メールを自動で整理する方法

ほとんどの受信トレイには、2種類のリメールが届きます。1つは、一度読んでアーカイブする日常的なメッセージの流れ。もう1つは、フライトの予約確認書、サプライヤーと価格合意したメール、学校の年間行事予定表、保管しておきたいリンクが含まれたメルマガなど、後で再び必要になる一握りのメッセージです。この2つ目のグループは1つ目のグループの中に埋もれてしまいがちで、ラベルやフォルダは受信時に都度設定しなければ役に立ちません。

このガイドでは、メールを整理する一般的な方法や、最も注意を払うべき点、そして残しておきたいメッセージをFabricに送信して内容ごとに説明を加えグループ化する方法について解説します。

一般的なメール整理の方法

Gmailユーザーはラベルとフィルタに、Outlookユーザーはフォルダとルールに頼ることが一般的です。特定の航空会社からのすべてのメールにラベルを付けたり、件名に「請求書」が含まれるメッセージにタグを付けたりするフィルタは、数分で設定でき、その後は自動でバックグラウンドで動作します。ただしルールは設定した条件（送信者、件名、キーワード）に一致するものだけを処理するため、見慣れないアドレスからの予約メールや、想定と異なる文面のメッセージは見逃されてしまいます。

重要なメールにスターやフラグを付けて、受信トレイの検索機能に頼る人もいます。検索は、送信者の名前や正確なキーワードを覚えている直近のメッセージに対してはうまく機能します。しかし数ヶ月が経ち、メールの大まかな内容しか覚えていない場合、検索は難しくなり、添付ファイルが加わるとさらに探し出すのが困難になります。

3つ目の習慣は、メールの有益な部分をメモアプリにコピーしたり、添付ファイルをクラウドドライブに保存したりすることです。これにより重要な詳細情報を関連する作業の近くに配置できますが、毎回手作業で行う手間がかかり、元のメッセージと添付ファイルが別々の場所に散らばってしまいがちです。

ステップ1：Fabric専用のメールアドレスを準備する

すべてのFabricアカウントには、コンテンツを保存するための専用メールアドレスがあります。デスクトップやスマートフォンなど、任意のメールクライアントからメール、添付ファイル、メモをこのアドレスに転送できます。セキュリティのため、認証済みのFabricアカウントアドレスからのメールのみを受信します。チームで利用する場合は、同僚が同じワークスペースに転送できるように追加の送信者アドレスを承認できます。Fabricへのメール送信ページで、この機能の詳細をご確認いただけます。

このアドレスを連絡先に追加して、自動補完されるようにしておきましょう。そうすれば転送が数秒で完了し、会議の合間などにスマートフォンから操作する際にも便利です。

ステップ2：残しておきたいメールを転送する

メールが届いた都度転送するか、スターを付けたスレッドをまとめて転送して未処理分を一括で整理します。Fabricはコンテンツの種類を自動判別するため、メールはメールとして保存され、添付されたPDFはテキスト検索可能なファイルとして保存されます。請求書や領収書から始めるのがおすすめです。メールの請求書と領収書を自動的に保存する方法でその手順を詳しく紹介しています。

メール自体から保存した理由が明確でない場合は、転送メッセージの上に「第3四半期の印刷部数の合意価格」のようにご自身のメモを1行追加してください。そのコメントも保存されたアイテムと一緒に保持されます。

ステップ3：Fabricが各メールをどのように説明するか確認する

転送された各メールは、受信時に処理されます。Fabricは埋め込み（embeddings）を作成して意味による検索を可能にし、短い要約を作成し、コンテンツの種類や話題などの属性を抽出し、タグを提案します。会場予約に関する長いスレッドでも、日付、手付金、確定者を含む1文に要約されるため、スレッド全体を読むよりも素早く把握できます。

ご自身の整理方法に合った提案タグを適用してください。タグはフォルダをまたいで機能するため、1つのメールにクライアント名と「契約」の両方のタグを付けても、二重に保存されることはありません。

ステップ4：スマートコレクションで関連するメールを自動グループ化する

旅行の予約、注文確認、学校からのお知らせ、取引先との契約など、残しておきたいメールの種類ごとにスマートコレクションを設定します。各コレクションは内容に基づいて自動的に分類されるため、利用したことのないホテルからの予約確認メールでも、適切に旅行予約のコレクションに振り分けられます。学校からの大量のメールに悩んでいる保護者の方は、学校からのメールが受信トレイで埋もれないようにする方法もあわせてご覧ください。

保存されたメールはファイルやメモと同じライブラリに保管されるため、コレクション内でそれらを混在させることができます。プロジェクトのコレクションには、PDFのクライアント要件書、会議のメモ、要件変更があったメールスレッドなどをまとめて管理できます。固定された階層構造がお好みの場合は、フォルダやスペースを追加することも可能ですが、必須ではありません。

ステップ5：メールを検索して質問する

Cmd+F（Mac）/ Ctrl+F（Windows）を押し、探しているメッセージについて説明を入力します。Fabricの検索は転送されたメールとその添付ファイルの内容を読み取るため、「大家がボイラーの修理に同意したメール」のように入力すれば、大家の名前がわからなくても見つけることができます。注文番号や参照コードを正確に一致させたい場合は、引用符（"）を使用します。添付ファイルの詳細については、古いメールの添付ファイルを素早く見つける方法をご覧ください。

受信トレイの他のメールにもアクセスするには、FabricマーケットプレイスからGmailやOutlookを接続します。接続を行うことで、検索やAIアシスタントがFabricに保存されたアイテムとともにお使いのメールボックスも対象に含めるようになります。検索画面のナレッジ検索パネル内をクリックすると、Fabricと接続済みアプリをまとめて検索し、追加の質問をすることができます。接続機能のご利用には有料プランが必要です。

よくある質問

メールをFabricに保存するにはどうすればよいですか？

認証済みのアカウントアドレスから、Fabricのメールアドレスに転送してください。添付ファイルやメモも同様の方法で送信できます。

他の人が私のFabricにメールを転送することはできますか？

承認したアドレスからのみ可能です。Fabricは認証済みのアカウントアドレスからのメールを受け付けますが、チーム利用の場合は追加の送信者を指定できます。

Fabricではメールの添付ファイルも検索できますか？

はい。添付ファイルはファイルとして保存され、PDF、ドキュメント、画像（撮影された文字を含む）内のテキストも検索対象となります。

Fabricはメールをフォルダに自動分類してくれますか？

いいえ。各メールの要約、属性の抽出、タグの提案を行い、設定したスマートコレクションがそれらに基づいて自動分類します。フォルダの管理はお客様ご自身で行っていただけます。

FabricをGmailやOutlookと連携できますか？

はい。どちらもFabricマーケットプレイスで接続機能として利用可能です。接続機能のご利用には有料プランが必要です。

これはGmailのラベルやOutlookのルールの代わりになりますか？

併用して機能します。ルールは受信トレイの仕分けを続け、Fabricに転送したメールはファイルやメモとともにコンテンツごとにグループ化されます。

スマートフォンからメールを転送できますか？

はい。あらゆるデバイスの任意のメールクライアントから転送できるほか、iOSやAndroidの共有シートを使用してFabricにコンテンツを送信することもできます。

GmailやOutlookを接続するにはどのFabricプランが必要ですか？

GmailやOutlookを含む他のアプリへの接続は、無料プランでは利用できません。有料オプションについては、プランと料金をご確認ください。