領収書を自動で整理する方法

レシートには3つの形式があり、それぞれ異なる場所に散らばりがちです。店舗やレストランの紙のレシートは財布やキッチンの引き出しに入り、メールで届く領収書はメルマガに埋もれ、アプリでの購入時はスクリーンショットを撮ったままになります。会計士から昨年の在宅勤務関連の購入記録をすべて求められたときや、返品のために購入証明が必要になったとき、これら3つの山を1つにまとめる作業が発生します。

このガイドでは、レシートを整理する一般的な方法、どこで最も手間がかかるのか、そしてあらゆる種類のレシートをFabricに集約して、取り込み時に自動で読み取りカテゴリ分けする方法について解説します。

レシートを整理する一般的な方法

封筒や靴箱を使う方法は今でも一般的です。きちんと管理できる人なら、1年ごと、あるいはカテゴリごとに1つ用意します。費用はかかりません。しかし、感熱紙は色あせてしまいますし、特定のレシートを探すには封筒の中身をテーブルの上にぶちまける必要があります。

スマートフォンのカメラでレシートを撮影するのが、よくある次のステップです。紙が色あせても写真は残りますが、家族の写真と一緒にカメラロールに保存され、覚えていない限りどの店で何を買ったのかが分かりません。メールで届く領収書は、GmailやOutlookでラベルやフォルダーを付けてまとめ、写真とは別にして管理します。

経費精算アプリはレシートをスキャンして合計金額を抽出してくれるため、承認が必要な職場の経費精算には定番の選択肢です。しかし、家庭のレシート、保証書、個人の確定申告用の記録としては、機能過多だと感じて、結局レシート1枚ごとに1行入力するスプレッドシートに戻ってしまう人も少なくありません。確定申告に向けてレシートを保管する方法では、そもそもどのような記録を残しておくべきかについて説明しています。

ステップ1：あらゆる場所からレシートを取り込む

紙のレシートは、Fabricモバイルアプリで撮影するか、すでに撮影した写真をアップロードします。他のアプリにあるレシートは、iOSやAndroidの共有シートを使って、ファイル、リンク、スクリーンショットをFabricに直接送信します。

メールで届いた領収書は、メッセージまたは添付されたPDFをご自身のFabricメールアドレスに転送します。認証済みのアカウントアドレスからのメールを受け付け、チーム利用の場合は追加の送信者を承認することもできます。メールで届く請求書や領収書を自動保存する方法では、これを日々の習慣に組み込む手順を解説しています。

注文完了画面のスクリーンショットを撮る習慣がある場合、FabricはiOSやAndroidからスクリーンショットを自動的にインポートできます。また、モバイルアプリで特定の写真フォルダーをバックアップするように設定することもできるため、レシート用に分けているアルバムを追加の手間なく同期できます。

ステップ2：Fabricに各レシートを読み取らせる

各レシートは届いた時点で処理されます。Fabricは写真、スクリーンショット、PDFのテキスト（撮影された文字を含む）を読み取るため、くしゃくしゃになったレシートの店舗名や商品名も検索可能になります。また、意味内容でレシートを検索できるように埋め込み（embeddings）を作成し、短い要約を作成し、コンテンツタイプや関連する概念などの属性を抽出し、タグを提案します。

例えば「IMG_4471.jpg」という名前の写真なら、「ペンキとブラシを購入したホームセンターのレシート」として要約されるかもしれません。役立ちそうな提案タグを適用し、「賃貸物件用」や「経費精算可」など、文脈が必要な場合はコメントを追加します。

ステップ3：スマートコレクションでレシートをグループ化する

在宅勤務、医療費、出張、住宅修繕、保証書付きの高額な購入品など、重要なカテゴリごとにスマートコレクションを設定します。スマートコレクションはコンテンツに基づいて自動的に収集されるため、受信トレイから転送された電車の切符の領収書も、撮影したタクシーのレシートも、両方とも「出張」に分類されます。

会計士が年度単位で処理する場合は、課税年度ごとのフォルダーを追加すると便利です。コレクションは年度をまたいで機能し、フォルダーは各年度のセットをすぐに提出できる状態に保ちます。保証期間内の商品のレシートは、同じ製品のマニュアルの隣にある専用のコレクションにまとめておくことができます。

ステップ4：必要なときにレシートを見つける

Cmd+F（Mac）/ Ctrl+F（Windows）を押して、購入内容を説明する言葉を入力します。Fabric検索はレシートのテキストを読み取り、意味に基づいて一致させるため、店名が分からなくても「オフィスチェアの領収書」で検索できます。完全一致させたい場合は注文番号を引用符で囲み、タグや場所で絞り込んでリストを絞り込みます。経費精算時に必要なレシートを見つける方法に、その他の検索例が記載されています。

レシートフォルダーを開いてAIアシスタントに、例えば「今年の特定の業者からのすべてのレシートをリストアップして」と頼みます。フォルダー内のレシートを基に回答し、各レシートを引用するため、原本を開いて確認できます。作業用のリストが必要な場合は、その回答をノートとして保存します。

ステップ5：適切なレシートを会計士と共有する

記録を提出する時期が来たら、質問がある場合に備えて会計士を閲覧者、またはコメント投稿者としてフォルダーを共有します。外部の人は登録なしで共有リンクを利用できます。会計士に提出するレシートを準備する方法で、何を含めるべきかを解説しています。

家庭の事務作業を誰かと分担している場合は、お互いに追加できるようにレシートスペースを編集者として共有します。相手の写真や転送されたメールも同様に読み取られ、要約されます。その他の書類の分担については、パートナーと家庭の書類を共有する方法にヒントがあります。

よくある質問

Fabricはレシートの写真のテキストを読み取れますか？

はい。画像やスクリーンショット内のテキスト（写真に写った文字を含む）も検索対象となるため、店舗名や商品名からレシートを見つけることができます。

メールで届いた領収書をFabricに取り込むにはどうすればよいですか？

ご自身のFabricメールアドレスに転送してください。GmailやOutlookとの連携も可能ですが、有料プランが必要です。

Fabricはレシートを自動でフォルダーに分類してくれますか？

いいえ。各レシートの読み取り、要約、タグの提案を行い、設定したスマートコレクションがそれに基づいて自動収集します。フォルダーの整理はご自身で行います。

何もしなくてもレシートのスクリーンショットを保存できますか？

はい。FabricはiOSやAndroidからスクリーンショットを自動的にインポートでき、画像内のテキストも検索可能です。

確定申告のためにレシートを整理しておくにはどうすればよいですか？

申告で使うカテゴリに合わせてスマートコレクションを設定し、必要に応じて課税年度ごとのフォルダーを追加して、時期が来たらそのフォルダーを会計士と共有します。

会計士はFabricアカウントがなくてもレシートを閲覧できますか？

はい。外部のユーザーは、アカウント登録をしなくても、設定された権限レベルの共有リンクを開くことができます。

AIにレシートのリストを作成してもらうことはできますか？

レシートフォルダー内でAIアシスタントに依頼すると、各レシートへの引用付きで回答してくれるため、リストを使用する前に原本を確認できます。

Fabricでのレシート整理は無料で利用できますか？

ファイルのアップロードは無料プランに含まれていますが、ストレージ容量の上限やAIの利用制限があります。Gmailなどの連携機能には有料プランが必要です。詳細は料金ページをご覧ください。