閲覧できます。

誰かがPDFを開いたかどうかを確認できますか？

公開リンクでアナリティクスをオンにすると、日時、場所、デバイスを伴うアクセスを確認できます。受信者ごとに専用の名前付きリンクを発行することで、誰が開いたかを把握できます。リンクアナリティクスはProおよびTeamプランで利用できます。

パスワードで保護されたPDFにコメントを付けることはできますか？

はい、コメント投稿者として共有すれば可能です。相手はパスワードを入力した後、テキストをハイライトしてコメントを追加できます。公開リンクは閲覧専用です。