フォルダーをパスワードで保護する方法

ファイルを1つずつ保護する方法は、対象が数個を超えると機能しなくなります。過去7年分の確定申告書のフォルダ、クライアントのプロジェクトファイル、人事の人事記録フォルダ、家庭の緊急用バインダーのスキャンデータなど。人々が求めているのは、フォルダに1つのパスワードを設定し、まだ作成されていないファイルも含めてその中のすべてを保護することです。

このガイドでは、パソコンやクラウド上でフォルダをロックする一般的な方法と、Fabricでフォルダに単一のパスワードを設定して必要な人と共有する方法について解説します。

フォルダをパスワードで保護する一般的な方法

Macでの一般的な方法は、ディスクユーティリティで作成する暗号化ディスクイメージです。これを作成すると、開いたときにフォルダのように動作するパスワード保護されたボリュームができます。1台のマシンで1人で使う分には問題ありません。共有するには大きなイメージファイルとパスワードを送信する必要があり、後から追加されたものはイメージを再送信しない限り相手には届きません。

Windowsユーザーは、フォルダのプロパティにある独自のユーザーアカウントに紐づく暗号化機能や、ドライブ全体を暗号化するBitLockerに気づくことがよくあります。どちらもパソコンを使う他の誰かからファイルを保護します。しかし、同僚やクライアントにパスワードを渡すようには設計されていないため、7-Zipのようなツールで作成したパスワード付きzipアーカイブに頼ることになります。これはスナップショットに過ぎず、フォルダが変更されるたびに作り直す必要があります。

クラウドドライブは共有の部分を解決します。GoogleドライブやDropboxでは指定した人とフォルダを共有でき、一部のプランではパスワード保護されたリンクを追加できます。アクセスは通常アカウントベースで行われるため、チーム内では確実ですが外部のクライアントに対しては使い勝手が劣ります。クライアントポータルの設定方法では、クライアントにファイルを集約する場所を提供するという、より広範なテーマについて説明しています。

ステップ1：フォルダを作成してファイルを追加する

Fabricでフォルダを作成し、ドラッグするか「ファイルをアップロード」をクリックしてファイルを追加します。大量のファイルも一度に処理できます。パソコンから既存のフォルダを移動する場合、デスクトップアプリがFinderまたはエクスプローラーにFabricをドライブとしてマウントするため、フォルダ全体をドラッグして移動できます。ドライブ上のファイルはパソコンの容量を消費せず、開いたときにストリーミングされます。

フォルダ内のすべてのファイルは、取り込み時に処理されます。Fabricはドキュメントや画像内のテキストを読み取り、各アイテムの要約を作成し、タグを提案します。追加の整理を行わなくても大きなフォルダ内を検索可能な状態に保てるため、フォルダがロックされていて中に入った後に特定のファイルを素早く見つけたい場合に役立ちます。

ステップ2：フォルダにパスワードを追加する

フォルダを右クリックするか、フォルダを開いて3点リーダーのメニューをクリックし、「パスワード保護を追加」を選択します。パスワードを入力します。パスワード保護はProおよびTeamプランで利用できます。

パスワードはフォルダ全体に適用されます。後から追加したファイルも自動的に対象となるため、来月保存したスキャンデータや同僚が追加した新しい成果物も、最初から同じパスワードで保護されます。

Fabricにはパスワードのリセット機能がないため、パスワードマネージャーに保存してください。フォルダへのアクセス権を持つすべての人がこのパスワードを入力する必要があり、アクセスは6時間持続します。フォルダ内の特定のドキュメントを他のファイルよりも限られた人だけに公開したい場合は、個別のファイルに独自のパスワードを設定することもできます。

ステップ3：適切な人とフォルダを共有する

「共有」をクリックし、閲覧者、コメント投稿者、編集者、管理者のいずれかのロールを指定してユーザーを招待します。ロールは、ロールと権限で説明されているように、スペースおよびファイルレベルで設定できます。外部のユーザーは、Fabricにサインアップすることなく共有リンクを使用できます。

ロールとパスワードは連携して機能します。例えば家庭の税務フォルダの場合、パートナーはドキュメントを追加できる編集者、税理士は閲覧のみができる閲覧者に設定できます。両者とも同じフォルダパスワードを入力し、アクセスした後に何ができるかはそれぞれのロールによって決まります。特定のドキュメントにフィードバックを残す必要がある場合、コメント投稿者ロールを使用すればテキストをハイライトしてコメントを残せます。

フォルダが特定のクライアント専用である場合は、そのクライアント専用のスペースに配置してそのスペースを共有します。クライアントにはそのスペースのみが表示されます。チームメンバーを特定のクライアントフォルダのみに制限する方法では、自社のスタッフに対して同様の設定を行う方法を説明しています。

ステップ4：保護されたページとしてフォルダを公開する

共同作業ではなく納品を目的とするフォルダの場合は、公開します。「共有」をクリックし、「公開」タブを開いて「リンクを作成」をクリックします。フォルダはウェブページとして公開され、Fabricでフォルダを編集すると公開バージョンも更新されます。フォルダをウェブサイトにする方法で、そのページの仕組みについて説明しています。

リンクを作成する際に、名前、エンゲージメント分析を収集するかどうか、検索エンジンによるインデックスを許可するかどうか、訪問者が自身のFabricにコピーできるようにするかどうか、ダウンロードを許可するかどうかを設定します。公開ページで各オプションについて説明しています。分析を有効にすると、リンク分析で各リンクの日時、場所、デバイスごとのアクセス数が表示されます。

ステップ5：パスワードを変更または削除する

メンバーやプロジェクトは変化します。フォルダのパスワードを変更するには、古いパスワードを入力して新しいパスワードを設定し、引き続きアクセスが必要な人にのみそのパスワードを伝えます。プロジェクトがアーカイブされた際などに保護を完全に解除する場合は、パスワードを入力して確認します。フォルダとそのリンクは終始そのまま維持されます。

よくある質問

フォルダにパスワードを設定するにはどうすればよいですか？

Fabricでフォルダを右クリックするか3点リーダーのメニューを使用し、「パスワード保護を追加」を選択してパスワードを入力します。これにはProまたはTeamプランが必要です。

追加のソフトウェアなしでWindowsでフォルダをパスワード保護できますか？

ユーザーアカウントに紐づくフォルダの暗号化やドライブ全体のBitLockerといったWindowsの標準機能は、自身のパソコン上のファイルを保護するために設計されています。パスワードで保護して共有したいフォルダについては、Fabricを使えばウェブやデスクトップアプリから設定できます。

後から追加したファイルも保護されますか？

はい。フォルダに設定されたパスワードは、後から追加されたファイルにも適用されます。

保護されたフォルダ内のファイルに個別のパスワードを設定できますか？

はい。各ファイルやフォルダに個別のパスワードを設定できます。

パスワードで保護されたフォルダをチーム外の人と共有できますか？

はい。外部のユーザーもサインアップすることなく、共有リンクや公開リンクを開くことができます。パスワードを入力するとコンテンツを閲覧できます。

アクセス権はどのくらい持続しますか？

パスワードを入力してから6時間です。その後は再入力が必要になります。

フォルダのパスワードを忘れた場合はどうなりますか？

リセット機能はありません。パスワードマネージャーで管理してください。チームで必要な場合は共有パスワードマネージャーが理想的です。

フォルダのパスワード保護機能が含まれているプランはどれですか？

ProおよびTeamプランです。Teamプランはユーザーごとの課金ではありません。チームプランの料金をご覧ください。